Google カレンダーおよび Outlook カレンダーと HubSpot との同期により、CRM へのミーティングの記録、そのミーティングの Google カレンダーイベントの作成、ミーティング参加者への招待メールの送信を同時に実行することができます。さらに、Google カレンダーまたは Outlook カレンダーで HubSpot コンタクトとのミーティングイベントを作成すると、そのイベントが該当するコンタクトレコードのタイムラインに表示されます。
注: HubSpot ミーティングツールでカレンダーを使用することについては、この記事を参照してください。
Google カレンダーを HubSpot に接続する
- HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される［マーケットプレイスアイコン ］をクリックします。［管理］の下に表示される［接続されたアプリ］を選択します。
- 右上にある [アプリマーケットプレイスにアクセス] をクリックします。
- 検索バーを使用して Google カレンダー同期を検索します。統合の上にカーソルを置き、[統合を表示] をクリックします。
- ダイアログボックスで、[Google カレンダーに接続] をクリックします。
- Google のログイン画面にリダイレクトされます。または、複数のアカウントをお持ちの場合は、使用するアカウントを選択します。
- [許可] をクリックします。
注: HubSpot に統合できるのは既定の Google カレンダーのみです。
再び HubSpot にリダイレクトされて、Google Calendar for HubSpot のインストールが完了したことを示すダイアログボックスが表示されます。
Outlook カレンダーを HubSpot に接続する
- HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される［マーケットプレイスアイコン ］をクリックします。［管理］の下に表示される［接続されたアプリ］を選択します。
- 右上にある [アプリマーケットプレイスにアクセス] をクリックします。
- 検索バーを使用して Outlook カレンダー同期を検索します。統合の上にカーソルを置き、[統合を表示] をクリックします。
- ダイアログボックスで [Connect to Outlook Calendar（Outlook カレンダーに接続）] をクリックします。
- Office 365 にリダイレクトされ、アカウントへのログイン画面が表示されます。
ログイン資格情報を入力した後、HubSpot にリダイレクトされ、Outlook カレンダーのインストールが完了したことを示すダイアログボックスが表示されます。
注: Google カレンダー同期または Outlook カレンダー同期のいずれか一方のみを HubSpot に接続できます。両方の統合を同時にインストールすることはできません。
HubSpot でミーティングをスケジュールする
Google カレンダーまたは Outlook カレンダーを接続した後、コンタクト、会社、取引、チケットのページに移動します。左のパネルで、ミーティングアイコン をクリックして、ミーティングイベントを作成します。画面の下部に表示されるウィンドウで、ミーティングの詳細を入力します。ミーティングが作成されると、対応するイベントが Google カレンダーまたは Outlook カレンダーに追加され、コンタクトにミーティングの招待メールが送信されます。コンタクト、会社、取引のレコードからミーティングのスケジュールを設定する方法について詳細をご確認ください。
注: HubSpot でミーティングを削除しても、Google カレンダーや Outlook カレンダーからイベントが削除されることはありません。
Google カレンダーまたは Outlook カレンダーでミーティングをスケジュールする
Google カレンダーまたは Outlook カレンダーで作成されるミーティングの参加者に、HubSpot アカウントのコンタクトが含まれている場合は、コンタクトのタイムライン上にもこのミーティングが表示されます。同じように、HubSpot のコンタクト側からミーティングへの招待が届いた場合にも、そのコンタクトのタイムラインにミーティングが表示されます。
- 接続されたカレンダーからミーティングを作成すると、そのミーティングは、HubSpot アカウントにすでに存在するコンタクトのタイムライン上にのみ記録されます。対象の HubSpot アカウント内にそれらのゲストがまだ存在しない場合、HubSpot により自動的にコンタクトレコードが作成されることはありません。
- ゲストのコンタクトレコードの [E メール] プロパティーで同じ E メールアドレスが使用されていないと、ミーティングはそのコンタクトのタイムラインに表示されません。
- HubSpot では、E メールのドメイン（ポータルのターゲットおよび接続されているドメイン）に基づいてお客様の社内関係者とみなされる方や、既存ユーザーの方については、自動的にイベントが追加されないようになっています。
- 統合前に作成されたイベントは、HubSpot に同期されません。イベントのゲストが HubSpot アカウントのコンタクトとして存在し、[E メール] プロパティーに同じ E メールアドレスが設定されているとしても、例外ではありません。統合がアクティブな状態で Gmail や Office 365 で作成されたイベントのみが、コンタクトのタイムラインに同期されます。
- 定期的なミーティングの場合、HubSpot はシリーズ内の最初のイベントのみを同期します。シリーズ中の別のイベントに変更があった場合、または参加者応答に変更があった場合、更新されたイベントが HubSpot に同期されます。たとえば、週ごとの定期ミーティングについてだれかが特定の週にキャンセルすると、それによりその週のイベントが HubSpot に同期されます。
- すべての終日イベントが HubSpot に同期されるわけではありません。
カレンダーでイベントを編集または削除すると、コンタクトのタイムラインに表示されるミーティングの情報にも、その更新内容が反映されます。
注: 2019 年 12 月に、HubSpot-Google カレンダー接続で新しいセキュリティおよびプライバシーの機能拡張が導入されたため、ユーザーは Google カレンダーを再接続する必要があります。