Opprett synkroniseringsegenskaper som kopierer data til tilknyttede poster

Med felttypen for synkronisering av egenskaper i HubSpot kan du synkronisere verdier mellom tilknyttede objekter i CRM-systemet. Synkroniseringsegenskaper oppdateres automatisk når en egenskapsverdi settes eller endres på en tilknyttet post, slik at du ikke trenger å oppdatere flere poster manuelt med samme informasjon.

Du ønsker for eksempel å vise telefonnummeret til en tilknyttet kontakt på avtalene dine for å redusere manuell inntasting og raskt vise data. Du oppretter avtaleegenskapen med felttypen for synkronisering av egenskaper. Resultatet er at telefonnummeret til den tilknyttede kontakten vises på avtalen. Avtaleegenskapen oppdateres automatisk hvis kontaktens telefonnummer endres.

Følgende oppførsel gjelder for synkroniseringsegenskaper.

• Synkroniseringsegenskapenes verdier er skrivebeskyttet.
• Synkroniseringsegenskaper kan ikke kopiere data fra egenskaper med begrenset visnings- og redigeringstilgang.
• Det må finnes en tilknytning mellom objektene for at en synkroniseringsegenskap skal kunne opprettes. Finn ut hvordan du knytter poster, eller hvordan du definerer egendefinerte objekttilknytninger hvis du bruker egendefinerte objekter.

Hvis du har eksisterende arbeidsflyter som synkroniserer egenskapsverdier, kan du lære mer om hvorvidt arbeidsflytene kan erstattes av synkroniseringsegenskaper. Hvis du ønsker å synkronisere data mellom HubSpot og andre apper, kan du lære mer om tilkoblede apper.

Merk: Avhengig av HubSpot-abonnementet ditt er det en grense for hvor mange synkroniseringsegenskaper du kan opprette.

Opprett synkroniseringsegenskaper

Slik oppretter du en synkroniseringsegenskap:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Opprett egenskap.
• Velg objekttypen for egenskapen. Dette er objektet du vil at egenskapen skal vises på, og som har data synkronisert med det (velg for eksempel Deal for å fylle ut synkroniseringsegenskapen på avtaleposter).
• Angi de andre grunnleggende opplysningene for egenskapen, og klikk deretter på underfanen Felttype .
• Velg Eiendomssynkronisering som felttype.
• Velg kildeposttypen. Dette er objektet som eiendomsdataene skal hentes fra. (f.eks. Kontakt for å hente fra kontaktoppføringer).
• Velg kildeoppføringsegenskapen. Dette er egenskapen som data skal hentes fra.
• Hvis objektrelasjonen har definerte assosiasjonsetiketter, velger du hvilke assosiasjoner du vil vurdere å synkronisere fra:
  • Alle assosiasjonsetiketter: synkroniser fra en tilknyttet post uavhengig av etiketten.
  • Velg assosiasjonsetiketter: synkroniser fra en tilknyttet post med en bestemt assosiasjonsetikett (f.eks. Primær for å synkronisere data kun fra postens primære selskap).

• Velg kriteriene som bestemmer hvilken post data skal synkroniseres fra. Dette er nødvendig hvis egenskapen tar hensyn til alle assosiasjoner mellom objektene, eller hvis du har valgt en etikett som kan brukes av mange poster. Hvis du vil angi hvilken post som skal synkroniseres fra, klikker du på rullegardinmenyen Velg hvilket [objekt] som skal synkroniseres fra , og velger deretter et alternativ:
  • Først opprettet: Verdier synkroniseres fra den eldste tilknyttede posten. For en bestemt assosiasjonsetikett synkroniseres verdiene fra den eldste assosierte posten med denne etiketten.
  • Sist opprettet: Verdiene synkroniseres fra den nyeste tilknyttede posten. For en bestemt assosiasjonsetikett synkroniseres verdiene fra den nyeste tilknyttede posten med den etiketten.

• Klikk på Opprett.

Bruk synkroniseringsegenskaper i CRM

Når du har opprettet en synkroniseringsegenskap, vil synkroniseringsegenskapen også bli oppdatert når du angir eller oppdaterer kildeegenskapen. Synkroniseringen bør skje på mindre enn fem sekunder, men kan ta lengre tid for større datamengder. Du kan se den synkroniserte verdien på samme måte som andre egenskaper i CRM-systemet. Du kan også vise kildehistorikken, som viser hvor verdien ble synkronisert fra. Hvis du bruker avtaleeksemplet ovenfor, må du navigere til avtalen for å se disse detaljene.

Migrere fra arbeidsflyter til synkroniseringsegenskaper

Hvis du har brukt arbeidsflyter til å kopiere egenskapsverdier på tvers av objekter, kan du i visse scenarier erstatte arbeidsflytene med nye synkroniseringsegenskaper.

Synkroniseringsegenskaper kopierer data i én retning, og baserer seg på en kildeegenskap (f.eks. Telefonnummer i en kontaktoppføring) for å kopiere data til synkroniseringsegenskapen du oppretter (f.eks. Synkroniseringsegenskapen Telefon i en avtaleoppføring). Avhengig av hvilken retning dataene du ønsker å synkronisere skal gå, kan du velge om du vil erstatte arbeidsflyten med en synkroniseringsegenskap eller ikke:

• Hvis du vil oppdatere egenskapsverdien på begge sider, bør du fortsette å bruke den eksisterende arbeidsflyten. Synkroniseringsegenskaper støtter ikke toveis synkronisering.
• Hvis du bare ønsker å kopiere data i én retning, kan synkroniseringsegenskaper erstatte arbeidsflyten.

Slik migrerer du fra en arbeidsflyt for datasynkronisering til bruk av en synkroniseringsegenskap:

• Opprett en synkroniseringsegenskap for målobjektet. Hvis arbeidsflyten din for eksempel synkroniserer data til en avtaleegenskap, oppretter du en synkroniseringsegenskap for avtalen.
• I egenskapsinnstillingene klikker du på egenskapen som arbeidsflyten for øyeblikket synkroniserer data med, og deretter klikker du på kategorien Brukes i for å se hvilke verktøy som bruker egenskapen (f.eks. lister, rapporter, arbeidsflyter).
• Erstatt egenskapen i de berørte verktøyene med den nye synkroniseringsegenskapen. Før du erstatter egenskapen, anbefales det å klone ressursene eller prosessene der egenskapen brukes, og deretter legge til den nye synkroniseringsegenskapen i den klonede versjonen for å bekrefte at synkroniseringen fungerer som forventet (f.eks. klone en rapport). For kontoer med et Enterprise-abonnement kan du også teste utskiftningene i en sandkassekonto.
• Når synkroniseringsegenskapen er lagt til i de berørte verktøyene, slår du av arbeidsflyten. Ikke slett arbeidsflyten før synkroniseringen fungerer som forventet.
• Når synkroniseringsegenskapen fungerer som forventet, kan du slette arbeidsflyten.

Merk: For ressurser eller prosesser som krever historiske data, bør du vente til synkroniseringsegenskapen har nok data før du erstatter den tidligere brukte egenskapen.