HubSpotでコンタクト、会社、取引、チケットの担当者を設定するには、「コンタクト担当者」、「会社担当者」、「取引担当者」、「チケット担当者」プロパティーを使用します。カスタムのHubSpotユーザー フィールド タイプのプロパティーを使用して追加の担当者を割り当てることもできます。コンタクトへのアクセス権を持つHubSpotアカウントユーザーを担当者として指定できます。
HubSpotのレコードに担当者を割り当てる方法は複数用意されています。
- オブジェクトのホームから
- レコードから
- インポートを通じて
- ワークフローを通じて
- すべてのコンタクトを1人の担当者に割り当てる
- 複数の担当者間でオブジェクトのローテーションを行う（Sales Hub ProfessionalまたはEnterprise、Service Hub ProfessionalまたはEnterprise）
オブジェクトのホームから担当者を割り当てる
レコードを1人の担当者に一括で割り当てることができます。
- コンタクト、会社、取引、またはチケットに進みます。
- 割り当てるレコードの横にあるチェックボックスを選択します。
- ヘッダー行で、［割り当て］をクリックします。
- ダイアログボックスで、［選択した項目をこの担当者に割り当てる］ドロップダウンメニューをクリックし、担当者を選択します。
- ［割り当て］をクリックします。
または、1つのレコードを1人の担当者に割り当てることもできます。
- コンタクト、会社、取引、またはチケットに進みます。
- オブジェクトの担当者の列で、現在の担当者の名前をクリックします。
- ダイアログボックスで、［選択した項目をこの担当者に割り当てる］ドロップダウンメニューをクリックし、担当者を選択します。
- ［割り当て］をクリックします。
レコードから担当者を割り当てる
- コンタクト、会社、取引、またはチケットに進みます。
- レコードの名前をクリックします。
- 左のパネルで、［詳細を表示］をクリックします。
- 上部の検索バーを使用してオブジェクトの担当者プロパティーを見つけ、プロパティーの下に表示されるドロップダウンメニューをクリックして担当者を選択します。
- 画面の最下部にある［保存］をクリックします。
インポートで担当者を割り当てる
インポートファイルをセットアップしてインポートする場合、データをインポートすることによって、インポートするレコードのオブジェクトの担当者プロパティー値を追加または更新できます。
インポートを通じてオブジェクトに担当者を割り当てるには、インポートファイルにオブジェクトの担当者を表すテキストの見出しを含めて、その列の各行に担当ユーザーのEメールアドレスを追加します。
インポートの際、HubSpotによってこの見出しとオブジェクトの担当者プロパティーのマッチングが行われます。オブジェクトの重複削除プロパティーまたはオブジェクトIDを使用している場合、HubSpotによってデータベース内の既存レコードが確認され、該当するレコードが更新されます。既存のレコードがない場合、HubSpotによって新しいレコードが作成されます。インポートファイルのセットアップ、レコードのインポート、およびHubSpotによる重複レコードの削除方法をご覧ください。
注：インポートを通じてレコードを割り当てられるユーザーには、新しいオブジェクトが割り当てられたことが通知されません。
ワークフローを使用して担当者を割り当てる
登録されるすべてのオブジェクトを1人の担当者に割り当てる
ワークフローツールへのアクセス権がある場合は、［「オブジェクト」のプロパティー値を設定］アクションを使用して、登録オブジェクトに担当者を自動的に割り当てることができます。担当者プロパティーを選択し、登録されるオブジェクトの割り当て先となるユーザーを選択します。
他の担当者に自動的に担当を割り当てるには、ワークフローを複製し、各担当者の割り当てルールに基づいて登録のトリガーを変更し、［「オブジェクト」のプロパティー値を設定］アクションで選択された担当者を更新することができます。または分岐ロジックを使用して、さまざまな条件に基づいて異なる担当者をオブジェクトに割り当てます。
複数の担当者間でオブジェクトのローテーションを行う（Sales Hub ProfessionalまたはEnterprise、Service Hub ProfessionalまたはEnterprise）
Sales Hub ProfessionalまたはEnterpriseまたはService Hub ProfessionalまたはEnterpriseのアカウントをお使いの場合、ワークフローを使用している複数のユーザー間で割り当てをローテーションできます。
この方法を使用すると、ワークフローの［「オブジェクト」を担当者にローテーション］アクションによって、指定された担当者への割り当てが均等に行われます。
注：ご契約（サブスクリプション）の時期に応じて、担当者ローテーションに含まれるユーザーに有料シートが必要になる場合があります：
- 2018年11月1日以降にサブスクリプションをご購入の場合、ProfessionalまたはEnterpriseの有料シートを使用しているユーザーのみの間でオブジェクトのローテーションを行うことができます。
- 2018年11月1日以前にサブスクリプションをご購入の場合、ProfessionalまたはEnterpriseの有料シートを使用しているユーザーの間でローテーションを行う、あるいは少なくとも1人のユーザーがProfessionalまたはEnterpriseの有料シートを使用しているチーム内のユーザーでローテーションを行うことができます。
［「オブジェクト」を担当者にローテーション］アクションを使用する場合は、次の点に注意してください。
- このアクションの既定では、担当者割り当て済みのオブジェクトのローテーションは行われません。担当者割り当て済みのオブジェクトをローテーションするには、アクションの設定時に［「オブジェクト」に既存の担当者がいる場合は上書きする］を選択します。
- チームでローテーションを行うことを選択した場合、プライマリー チーム メンバーのみがワークフローによる処理対象になります。追加のチームメンバーにはオブジェクトのローテーションが行われません。追加のメンバーを含める唯一の方法は、特定のユーザーを選択し、プライマリーおよび追加のすべてのチームメンバーを選択することです。
- HubSpotの担当者プロパティーをSalesforceに同期している場合、担当の解除とローテーションを正常に行うことができない場合があります。HubSpotによる担当の解除後であっても、Salesforceの以前の担当者情報でHubSpotに対する更新が行われる可能性があります。
- ワークフローが有効になった後のアクションによって担当者を追加または削除すると、そのアクションの割り当て数がリセットされ、ランダム割り当てが再び開始されます。新しく登録されるオブジェクトは、以前に登録済みのオブジェクトのローテーション割り当て数に関係なく、選択したすべての担当者またはチームメンバーに均等にローテーションが行われます。
ワークフローのローテーションアクションによるレコードの割り振り方法
ローテーションアクションによる担当の割り振りは、アカウント内で各ユーザーが担当する全体的なオブジェクト数を基準としていません。
代わりに、各ローテーションアクションでの割り振りは、その特定のアクションでの割り当て数に基づいています。ワークフローに複数のローテーションアクションがある場合、アクションごとに個別のカウントが行われます。
例えば、［リードをローテーション］アクションを3人の担当者に設定します。
ワークフローが有効になると、3人の担当者すべてについて、このアクションでの割り当て数がゼロに設定されます。3人のユーザーすべての割り当て数が均等なため、このアクションに到達する最初のコンタクトには1人がランダムに割り当てられます。
最初のコンタクトの割り当て後は、1件のリードを持つ1人の担当者と、リードがゼロの2人の担当者が存在します。次のコンタクトがワークフローを通過すると、リードがまだない残りの2人のユーザーのいずれかに1件が割り当てられます。3人の担当者すべてが、各1件のリードを割り当てられたら、次のリードを受け取る対象になります。
この例で、9件のコンタクトに対してこのローテーションアクションが実行された場合、3人の担当者すべてに3つのリードが割り当てられます。