Breezeを使用してワークフローのデータを管理する(ベータ版)

Breeze HubSpot の AI を使用して、登録されたレコードのデータを分析、要約、分類するには、[ Breezeワークフローを尋ねる] アクションを使用します。 その後、アクションからの出力を [ レコードの編集] アクションや分岐などの他のワークフロー アクションで使用できます。たとえば、アクション内で、登録されたレコードを分析するプロンプトを入力し、分岐を使用してこれらのレコードを分類できます。 

アカウントで Marketing Hub Enterprise のサブスクリプションを利用している場合、このアクションを使用して、自動配信マーケティングEメールで使用するパーソナライズされたコンテンツを生成することもできます。 

注: AI機能の有効なデータ入力において、プロンプトを含む機密情報を共有しないでください。管理者はアカウント管理設定で生成 AI機能を設定できます 。HubSpot AI がお客さまのデータを利用して信頼性の高いAIを提供し、お客さまのデータを管理する方法については、 HubSpot AI Trust に関するよくある質問 (英語)を参照してください。

「Breeze に頼む」ワークフロー アクションを使用する

「 Breezeに聞く」 ワークフローアクションを使用する前に、[ ユーザーに生成AIのツールと機能およびCRM データへのアクセス権を付与]設定を有効にする必要があります。AI設定の管理について詳しくはこちら。 

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
• 登録トリガーを設定します。
• ［＋］プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。
• 左側のパネルで、[ AI ]セクションをクリックして展開します。次に、「 Breezeに尋ねる」をクリックします。 
• [ メッセージ ]セクションで、 プロンプトを入力します。データパネルを使用して、登録されたレコードまたは関連付けられたレコードからプロンプトにプロパティーを追加できます。
  • プロンプトには、使用するすべての情報を含めることをお勧めします。プロンプトには、プロンプトに追加されたデータ以外のコンテキストや情報は含まれません。考慮する必要があるコンテキストは、プロンプトに含める 必要があります 。
    • たとえば、プロンプトに追加しない限り、登録されたレコードの他のプロパティー、タイムライン アクティビティー、最近送信または受信したEメールの内容などにアクセスすることはできません。

• • • 登録されたレコードごとにパーソナライズされた動的な応答を作成するには、コンタクト プロパティーなどのパーソナライズトークンを追加する 必要があります 。また、アクションにデータ変数を追加することで、関連するレコードまたはアクティビティーから情報を追加することもできます。

• • プロンプトを入力する際は、その後のアクションに合わせて応答を制限することをお勧めします。例えば、プロンプトに次のように追加できます 。 応答は、「製造業者」または「輸入業者」のいずれかの値を含む1語の回答に限定する必要があります。
  • プロンプト メッセージの長さは 3,000 文字に制限されています。

• 上部で、保存をクリックします。 

注: このアクションには1か月あたり3,000回の実行制限があり、毎月初めにリセットされます。実行制限に達した場合、制限がリセットされるまでアクションは失敗します。制限を リセットすることはできません。 

Breezeに尋ねる アクションのテスト

ワークフローの 「Breezeに尋ねる」 アクションをテストしてアクションをプレビューし、期待どおりに動作することを確認します。テストは実行制限にカウント されない ため、これを強くお勧めします。 

アクションの成功または失敗や生成された応答など、特定のレコードがアクションをどのように実行するかをプレビューできます。 

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターで、[ Breezeに尋ねる]アクションをクリックします。
• 左下の[ テストアクション]をクリックします。
• 右側のパネルで、[ 対象] ドロップダウンメニューをクリックし、このアクションをテストする レコード を選択します。
• [ アクションの出力 ] セクションで、次の情報を確認できます。
  • このアクションの最終的な成功または失敗の状態: レコードに対して Breezeに尋ねる アクションが正常に実行されるかどうか。
  • 応答: Breezeに尋ねる アクションで使用されるプロンプトによって生成された出力。 
     

