Laatst bijgewerkt: januari 25, 2023
Als je inbox niet wordt gehost bij Office 365 of Google, of je gebruikt een Google Groups account of e-mail alias om met contactpersonen te communiceren, stel dan een gehoste e-mail in de conversations inbox in zodat je e-mails vanuit je mail client kunt doorsturen naar de inbox. Als je bijvoorbeeld een Google Groups mailinglijst hebt, kun je de HubSpot gehoste e-mail toevoegen in je Google Groups instellingen, zodat e-mails die naar het Google Groups account worden gestuurd in de conversations inbox verschijnen.
Er zijn twee stappen om een gehoste e-mail in te stellen: stel de gehoste e-mail in HubSpot in en voeg vervolgens de gehoste e-mail toe als doorstuuradres in je e-mailprovider.
Let op: HubSpot voert veiligheidscontroles uit op inkomende e-mails om te voorkomen dat spam in je HubSpot hosted conversations inbox verschijnt. Sommige e-mails kunnen worden geweigerd. Als je denkt dat legitieme e-mails worden geweigerd, neem dan contact op met je IT-afdeling om te controleren of je mailserver correct is geconfigureerd.
Een gehost e-mailadres instellen in HubSpot
Je kunt een gehost e-mailadres aanpassen in je inboxinstellingen.
- Navigeer in uw HubSpot-account naar Gesprekken > Inbox.
- Klik linksonder op Inbox Settings.
- Klik op het tabblad Kanalen op Een kanaal verbinden.
- Klik op Team e-mail.
- Selecteer Ander e-mailaccount.
- Pas in het volgende scherm aan hoe uw van-naam en van-adres worden weergegeven wanneer een contactpersoon een e-mail van u ontvangt:
Let op: u kunt een van-naam niet voor meer dan één gehost e-mailadres gebruiken. De waarde van de van-naam moet uniek zijn voor het gehoste e-mailadres waarmee u verbinding maakt.
- Om de van-naam die wordt weergegeven aan te passen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Van-naam en selecteert u een optie.
- Agent en bedrijfsnaam: selecteer deze optie om de naam van de gebruiker en de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
- Bedrijfsnaam: selecteer deze optie om alleen de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam inhet tekstveld in.
- Om het van-adres aan te passen, selecteert u het keuzerondje naast een van de opties.
- Gebruik standaard: het standaard vanaf adres voor gebruikers in een betaald account zal verschijnen als [gebruikersnaam]@[subdomein].hs-inbox.com. Het standaard vanaf adres voor gratis gebruikers zal verschijnen als [gebruikersnaam]@[subdomein].hubspot.inbox.com.
- Van adres aanpassen: voer in het tekstveld het e-mailadres in dat u wilt weergeven. Als u een e-mailadres invoert dat niet wordt herkend, moet u controleren of u toegang heeft tot dat domein. Klik op Adres controleren en vervolgens in het dialoogvenster op Verificatie-e-mail verzenden om te bevestigen dat u toegang hebt tot dat e-mailadres.
Opmerking: als u een Marketing Hub, Sales Hub of Service HubStarter, Professional of Enterprise-gebruiker bent, kunt u een verbonden domein voor het verzenden van e-mail invoeren als uw aangepaste verzendadres. Ontdek hoe u een verzendingsdomein kunt koppelen.
- Om een team e-mailhandtekening op te nemen in e-mails die u vanuit de inbox verstuurt, klikt u op Teamhandtekening toevoegen.
- Pas in het tekstvak uw team e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor.
- Gebruik de pictogrammen onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen of een afbeelding in te voegen.
- Om een personalisatietoken in te voegen die wordt ingevuld met de volledige naam of voornaam van de afzender, klikt u op het vervolgkeuzemenu Token invoegen en selecteert u Volledige naam of Voornaam. Wanneer de contactpersoon een e-mail ontvangt van het team e-mailadres, verschijnt de naam van de gebruiker die de e-mail heeft verzonden in de e-mailhandtekening.
- Pas in het tekstvak uw team e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor.
