インポートファイルの設定

初めてのCRMとしてHubSpotを使用する場合も、別のシステムからの移行の場合も、インポート処理（取り込み）はレコードの作成とデータベースの更新に役立ちます。インポートファイルは、ビジネスにおける関係性やプロセスの整理に使用するデータのスプレッドシートです。インポートを開始する前に、インポートファイルに関連するHubSpotの用語と要件を確認してください。

注：レコードに関連するエンゲージメント（Eメール、コール、タスク、またはミーティング）は、ファイルを使用してHubSpotにインポートすることができません。APIを使用したエンゲージメントの追加の詳細をご覧ください。

用語集

• CRMオブジェクト：コンタクト、会社、取引、チケットなど、ビジネスにおける関係性またはプロセスの種類。インポート処理でのオブジェクトとは、HubSpotにインポートするデータのタイプです。

• レコード：オブジェクトの個々の実データ（例えば「トム・スミス」は1件のコンタクトレコードです）。1種類のオブジェクトのインポートファイルでは、ファイル内の各行が1つのオブジェクトレコードを表します。1つのファイル内にある複数のオブジェクトをインポートする場合、各行は互いに関連付けられた複数のレコードを表します。

• プロパティー：レコードに関する情報を格納するために作成されたフィールド。インポートの際には、プロパティーがファイルの列ヘッダーと結び付けられます。

  
  ファイルの例

この例でインポートする「オブジェクト」は、コンタクトです。各行は「コンタクトレコード」を表します。情報の各列は「コンタクトプロパティー」（名、姓、Eメールアドレス）を表します。

• 固有（一意の）ID：HubSpot上で各レコードを個別のデータとして認識するために使用されるプロパティー値。インポートでは、2つの異なるレコードを関連付けたり（例：「トム・スミス」をインポートしてこの人の会社「スミス社」と関連付ける）、重複レコード（例：「トム・スミス」のレコードが2件ある状態）を防止したりするために、個別の識別情報（ID）が必要になります。HubSpotでのインポートに使用する固有IDの例を、次に示します。
  • Eメール：コンタクトのEメールアドレス。コンタクトのインポート時に重複を避けたりコンタクトを別のオブジェクトと関連付けたりするには、これが必要です。連絡先メールアドレスがない場合は、レコードIDを使用して既存の連絡先レコードを更新および関連付けます。

• 会社のドメイン名：会社のウェブサイトドメイン（例：example.com）。会社のインポート時に重複を避けたり会社を別のオブジェクトと関連付けたりするには、これが必要です。会社のドメイン名がない場合は、レコードIDを使用して既存の会社レコードを更新および関連付けます。
• レコードID: HubSpotによって各レコードに付与される一意のプロパティ値。既存のレコードをHubSpotからエクスポートすると、各レコードにはレコードIDが表示されます。この列は、既存の取引やチケットをインポートして別のオブジェクトタイプに関連付ける場合に必須です。また、Eメールや会社ドメイン名がない場合に、個々のコンタクトおよび会社に固有の識別情報（ID）としても使用できます。
• 関連付けラベル（「Professional」と「Enterprise」のみ）：レコード間の関係を指定する値です。関連付けラベルを作成した後、それらをレコードと一緒にインポートできます。

• 列のマッピング：インポート処理の手順で、ファイル内の列ヘッダーとHubSpotプロパティーのひも付け操作を求められます。

例えば、1つのファイル内にあるコンタクトおよび会社をインポートし、関連付ける必要があるとします。インポートし、関連付ける「オブジェクト」はコンタクトおよび会社です。各行は「コンタクトレコード」と、関連のある「会社レコード」を表します。各列ヘッダーは、インポート中にマッピングされる「プロパティー」を表します。以下に示すファイルには、連絡先のプロパティ(名前、姓、メールアドレス、電話番号、お気に入りの食品)と会社のプロパティ(名前、会社のドメイン名)が含まれます。HubSpot上で重複しない2つのレコード（コンタクトの「Eメールアドレス」、会社の「会社のドメイン名」）に結び付けられる各オブジェクトにも、固有のIDがあります。インポート処理中には、HubSpotプロパティーに列のマッピング（「First Name」列と「名」HubSpotプロパティーなど）を行います。

ファイルの例

列をプロパティーにマッピング

インポートに必要な条件

ファイル要件

• .csv、.xlsx、または.xlsファイル。
• 1シートのみが含まれている。
• 1,048,576行未満、1,000列未満。
• 512MBよりも小さい。
• ヘッダー行が含まれていて、その各列ヘッダーがHubSpot内の特定のプロパティーに対応する。列のヘッダーを任意の順序で整理することができます。それによってインポートが影響を受けることはありません。インポート処理の前に、ヘッダーに一致する既定のプロパティーが存在するか、カスタムプロパティーを作成するかを確かめておくことができます。HubSpotのコンタクト、会社、取引、チケットの既定のプロパティーの詳細をご覧ください。
• 英語以外の文字が含まれる場合は、UTF-8でエンコードされている。
• Excelファイルの日付／時刻プロパティーをインポートしている場合は、数値の書式のセルが含まれている。
• 小数を使用する米ドルの形式の通貨データのみが含まれている（例：123.45）。 

