Synchronisierungseigenschaften erstellen, die Daten in zugeordnete Datensätze kopieren

Um die Daten über zugeordnete Datensätze hinweg konsistent zu halten, können Sie Synchronisierungseigenschaften erstellen. Synchronisierungseigenschaften werden automatisch aktualisiert, wenn ein Eigenschaftswert in einem zugeordneten Datensatz festgelegt oder geändert wird, sodass Sie nicht mehrere Datensätze mit denselben Informationen manuell aktualisieren müssen. Wenn Sie zum Beispiel eine Eigenschaft für ein Unternehmen aktualisieren, könnte eine Synchronisierungseigenschaft den Wert automatisch mit einem zugeordneten Kontakt synchronisieren.

Für Synchronisierungseigenschaften gilt das folgende Verhalten.

• Synchronisierungseigenschaftswerte sind schreibgeschützt.
• Synchronisierungseigenschaften können keine Daten von Eigenschaften kopieren, bei denen der Zugriff auf das Anzeigen und Bearbeiten eingeschränkt ist.
• Damit eine Synchronisierungseigenschaft erstellt werden kann, muss eine Zuordnung zwischen den Objekten bestehen. Erfahren Sie, wie Sie Datensätze zuordnen, oder, wenn Sie benutzerdefinierte Objekte verwenden, wie Sie benutzerdefinierte Objektzuordnungen definieren.

Wenn Sie über bestehende Workflows verfügen, die Eigenschaftswerte synchronisieren, erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber, ob Ihre Workflows durch Synchronisierungseigenschaften ersetzt werden können.

Bitte beachten: Je nach Ihrem HubSpot-Abonnement gibt es eine Beschränkung für die Anzahl der Synchronisieungseigenschaften, die Sie erstellen können.

Synchronisieungseigenschaften erstellen

So erstellen Sie eine Synchronisieungseigenschaften:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.
• Klicken Sie auf Eigenschaft erstellen.
• Wählen Sie den Objekttyp der Eigenschaft aus. Dies ist das Objekt, in dem die Eigenschaft angezeigt werden soll, mit der Daten synchronisiert wurden (wählen Sie z. B. Kontakt aus, um die Synchronisieungseigenschaft in Kontaktdatensätzen auszufüllen, oder Deal, um sie in Deal-Datensätzen auszufüllen).
• Geben Sie die anderen grundlegenden Informationen der Eigenschaft ein und klicken Sie dann auf Weiter.
• Wählen Sie für den Feldtyp Eigenschaftssynchronisierung aus und klicken Sie dann auf Weiter.
• Wählen Sie den Datensatztyp der Quelle aus. Dies ist das Objekt mit der Eigenschaft, von der Daten übernommen werden.
• Wählen Sie die Quelldatensatzteigenschaft aus. Dies ist die Eigenschaft, von der Daten übernommen werden.
• Wenn für die Objektbeziehung Zuordnungslabel definiert wurden, wählen Sie aus, welche Zuordnungen für die Synchronisierung berücksichtigt werden sollen:
  • Alle Zuordnungslabel: Synchronisierung von einem zugeordneten Datensatz unabhängig von dessen Label.
  • Zuordnungslabel auswählen: Synchronisierung von einem zugeordneten Datensatz mit einem bestimmten Zuordnungslabel (z. B. Primär, um nur die Daten des primären Unternehmens des Datensatzes zu synchronisieren).

• Wählen Sie die Kriterien aus, anhand der entschieden wird, von welchem Datensatz synchronisiert werden soll. Dies ist erforderlich, wenn die Eigenschaft alle Zuordnungen zwischen den Objekten berücksichtigt oder Sie ein Label ausgewählt haben, das von vielen Datensätzen verwendet werden kann. Um festzulegen, von welchem Datensatz synchronisiert werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Auswählen, von welchem [Objekt] synchronisiert werden soll und wählen Sie dann eine Option aus:
  • Zuerst erstellt: Werte werden vom ältesten zugeordneten Datensatz synchronisiert. Für ein bestimmtes Zuordnungslabel werden Werte vom ältesten zugeordneten Datensatz mit diesem Label synchronisiert.
  • Zuletzt erstellt : Werte werden vom neuesten zugeordneten Datensatz synchronisiert. Für ein bestimmtes Zuordnungslabel werden Werte vom neuesten zugeordneten Datensatz mit diesem Label synchronisiert.