分岐で Breezeに尋ねる  アクションからの出力を使用する

「Breezeに尋ねる」アクションを追加した後、「 Breezeに尋ねる」 アクションの生成された出力に基づいて、レコードをさまざまな分岐に誘導できます。 

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
• 「Breezeに尋ねる」アクションを設定します。
• ［＋］プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。
• 左側のパネルで[ 分岐]をクリックします。次に、[ 1つのプロパティーまたはアクション出力]を選択します。 
• [分岐の基準にするプロパティーまたは値 ]フィールドをクリックします。 
• [ データ変数を選択]パネルで、[次からプロパティーまたはアクション出力を表示] ドロップダウンメニューをクリックし、[ アクション出力]を選択します。 
• [Breezeに尋ねる] セクションをクリックして展開し、[ 応答]を選択します。
   

• 上部にある[ 次へ]をクリックします。
• 設定したAI出力に基づいて分岐を設定し、[ 保存]をクリックします。
   

[Breezeに頼む ]アクションからの出力を使用してレコードを更新する

「Breezeに頼む 」アクションの生成された出力に基づいて、登録されたレコードまたはその他の関連レコードのプロパティーを更新することもできます。 

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
• 「Breezeに尋ねる」アクションを設定します。
• ［＋］プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。

• 左側のパネルで[ CRM]をクリックします。次に、[ レコードの編集]を選択します。 
• [レコードタイプ ]ドロップダウンメニューをクリックし、 ターゲットオブジェクトを選択します。 
• [ 編集するプロパティー]ドロップダウンメニューをクリックし、 プロパティーを選択します。 
• [ 値を選択 ]フィールドをクリックします。 
• [データ変数を選択 ]パネルで、[次からプロパティーまたはアクション出力を表示] ドロップダウンメニューをクリックし、[ アクション出力]を選択します。 
• [Breezeに尋ねる] セクションをクリックして展開し、[ 応答]を選択します。 
• 上部で、保存をクリックします。 

自動送信Eメールで [Breezeに尋ねる ]アクションからの出力を使用する( Marketing Hub Enterprise のみ)

AIが生成した出力からカスタムトークンを作成し、自動Eメールで使用できます。1つのアカウントにつき最大1,000件のトークンを作成できます。自動送信Eメールでのカスタムトークンの使用について詳細をご確認ください。 

• HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、プラスアイコン（+）をクリックし、ワークフローアクションを追加します。
• 右のパネルで、「Eメールを送信」アクションを選択します。
• 自動送信Eメールドロップダウンメニューをクリックし、自動送信Eメールを選択します。または、新規自動送信Eメールを作成します。 
• [ カスタムトークンをEメールに追加 ]セクションで、カスタムトークンを設定します。
  
  • [ プロパティーを選択]テキストフィールドをクリックします。 
  • View properties or action outputs fromドロップダウンメニューをクリックし、Action outputsを選択する。 
  • [ 質問Breeze アクション]をクリックして展開します。次に、 [応答] を選択します。既定では、トークンの [キー ] フィールドは自動的に [応答] に設定されます。これはさらにカスタマイズできます。 
  • 上部で、保存をクリックします。 
• トークンを設定したら、 自動送信Eメールでカスタムトークンを使用する方法を参照してください。 

使用例

次の例は、ワークフローで Breezeに尋ねる アクションを使用して、より複雑なプロセスを自動化するさまざまな方法の概要を示しています。

• 訪問者を修飾する: 「Breezeに尋ねる」アクションを使用して、フォームまたはアンケートで訪問者から提供されたフリーテキスト情報を分析して関心を判断します。次に、最も見込みありのリードを最初にフォローアップするようアカウント内のユーザーに通知します。
  
  

• レコードデータをフォーマットする: 「Breezeに尋ねる 」アクションを使用して、アカウント内のデータをフォーマットします。データが異なる形式で入力または送信されている場合は、「 Breezeに尋ねる 」アクションを使用して、値を特定の形式に標準化できます。例えば、 州内のさまざまな値を 2 文字の略語に書式設定できますプロパティー。 
• セールスイネーブルメント用のEメールの下書き:セールスイネーブルメント用の 「Breezeに聞く 」アクションを使用します。レコード内の特定のプロパティーに基づいてアプローチEメールを下書きするプロンプトを入力できます。次に、Eメールを関連付けられたタスクレコードに保存し、このEメールを確認して送信する営業担当を割り当てる。