プロパティーの要件

• インポートするオブジェクトによっては、ファイルに次の列が含まれている必要があります。
  • コンタクト：「名」、「姓」、「Eメール」のうち少なくとも1つ（固有の識別情報）
  • 会社：「名前」または「会社のドメイン名」のうち少なくとも1つ（固有の識別情報）。
  • 取引： 取引名、パイプライン、取引ステージ。
  • チケット:チケット名、パイプライン、チケットステータス。
  • 製品名、単価。
  • 注記：アクティビティの日付、および注記本文。
  • ラインアイテム:名前、数量、価格、および関連する取引の取引名またはレコードID。また、商品項目を製品に関連付ける場合は、製品のIDを含めてください。インポート時にこれを「hs_product_id」にマッピングします。
• 既存のレコードを更新するとともにレコードの重複を回避するには、1つひとつのオブジェクトに固有の識別情報（ID）プロパティーを含める必要があります。コンタクトの場合は、「Eメール」にすることができます。会社の場合、「会社のドメイン名」にすることができます。すべてのオブジェクトについて、既存のレコードをエクスポートし、レコードIDを一意の識別子として使用できます。
  • 複数のオブジェクトをインポートし、レコードIDを含む場合は、ファイルの列ヘッダーを区別して、IDを正しいオブジェクトと一致させることをお勧めします(たとえば、レコードID -取引先責任者と呼ばれる列と、レコードID -企業と呼ばれる列)。
  • HubSpotにセカンダリーEメールアドレスが入力されている既存のコンタクトについては、そのコンタクトの固有の識別情報（ID）としてセカンダリーEメールを使用できます。セカンダリメールアドレスを使用し、ファイルに[記録ID]列を含めない場合、セカンダリメールアドレスがセカンダリメールアドレスに置き換わることはありません。ただし、セカンダリメールアドレスとレコードIDの両方を列としてファイルに含めると、セカンダリメールアドレスがセカンダリメールアドレスに置き換わります。 

• 「電話番号」および「携帯電話番号」コンタクトプロパティーについて、インポートした電話番号を国コードに基づいて自動的に書式設定する場合は、+［国コード］［電話番号］の形式で書式設定します。内線番号がある場合は、ext［内線番号］を追加します。例えば、アメリカ合衆国の国コードを含む電話番号は、+11234567890 ext123のようになります。
• 価格を含むプロパティーには、HubSpotで利用可能な通貨のいずれかを使用する必要があります。利用可能な通貨とその通貨コードの一覧は、アカウントの既定設定の「通貨」タブで確認することができます。
• 日付を含むプロパティーの場合、日付値の形式は次のいずれかでなければなりません。
  • mm/dd/yyyy（例：10/28/2020）
  • dd/mm/yyyy（例：28/10/2020）
  • yyyy-mm-dd（例：2020-10-28）。

注：HubSpotの既定の日付プロパティー（例：［クローズ日］）をインポートする場合、値はミリ秒単位のUNIXタイムスタンプ形式でなければなりません。Excelファイルをインポートしている場合は、日付／時刻プロパティーのセルは数値の書式でなければなりません。タイムスタンプの値を形式設定する方法、および日付をUNIX形式に変換する方法をご覧ください。

• インポートの際にコンタクト、会社、取引、またはチケットに担当者を割り当てるには、［［オブジェクト］の担当者］ヘッダーを含めて、その列の各行に該当するユーザーの名前またはEメールアドレスを追加します。インポートを通じてレコードを割り当てられるユーザーには、新しいレコードの割り当てに関する通知は届きません。
• プロパティーフィールドの種類によっては、次のような所定の形式が必要です。
  • 列挙型プロパティータイプでは、オプションの内部値がそのラベルと異なる場合、インポートファイルで内部値を使用する必要があります。
  • チェックボックスプロパティーへのインポートに関する詳細をご覧ください。
• 製品をインポートする場合（ProfessionalおよびEnterpriseのみ）：
  • 「期間」プロパティー値をインポートする場合は、「期間」列の値を「PXM」（Xは月数で、例えばP6Mは6か月の期間）、または「PXY」（Xは年数で、例えばP1Yは1年の期間）のように表記します。
  • 「請求頻度」プロパティー値をインポートするには、製品の価格タイプが定期の場合は月次、年次、四半期ごとを使用します。製品の価格が1回限りの場合は、セルを空白のままにします。

