BètaRoteer gesprekseigenaren met workflows

Gebruik de actie Draaien record naar eigenaar in conversatiegebaseerde workflows om een conversatie automatisch naar een andere inbox te verplaatsen en toe te wijzen aan een specifieke gebruiker of team op basis van toegang tot de inbox.

Voordat u aan de slag gaat

• Als je deze actie gebruikt, zal het wijzigen van de toewijzing aan gesloten conversaties ertoe leiden dat de conversatie opnieuw wordt geopend. Het wordt aanbevolen om gesloten conversaties uit te sluiten bij het instellen van de aanmeldingscriteria van de workflow.

• Als u bots gebruikt die op regels zijn gebaseerd, wordt aanbevolen om botgebaseerde chatflows uit te sluiten bij het instellen van de inschrijvingscriteria en in plaats daarvan de actie Verzenden naar teamlid rechtstreeks binnen de chatflow te gebruiken.

Gesprekseigenaar in een workflow roteren

Om een gesprekseigenaar te roteren of een gesprek naar een andere inbox te verplaatsen voor een gesprek uit een workflow:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Selecteer een bestaande conversatiegebaseerde workflow of maak een nieuwe conversatiegebaseerde workflow:
   • Klik rechtsboven op Workflow maken en selecteer vervolgens From scratch.
   • Klik in het linkerpaneel op Met filtercriteria.
   • Selecteer Conversatie in het linkerpaneel.
   • Ga verder met het instellen van uw aanmeldingscriteria.
3. Klik in de workfloweditor op het pictogram + toevoegen.
4. Klik in het linkerpaneel op CRM om de sectie uit te breiden. Selecteer vervolgens Roteer record naar eigenaar.
5. Stel uw actie in:
   • Doelinbox: selecteer een doelinbox. Alleen actieve, niet-Help Desk inboxen verschijnen in de lijst.
   • Toewijzen aan: selecteer een toewijzingsmethode. Standaard worden bestaande gesprekseigenaren overschreven. Je kunt kiezen uit de volgende:
     • Klantagent: wijs de conversatie toe aan je klantagent. Meer informatie over het instellen van een klantagent.
     • Specifieke gebruikers en teams: wijs de conversatie toe aan specifieke gebruikers en teams.
       • Alleen teams die toegang hebben tot de doel-inbox en gebruikers hebben met een toegewezen verkoop- of servicevestiging verschijnen in de lijst.
       • Alleen gebruikers met toegang tot de doel-inbox en een toegewezen verkoop- of servicestoel verschijnen in de lijst.
6. • • • Je kunt ook de optie Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers selecteren. Als deze optie is geselecteerd en er zijn geen beschikbare gebruikers, dan wordt de conversatie niet toegewezen.
       • Standaard worden gesprekken toegewezen met behulp van een gebalanceerde verdeling.
     • Eigenaar contactpersoon: wijs de conversatie toe aan de eigenaar van de specifieke record. Als er een eigenaar is toegewezen aan de contactpersoon, dan wordt die eigenaar de eigenaar van de conversatie. Als er geen eigenaar van een contact is toegewezen, dan wordt de terugvalregel gebruikt om de eigenaar van de conversatie toe te wijzen.
       • Stel je terugvalopties in. Je kunt de optie toewijzen aan specifieke gebruikers en teams of Geen eigenaar selecteren. Dit is van toepassing als de record geen eigenaar heeft, of als de eigenaar geen betaalde service seat heeft.
       • Je kunt ook de optie Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers selecteren. Als deze optie is geselecteerd en er zijn geen beschikbare gebruikers, dan zal de conversatie worden ingesteld op niet-toegewezen.

6. Nadat je je actie hebt ingesteld, klik je bovenaan op Opslaan.
7. Ga verder met het instellen van je workflow.