ベータワークフローを使用してコミュニケーション担当者をローテーション

コミュニケーションベースのワークフローで[ レコードを担当者にローテーション ]アクションを使用すると、コミュニケーションを自動的に別の受信トレイに移動し、受信トレイへのアクセス権に基づいて特定のユーザーまたはチームに割り当てることができます。

始める前に

• このアクションを使用する場合、クローズ済みのコミュニケーションで割り当てを変更すると、コミュニケーションが再オープンされます。ワークフローの登録条件を設定する際には、終了済みのコミュニケーションを 除外 することをお勧めします。

• ルールベースのボットを使用している場合は、登録条件を設定し、代わりにチャットフロー内で直接[ チームメンバーに送信 ]アクションを使用する際に、ボットベースのチャットフローを 除外 することをお勧めします。

ワークフローでコミュニケーション担当者をローテーション

コミュニケーション担当者をローテーションするには、またはワークフローからコミュニケーション用にコミュニケーションを別の受信トレイに移動するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. 既存の コミュニケーションベースのワークフローを選択するか、新しいコミュニケーションベースのワークフローをゼロから作成します。
   •  右上の[ ワークフローを作成]をクリックし、[ 最初から作成]を選択します。
   • 左側のパネルで、[ フィルター条件を満たしている]をクリックします。
   • 左側のパネルで[ コミュニケーション]を選択します。
   • 登録条件の設定を続行します。
3. ワークフローエディターで、 +追加アイコンをクリックします。 
4. 左側のパネルで[ CRM]をクリックしてセクションを展開します。次に、[ レコードを担当者にローテーション]を選択します。 
5. アクションを設定します。
   • ターゲット受信トレイ:ターゲット受信トレイを選択します。リストには、ヘルプデスク以外の有効な受信トレイのみが表示されます。 
   • 割り当て先: 割り当て方法を選択します。既定では、これにより既存のコミュニケーション担当者が上書きされます。次の中から選択します。
     • 顧客対応エージェント:コミュニケーションを顧客エージェントに割り当てます。顧客対応エージェントの設定に関する詳細をご覧ください。 
     • 特定のユーザーおよびチーム: コミュニケーションを特定のユーザーおよびチームに割り当てます。 
       • ターゲット受信トレイへのアクセス権 を持ち、 かつSalesまたはServiceシートが割り当てられているユーザーがいるチームのみがリストに表示されます。
       • ターゲット受信トレイへのアクセス権 があり、 SalesまたはServiceシートが割り当てられているユーザーのみがリストに表示されます。
6. • • • また、[対応可能なユーザーのみに割り当てる]を選択することもできます。このオプションを選択すると、対応可能なユーザーがいない場合、コミュニケーションは未割り当てに設定されます。
       • デフォルトでは、コミュニケーションは均衡配分を使用して割り当てられます。 
     • コンタクト担当者: 特定のレコードの担当者にコミュニケーションを割り当てます。コンタクトレコードに担当者が割り当てられている場合、その担当者がコミュニケーション担当者になります。コンタクト担当者が割り当てられていない場合は、フォールバックルールに基づいてコミュニケーション担当者が割り当てられます。 
       • 予備(フォールバック)オプションを設定します。[特定のユーザーとチーム ]または [担当者なし]に割り当てることを選択できます。これは、レコードに担当者が存在しない場合、または担当者に有料のServiceシートがない場合に適用されます。 
       • また、[対応可能なユーザーのみに割り当てる]を選択することもできます。このオプションを選択すると、対応可能なユーザーがいない場合、コミュニケーションは未割り当てに設定されます。

6. アクションの設定が完了したら、上部の[ 保存]をクリックします。 
7. ワークフローの設定を続けます。