関連付けの要件

• 1つのファイルで複数のオブジェクトをインポートして関連付けるには、関連するレコードの情報を同じ行に含めてください。2つのファイルでは、共通する列を使用して各ファイル内のレコードを接続します。レコードのインポートと関連付けの詳細については、サンプルファイルを参照できます。
• 1つのレコードを他のオブジェクトの複数のレコードと関連付けるには、そのレコードの一意の識別子を、複数行に、つまり関連付けたいレコードごとに含めます。例えばLuke Danes氏は「Luke's Diner」では店長ですが、「The Dragonfly Inn」では契約社員です。彼を両方の会社に関連付けるには、ルーク・デーンズのための2行を、各会社の「電子メール（またはレコードID ）」と「会社ドメイン名（またはレコードID ）」の列に含める必要があります。

注意:一意の識別子(電子メール、会社ドメイン名、レコードIDなど)が含まれていない場合、インポートは、それぞれを同じレコードに関連付ける代わりに、重複レコードを作成します。複数のオブジェクトをインポートして関連付ける方法の詳細をご覧ください。

• 関連付けラベルをインポートするには（「Professional」と「Enterprise」のみ）、「関連付けラベル」の列を含めます。インポートする前に、HubSpotで関連付けラベルを作成する必要があります。
  • 2つのレコードの関係を表すラベルを複数設定するには、1つのセルにセミコロンで区切って複数の関連付けラベル値を含めることができます（例：マネージャー; 請求先コンタクト）。
  • 複数ファイルのインポートで関連付けラベルをインポートする場合、「関連付けラベル」列および関連付けるオブジェクトの固有の識別情報を同じファイルに含める必要があります。

インポートファイルのサンプル

以下のファイルには、各オブジェクトタイプの必須列ヘッダーと、使用可能な追加のヘッダーが含まれています。ご自分の組織のHubSpotデータベースの維持に必要なプロパティーを他にも更新または作成するために、独自の列ヘッダーを追加することもできます。

1つのオブジェクト

• 連絡先サンプルスプレッドシート: XLSXまたは CSV
• 企業のサンプルスプレッドシート: XLSXまたは CSV
• サンプルスプレッドシートの取引： XLSXまたは CSV
• チケットサンプルスプレッドシート: XLSXまたは CSV
• 製品サンプルスプレッドシート: XLSXまたは CSV

注：製品は1種類のオブジェクトインポートによってのみインポートでき、インポートの実行時に別のオブジェクトに関連付けることはできません。製品を取引または見積もりに手動で関連付ける方法をご覧ください。

関連付けを伴う複数オブジェクト

オブジェクトのインポートと関連付けは、1つのファイル内にまとめて、または1種類のオブジェクトを表す2つのファイルに分けて行うことができます。

1つのファイル内にある複数のオブジェクトをインポート

1つのファイル内にある複数のオブジェクトをインポートして関連付けるには、ファイル内の同じ行に関連付けるレコードを含めます。これらのサンプルファイルは一般的な使用例ですが、列ヘッダーを別のオブジェクトのプロパティーに変更すれば自由に組み合わせることができます。

• 連絡先と企業のスプレッドシートのサンプル: XLSXまたは CSV
• アソシエーションラベルを持つ取引先責任者と企業のサンプルスプレッドシート: XLXSまたは CSV
• 連絡先とチケットのサンプルスプレッドシート: XLSXまたは CSV
• 企業と取引のサンプルスプレッドシート： XLSXまたは CSV
• 企業とメモのサンプルスプレッドシート: XLSXまたは CSV
• 企業、取引、およびメモのサンプルスプレッドシート： XLSXまたは CSV

2つのファイル内にある複数のオブジェクトをインポート

2つのファイルをインポートして関連付けを行う場合は、各ファイルがオブジェクトを表します。複数のファイル間で関連付けるレコードを特定するために、両方に共通する列を含める必要があります。一方のファイルには、この列の各行に重複しない固有の値が含まれている必要があります。この値をもう一方のファイルで、各行に関連付けるレコードを示すために使用します。

例えば、一般的な使用例は、コンタクトおよび会社をインポートして関連付けることです。次のサンプルファイルでは、Company Name（会社名）が共通の列になっています。

• 企業のサンプルスプレッドシート: XLSXまたは CSV

• 連絡先サンプルスプレッドシート: XLSXまたは CSV

会社ファイルの「Company name」（会社名）列の各行には、重複のない固有の値があります。コンタクトファイルの各行では、「Company name」列の値が、コンタクトの関連付け先となる会社と一致しています。このようなファイルをコンタクトおよび会社のインポートに使用できます。つまり、共通の列があれば、他のオブジェクトを自由に組み合わせることができます。

• 2つのファイルに関連付けラベルがある取引と会社：これらのサンプルファイルでは、「会社名」が「会社」オブジェクトの一意のキーです。
  • サンプルスプレッドシートの取引： XLSXまたは CSV
  • 企業のサンプルスプレッドシート: XLSXまたは CSV

ファイルの準備ができたら、1種類のオブジェクトをインポートする方法、または複数のオブジェクトをHubSpotにインポートして関連付ける方法を参照してください。