Breezeを使用してワークフローのデータを管理する(ベータ版)

データエージェント:カスタムプロンプトまたはデータエージェント: ワークフローアクションを調査して、HubSpotのAIであるBreezeを使用し、登録されたレコードからのデータを分析、要約、分類します。

その後、アクションからの出力を [ レコードの編集] アクションや分岐などの他のワークフロー アクションで使用できます。たとえば、アクション内で、登録されたレコードを分析するプロンプトを入力し、分岐を使用してこれらのレコードを分類できます。 

アカウントで Marketing Hub Enterprise のサブスクリプションを利用している場合、このアクションを使用して、自動配信マーケティングEメールで使用するパーソナライズされたコンテンツを生成することもできます。 

ご注意ください: AI機能への有効なデータ入力では、プロンプトを含め、機密情報を共有しないでください。管理者はアカウント管理設定で 生成AI機能を設定できます 。HubSpot AIが信頼性の高いAIを提供し、データをどのように管理するかについては、 HubSpot AIの信頼性に関するよくある質問(英語)を参照してください。

始める前に

データエージェント:カスタムプロンプト または データエージェント:調査  ワークフローアクションを使用する前に、以下の点にご注意ください。

• [生成AIのツールおよび機能とCRMデータへのアクセス権をユーザーに付与する]設定が有効にされている必要があります。 AI設定の管理について詳細をご確認ください。 
• 各アクションの実行制限は1か月あたり3,000回で、毎月1日にリセットされます。実行制限に達した場合、制限がリセットされるまでアクションは失敗します。ベータ版での提供期間中、この制限は変更される可能性があります。 
• データエージェント:カスタムプロンプトおよび データエージェント:リサーチ アクションで使用されるLLMモデルがインターネットに接続 されていません 。

データエージェントの使用:カスタム プロンプト ワークフロー アクション

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
3. 登録トリガーを設定します。
4. ＋プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。
5. 左側のパネルで、[ AI ]セクションをクリックして展開します。次に、[ データエージェント:カスタムプロンプト]をクリックします。 
6. [ メッセージ ]セクションで、 プロンプトを入力します。データパネルを使用して、登録されたレコードまたは関連付けられたレコードからプロンプトにプロパティーを追加できます。
   • プロンプトには、使用するすべての情報を含めることをお勧めします。プロンプトには、プロンプトに追加されたデータ以外のコンテキストや情報は含まれません。考慮する必要があるコンテキストは、プロンプトに含める 必要があります 。
     • たとえば、プロンプトに追加しない限り、登録されたレコードの他のプロパティー、タイムライン アクティビティー、最近送信または受信したEメールの内容などにアクセスすることはできません。

• • • 登録されたレコードごとにパーソナライズされた動的な応答を作成するには、コンタクト プロパティーなどのパーソナライズトークンを追加する 必要があります 。また、アクションにデータ変数を追加することで、関連するレコードまたはアクティビティーから情報を追加することもできます。

• • プロンプトを入力する際は、その後のアクションに合わせて応答を制限することをお勧めします。例えば、プロンプトに次のように追加できます 。 応答は、「製造業者」または「輸入業者」のいずれかの値を含む1語の回答に限定する必要があります。
  • プロンプト メッセージの長さは 3,000 文字に制限されています。

. 

7. 出力を定義するには、[ アクション出力 ]セクションをクリックして展開します。これは省略可能です。 
8. [ + 出力を追加 ] をクリックして、アクションの出力を定義します。 
9. 1つ目のドロップダウンメニュー をクリックし、 出力タイプを選択します。次に、 出力値を入力します。値のリストから選択するには、次のようにします。
   • 出力タイプとして [列挙] を選択します。 
   • 出力値を入力します。 
   • オプションを追加するには、[ +値を追加]をクリックします。 
   • オプションを削除するには、deletedeleteアイコンをクリックします。 
10. 出力を削除するには、出力の横にある deletedelete アイコン をクリックします。 
11. 上部にある［保存］をクリックします。 

データエージェントのテスト:カスタム プロンプト アクション

ワークフローのデータエージェントをテストする:カスタム プロンプト アクションを使用してアクションをプレビューし、想定どおりに動作することを確かめます。アクションの成功または失敗や生成された応答など、特定のレコードがアクションをどのように実行するかをプレビューできます。 

1. HubSpotアカウントにて、[自動化 > ワークフロー]の順に進みます。
2. 既存のワークフローの名前をクリックします。
3. ワークフローエディターで、[ データエージェント:カスタムプロンプト]アクションをクリックします。
4. 左下の[テストアクション]をクリックします。
5. 右側のパネルで、[対象]ドロップダウンメニューをクリックし、このアクションをテストするレコードを選択します。
6. [アクションの出力]セクションで、次の内容を確認できます。
   • このアクションの最終的な成功または失敗の状態:レコードに対してアクションが正常に実行されるかどうかを示します。
   • レスポンス:アクションで使用されたプロンプトによって生成される出力 。 
      