- Rechts ziet u hoe de van-naam, het van-adres en de e-mailhandtekening in de inbox van de contactpersoon verschijnen.
- Klik op Volgende.
- Standaard worden inkomende gesprekken niet toegewezen aan uw team. Als u het gesprek wilt routeren naar specifieke gebruikers en teamleden, klikt u op om de schakelaar Automatisch gesprekken toewijzen aan te zetten.
- Klik op het keuzemenu Toewijzen aan en selecteer een routeringsoptie:
- Specifieke gebruikers en teams: routeer inkomende gesprekken naar de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teamnamen in het keuzemenu Specifieke gebruikers en teams .
- Eigenaar contactpersoon: routeer inkomende gesprekken naar de eigenaar van een contactpersoon. Aan het contact moet een eigenaar zijn toegewezen en het moet worden gevolgd met een cookie. Als de eigenaar offline is, wordt het gesprek naar de eigenaar van de bezoeker gemaild.
- Klik op het keuzemenu Toewijzen aan en selecteer een routeringsoptie:
- Standaard wordt een ticket aangemaakt voor inkomende gesprekken:
- Om de eigenschappen van het ticket aan te passen, klikt u op Ticket bewerken.
- Bewerk de eigenschappen in het rechterpaneel en klik op Opslaan.
- Als u niet voor elk inkomend gesprek een ticket wilt aanmaken, klikt u op om de optie Behandel inkomende gesprekken als supporttickets uit te schakelen.
- Klik op Volgende.
- Geef in het veld Kopieer uw doorstuuradres een voorbeeld van uw doorstuuradres. Om het doorstuuradres te bewerken, klikt u op Adres aanpassen, waarna u in het dialoogvenster het adres bewerkt en op Opslaan klikt.
Voordat u e-mails kunt gaan ontvangen in de inbox voor gesprekken, moet u het doorstuuradres toevoegen aan de instellingen van uw e-mailprovider.
Let op: u kunt het doorstuuradres na deze stap niet meer bewerken. Breng eventuele wijzigingen aan voordat u klaar bent met het instellen van uw gehoste e-mail.
Het doorstuuradres toevoegen aan de instellingen van je e-mailprovider
Nadat u uw gehoste e-mailadres in HubSpot hebt ingesteld, moet u het gehoste e-mailadres toevoegen als doorstuuradres in de instellingen van uw e-mailprovider.
- Klik in HubSpot naast het doorstuuradres op Kopiëren.
- Om instructies te bekijken voor het toevoegen van uw doorstuuradres, klikt u op het vervolgkeuzemenu Selecteer een e-mailprovider. Volg de stappen om het doorstuuradres toe te voegen aan de instellingen van je e-mailprovider.
- Als uw provider niet in het dropdown-menu staat, bekijk dan hieronder de lijst met extra providers:
- Nadat je het doorstuuradres hebt toegevoegd aan de instellingen van je e-mailprovider, navigeer je terug naar HubSpot en klik je rechtsonder op Verbinden & voltooien.
Let op: de maximale e-mailgrootte voor e-mails verzonden naar hosted inboxen is 30MB. Dit is inclusief eventuele bijlagen in de e-mail.
Mogelijk krijgt u een melding dat er een bevestigingsmail naar uw gehoste inbox is verzonden. Navigeer naar de conversatie-inbox in uw account om de bevestigingscode te bekijken en uw e-mail te verifiëren. Wanneer uw gehoste e-mail met succes is verbonden, ziet u deze vermeld staan bij uw andere verbonden team-e-mailkanalen. Leer hoe u kunt reageren op e-mails die zijn doorgestuurd naar de conversatie-inbox.
Let op: wanneer een e-mail wordt doorgestuurd naar een gehost e-mailadres in de conversatie-inbox, koppelt HubSpot die e-mail standaard aan het contactrecord met het e-mailadres Van in de oorspronkelijke e-mail, niet het e-mailadres van de doorstuurder. Dit zorgt ervoor dat de e-mails correct worden gekoppeld aan contactpersonen als je een automatische doorstuurregel gebruikt in je inbox. Leer hoe u uw doorstuurregels in de inbox beheert.
