HubSpot の CRM の通話録音機能を使用すると、コンタクトとの通話を録音して、フォローアップコールに役立てたり、チームに常に最新情報を提供することができます。以下の情報は、通話を録音する際に考慮すべきガイドラインを提供することを意図していますが、常に法務部に相談して法規の順守を徹底するることをお勧めします。
国 (州) によっては、通話録音に複数の当事者の同意が必要な場合もあります。この場合、通話を録音する前に、当事者全員が同意していることを確認する必要があります。コンタクトの市外局番がこれらの国のいずれかに関連付けられている場合、デフォルトで録音機能が無効になります。[録音] ボタンをクリックすると、同意を得るためのダイアログボックスが表示されます。通話を録音することをコンタクトに伝えて、[すでに通知済みです] をクリックしてから通話を続行する必要があります。
ただし、HotSpot ではコンタクトに電話をかける際に、そのコンタクトが実際にどこにいるのかを確認できないため、確証がない場合は常に同意を得るのがベストです。常に同意を求めることをポリシーとして実践することをお勧めします。
アメリカ合衆国 (米国)
ほとんどの州では、通話の録音に同意を求める必要があるのは、通話に参加する当事者のみとしています (「1 当事者同意」)。通話を録音する意図があり、自分の音声の録音にも同意することになるため、このような州ではこれ以外には法律に準拠するために必要なことは何もありません。
ただし、およそ 13 の州では、通話の録音に当事者全員の同意が必要という法規 (「両当事者同意」) が採用されています。現時点でこれに該当する州は、カリフォルニア州、コネチカット州、デラウェア州*、フロリダ州、イリノイ州、メリーランド州、マサチューセッツ州、ミシガン州、モンタナ州、ネバダ州、ニューハンプシャー州、ペンシルバニア州、バーモント州*、およびワシントン州です。
この件に関する全般的な情報については、Wikipedia の「通話録音法」または「basics of state recording laws (通話録音に関する州法の基本)」に関する Digital Media Law Project の記事を参照してください。
*デラウェア州とバーモント州の法規は微妙であるため、あえてリストに含めることにしました。デラウェア州の場合は、同意が必要な人数に関する法律に矛盾があり、バーモント州にはこの件に関する法律はないものの、関連する訴訟が起きています。
英国 (イギリス)
英国 (イギリス) には通話録音に関するいくつかの法律があります。通話が絶対に第三者と共有されることはなく、かつ通話録音が証拠の収集、法規の遵守、または犯罪の防止を目的としていると保証できる場合を除き、英国は「当事者全員の同意が必要」な国と考えるのが安全です。
英国の通話録音に対するアプローチについて詳しくは、Wikipedia の「通話録音法」、Ofcom の法規に関する FAQ ページ、または VanillaIP のこの件に関するクイックサマリーを参照してください。
アイルランド
アイルランドの法律は明快で、通話の録音には同意が必要です。したがって、アイルランドは英国や米国の 13 州と同じ「当事者全員の同意が必要」な国に該当します。アイルランドの法律では、当事者からインフォームドコンセントを得るために録音の目的を詳細に説明することが義務付けられています。
アイルランドの通話録音に対するアプローチについて詳しくは、Data Protection Commissioner の FAQ ページの最後を参照してください。
カナダ
アイルランドと同様に、カナダも通話録音に関する法規一式を電子プライバシー法 (PIPEDA) に組み込む形で確立しています。
上記の国や州と同様に、カナダも「当事者全員の同意が必要」という立場を取っています。つまり、通話を録音するには、(1) 会話を録音する意図があること、(2) 録音の使用目的、(3) 当事者それぞれの同意がなければ録音はしない、ということを通話の相手に告知にしてインフォームドコンセントを得る必要があります。
カナダの通話録音に対するアプローチについて詳しくは、カナダプライバシー委員会の「Guidelines for Recording Customer Calls」を参照してください。
その他の諸外国
この記事では、上記の特定の国を取り上げていますが、すべてを網羅したリストとは言えません。HubSpot ではすべての国際通話の法的な制限事項を把握・執行することはできないため、スウェーデンとニュージーランドを除くすべての国際通話でこの同意メッセージを表示することを決定しました。新しい国に電話をかける前に、法務部と協力して相手方の法規を理解しておくと同時に、少しでも不安な場合は常に同意を得ておくことを推奨します。
上記の国を紹介したのは、あくまで情報提供を目的としており、HubSpot ではこれらの国またはその他の諸外国に CRM を使用して電話ができることを保証するわけではありません。この記事では、HubSpot のユーザーが通話録音に関する法的問題の理解を手助けする目的で法律に関する情報を提供しています。法的情報は、個々の状況に対する法律の適用を説明する法的な助言とは異なります。HubSpot では、この情報が正確で有用であることを確認するために十分な調査を実施しましたが、HubSpot の情報およびその情報の解釈が正しいかどうかを専門家に確認してもらいたい場合は、弁護士に相談することをお勧めします。法的助言や、特定の法的理解に関する推奨または是認としてここで提供された情報に依存することは避けてください。この記事はあくまで情報提供を目的としているものとお考えください。