データエージェントの使用:調査 ワークフローアクション

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
3. 登録トリガーを設定します。
4. ＋プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。
5. 左側のパネルで、[ AI ]セクションをクリックして展開します。次に、[ データエージェント:調査]をクリックします。 
6. [ What would you want to know(何を知りたいですか )]セクションに プロンプトを入力します。
7. [ このデータの取得元] ドロップダウンメニューをクリックし、以下から選択します。 
   • プロパティーデータ: 登録されたレコードの既存のプロパティーのデータを使用します。 
   • コールの文字起こし: 登録されたレコードに関連付けられている直近5件のコールの文字起こしのデータを使用します。 
8. [このプロンプトで返すデータの種類 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 文字列]、[ 数値]、または [ブール値]を選択します。
    

AIが生成した出力を分岐で使用する

「データエージェント:カスタムプロンプト 」または「 データエージェント:リサーチ」アクションを追加すると、アクションで生成された出力に基づいて、レコードを異なる分岐に導けるようになります。 

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
3. データエージェント: カスタムプロンプトまたはデータエージェントのセットアップ: カスタムアクション
4. ＋プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。
5. 左側のパネルで[ 分岐]をクリックします。次に、[ 1つのプロパティーまたはアクション出力]を選択します。 
6. [分岐の基準にするプロパティーまたは値 ]フィールドをクリックします。 
7. [ データ変数を選択]パネルで、[次からプロパティーまたはアクション出力を表示] ドロップダウンメニューをクリックし、[ アクション出力]を選択します。 
8. [データエージェント:カスタムプロンプト]セクションまたは[データエージェント:リサーチ]セクションをクリックして展開し、[ レスポンス]を選択します。
    

9. 上部にある[ 次へ]をクリックします。
10. 設定したAI出力に基づいて分岐を設定し、[ 保存]をクリックします。
     

データエージェント:カスタムプロンプト または データエージェント:リサーチアクションからAIが生成した出力を使用してレコードを更新します

また、「データエージェント:カスタムプロンプト」 または「データエージェント:リサーチ」アクションの出力に基づいて、登録されたレコードやその他の関連レコードのプロパティーを更新することもできます。 

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
3. データエージェント:カスタムプロンプト またはデータエージェント:リサーチ アクションを設定します。
4. ＋プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。
5. 左側のパネルで[ CRM]をクリックします。次に、[ レコードの編集]を選択します。 
6. [レコードタイプ ]ドロップダウンメニューをクリックし、 ターゲットオブジェクトを選択します。 
7. [ 編集するプロパティー]ドロップダウンメニューをクリックし、 プロパティーを選択します。 
8. [ 値を選択 ]フィールドをクリックします。 
9. [データ変数を選択 ]パネルで、[次からプロパティーまたはアクション出力を表示] ドロップダウンメニューをクリックし、[ アクション出力]を選択します。 
10. [データエージェント:カスタムプロンプト]セクションまたは[データエージェント:リサーチ]セクションをクリックして展開し、[ レスポンス]を選択します。 
11. 上部にある［保存］をクリックします。 

AIによって生成された出力を自動配信Eメールで使用(Marketing Hub Enterprise のみ)

AIが生成した出力からカスタムトークンを作成し、自動Eメールで使用できます。1つのアカウントにつき最大1,000件のトークンを作成できます。自動送信Eメールでのカスタムトークンの使用について詳細をご確認ください。 

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
3. ワークフローエディターで、プラスアイコン［+］をクリックしてワークフローアクションを追加します。
4. 右側のパネルで、［Eメールを送信］アクションを選択します。
5. 自動送信Eメールドロップダウンメニューをクリックし、自動送信Eメールを選択します。または、新規自動送信Eメールを作成します。 
6. [ カスタムトークンをEメールに追加 ]セクションで、カスタムトークンを設定します。
   
   • [ プロパティーを選択]テキストフィールドをクリックします。 
   • View properties or action outputs fromドロップダウンメニューをクリックし、Action outputsを選択する。 
   • [データエージェント:カスタムプロンプト ]または[ データエージェント:リサーチ]アクションをクリックして展開します。次に、 [応答] を選択します。既定では、トークンの [キー ] フィールドは自動的に [応答] に設定されます。これはさらにカスタマイズできます。 
   • 上部にある［保存］をクリックします。 
7. トークンを設定したら、 自動送信Eメールでカスタムトークンを使用する方法を参照してください。 

使用例

データエージェント の「リサーチ」または「データエージェント」の様々な使用例の概要を以下に示します 。 カスタムプロンプトアクションをワークフローで使用して、複雑なプロセスを自動化します。

• 訪問者を適格判定する: データエージェント:リサーチアクションを使用して、フォームまたはログに記録されたコールで訪問者が入力したフリーテキスト情報を分析して、関心を判断します。次に、最も見込みありのリードを最初にフォローアップするようアカウント内のユーザーに通知します。
• レコードデータを書式設定する: データエージェント:カスタム プロンプト アクションを使用して、アカウント内のデータを書式設定します。データが別の形式で入力または送信されている場合は、このアクションを使用して値を特定の形式に標準化できます。例えば、 州内のさまざまな値を 2 文字の略語に書式設定できますプロパティー。 
• セールスイネーブルメント用のEメールの下書き: データエージェントを使用します:セールスイネーブルメントのためのカスタム プロンプト アクション。レコード内の特定のプロパティーに基づいてアプローチEメールを下書きするプロンプトを入力できます。次に、Eメールを関連付けられたタスクレコードに保存し、このEメールを確認して送信する営業担当を割り当てる。