• Klicken Sie auf Erstellen.

Sobald Sie eine Synchronisierungseigenschaft erstellt haben, wird die Synchronisierungseigenschaft, wenn Sie die Quelleigenschaft festlegen oder aktualisieren, ebenfalls aktualisiert. Die Synchronisierung sollte in weniger als fünf Sekunden erfolgen, kann aber bei größeren Datenmengen mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Wenn Sie die Details eines Synchronisieungseigenschaftswerts anzeigen, können Sie den Datensatz und die Eigenschaft einsehen, von dem/der die Daten aus synchronisiert wurden. Im folgenden Beispiel wurde der Wert der Eigenschaft City im zugeordneten Unternehmen The Dragonfly Inn synchronisiert.

Von Workflows zu Synchronisierungseigenschaften migrieren

Wenn Sie bisher Workflows zum Kopieren von Eigenschaftswerten über Objekte hinweg verwendet haben, können Sie in bestimmten Szenarien die Workflows durch neue Synchronisierungseigenschaften ersetzen. 

Synchronisierungseigenschaften kopieren Daten in eine Richtung und stützen sich dabei auf eine Quelleigenschaft (z. B. Unternehmensname in einem Unternehmensdatensatz), um Daten in die von Ihnen erstellte Synchronisierungseigenschaft zu kopieren (z. B. Unternehmensname (Synchronisierung) in einem Kontaktdatensatz). Je nach Richtung der zu synchronisierenden Daten können Sie entscheiden, ob Sie Ihren Workflow durch eine Synchronisierungseigenschaft ersetzen wollen oder nicht:

• Wenn Sie den Eigenschaftswert auf beiden Seiten aktualisieren möchten, sollten Sie Ihren bestehenden Workflow weiter verwenden. Synchronisierungseigenschaften unterstützen nicht bidirektionale Synchronisierung.
• Wenn Sie Daten nur in eine Richtung kopieren möchten, können Synchronisierungseigenschaften Ihren Workflow ersetzen.

So migrieren Sie von einem Workflow zur Datensynchronisierung zur Verwendung einer Eigenschaft:

• Erstellen Sie eine Synchronisierungseigenschaft für das Zielobjekt. Wenn Ihr Workflow zum Beispiel Daten mit einer Kontakteigenschaft synchronisiert, erstellen Sie eine Kontaktsynchronisierungseigenschaft.
• Klicken Sie in Ihren Eigenschaftseinstellungen auf die Eigenschaft, mit der der Workflow derzeit Daten synchronisiert, und dann auf die Registerkarte Verwendet in, um zu erfahren, welche Tools die Eigenschaft verwenden (z. B. Listen, Berichte, Workflows).

• Ersetzen Sie die Eigenschaft in den betroffenen Tools durch Ihre neue Synchronisierungseigenschaft. Vor dem Ersetzen empfiehlt es sich, die Elemente oder Prozesse zu klonen, in denen die Eigenschaft verwendet wird, und dann die neue Synchronisierungseigenschaft zur geklonten Version hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass die Synchronisierung wie erwartet funktioniert (z. B. einen Bericht klonen). Für Accounts mit einem Enterprise-Abonnement können Sie die Ersetzungen auch in einem Sandbox-Account testen.
• Sobald die Synchronisierungseigenschaft zu den betroffenen Tools hinzugefügt wurde, deaktivieren Sie Ihren Workflow. Löschen Sie den Workflow erst, wenn die Synchronisierung wie erwartet funktioniert.
• Sobald die Synchronisierungseigenschaft wie erwartet funktioniert, können Sie Ihren Workflow löschen.

Bitte beachten: Bei Elementen oder Prozessen, die historische Daten erfordern, sollten Sie warten, bis Ihre Synchronisierungseigenschaft genügend Daten enthält, bevor Sie die zuvor verwendete Eigenschaft ersetzen.