Dashboards aanmaken, klonen, verwijderen en beheren in HubSpot

Samenvatting

Maak dashboards aan in HubSpot om uw rapporten in één overzicht te ordenen en gegevens te analyseren die specifiek zijn voor een bepaald doel of een bepaalde gebruiker. U kunt bijvoorbeeld een marketingdashboard aanmaken om uw algehele marketinginspanningen bij te houden, of een gebruikersspecifiek servicedashboard om te zien hoe een medewerker van de klantenservice presteert. Als u onderweg bent, kunt u uw rapporten en dashboards bekijken in de mobiele HubSpot-app.

U kunt dashboards helemaal zelf opzetten of sjablonen gebruiken. Ontdek hoe u uw dashboard kunt bewerken, klonen of verwijderen. U kunt ook de toegang tot het dashboard beheren, zodat u kunt bepalen welke gebruikers een dashboard mogen bekijken en wijzigen.

Tot slot: als je onverwachte activiteiten in je dashboards hebt opgemerkt, lees dan hoe je het activiteitenlogboek van het dashboard kunt bekijken om de bron van deze wijzigingen te achterhalen.

Wat zijn enkele beperkingen en vereisten die ik moet weten voordat ik dashboards maak?

• Superbeheerders en gebruikers met de machtiging 'Rapporten en dashboards' kunnen alle dashboards aanmaken, bekijken en wijzigen, ongeacht de zichtbaarheid of het eigendom ervan.

• Toegang tot een dashboard heeft geen voorrang op het individueel delen van rapporten, machtigingen voor rapportmappen of de gegevensmachtigingen die voor elk rapport vereist zijn. Als je toegang hebt tot een dashboard maar een rapport of de gegevens ervan niet kunt bekijken, vraag dan een superbeheerder om te controleren of je over de vereiste machtigingen beschikt voor het delen van rapporten, rapportmappen, objecten en velden, datasets of aangepaste objecten, en externe integraties, en om de filters en het datumbereik van het rapport te controleren.
• Het maximale aantal dashboards dat je in je HubSpot-account kunt hebben, is gebaseerd op het hoogste abonnementsniveau van je account. Als je account bijvoorbeeld zowel Marketing Hub Enterprise als Sales Hub Professional bevat, kun je het maximale aantal dashboards hebben op basis van je Enterprise-abonnement. Bekijk je dashboardlimieten in de Product- en servicecatalogus van HubSpot.

Hoe maak ik een dashboard aan in HubSpot?

1. Om naar dashboards te gaan:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Dashboards. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Dashboards. Klik rechtsboven op Dashboard aanmaken. Je wordt doorgestuurd naar de dashboardbibliotheek.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Rapporten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Rapporten. Klik op het vervolgkeuzemenu'Maken ' en selecteer vervolgens'Dashboard maken'. Je wordt doorgestuurd naar de dashboardbibliotheek.

2. U kunt een van de volgende opties kiezen:

   • (BETA) Selecteer een kant-en-klare, aanbevolen dashboard-sjabloon:

     • Klik op de dashboard-sjabloon.

   • • Bekijk in het rechterpaneel de voorgeschreven rapporten. Schakel de selectievakjes uit naast de rapporten die u niet wilt opnemen.

     • Klik op 'Volgende'.

• • Selecteer 'Nieuw dashboard' om een leeg dashboard zonder rapporten aan te maken.

3. Voer in het rechterpaneel een naam voor het dashboard in. 

Let op: de naam van het dashboard mag geen website-URL of punt bevatten.

4. Stel vervolgens de gebruikerstoegang tot dit dashboard in:

• • Privé voor eigenaar: sta alleen uw gebruiker en beheerders toe het dashboard te bekijken en te bewerken. Een superbeheerder kan deze optie alleen selecteren als hij of zij de eigenaar van het dashboard is.
  • Iedereen:geef alle gebruikers in je HubSpot-account toestemming om het dashboard te bekijken.
    • Selecteer 'Bekijken en bewerken' om alle gebruikers toe te staan het dashboard te bekijken en te bewerken.
    • Selecteer 'Alleen bekijken' om alle gebruikers het dashboard te laten bekijken, maar niet te laten bewerken.

Let op: wanneer je naar een gebruiker of team zoekt, levert het gebruik van hoofdletters geen zoekresultaten op. Je moet alles in kleine letters typen.

5. Klik rechtsonder op 'Dashboard maken'.

Zodra je je dashboard hebt aangemaakt, kun je rapporten aan je dashboard toevoegen enhet aanpassen.

Let op: dashboards uit de dashboardbibliotheek hebben standaardnamen in de taal die de gebruiker voor zijn account heeft geselecteerd. Als het dashboard wordt aangemaakt en gedeeld met gebruikers die een andere taal hebben geselecteerd, blijven de dashboardnamen toch in de oorspronkelijk geselecteerde taal. Het kan raadzaam zijn om dashboards te hernoemen als je werkt met gebruikers met verschillende taalinstellingen.

Hoe beheer ik dashboardinstellingen en machtigingen?

Superbeheerdersen gebruikers met beheerdersrechten voor dashboards, rapporten en analyses kunnen alle dashboards bekijken en wijzigen, ongeacht de zichtbaarheid of het eigendom. Anders kan een gebruiker alleen wijzigingen aanbrengen in dashboards waarvan hij of zij de eigenaar is of waartoe hij of zij toegang heeft.

U kunt de eigenaar van een dashboard wijzigen, een dashboard als standaard instellen en dashboards verwijderen.

1. Om naar uw dashboard te gaan:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Dashboards. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Dashboards.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Rapporten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Rapporten. Klik in de linkerzijbalk op 'Mijn dashboards'. U wordt doorgestuurd naar de dashboardbibliotheek. Selecteer een dashboard.
2. Om dashboards te bewerken:
   • Klik op de Acties om het volgende te doen:
     • Kloon: selecteer deze optie om het bestaande dashboard te klonen. Voer in het rechterpaneel de naam van het gekloonde dashboardnaam en selecteer de gebruikers die toegang krijgen tot het gekloonde dashboard. Klik na het selecteren op Dashboard klonen.
     • Volledig scherm: om uw dashboard op volledig scherm te bekijken.
     • Verwijderen: als u de aangepaste rapporten in het dashboard wilt behouden in uw rapportenlijst, schakel dan in het dialoogvenster de optie Vink ook het selectievakje ‘Alle rapporten in dit dashboard verwijderen’ uit. Klik op Dashboard verwijderen.

1. • Klik op hetinstellingenpictogram om het volgende te bekijken:
     • Dashboardgegevens: in het linkerpaneel kunt u denaam,beschrijving,tags,eigenaar entoegangsniveausvan het dashboard bewerken.
     • Geschiedenis: in het linkerpaneel, op het tabblad Geschiedenis, kunt u een activiteitenlogboek bekijken van dashboardupdates, inclusief de datum van elke wijziging en de gebruiker die deze heeft aangebracht.
     • Als standaard instellen: Stel in het linkerpaneel, onder Standaarddashboard, de optie in op Ja. Dit dashboard wordt aan u getoond wanneer u naar Rapporten > Dashboards.

3. Om dashboards in bulk te verwijderen:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Rapporten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Rapporten. Klik in de linkerzijbalk op Mijn dashboards. U wordt doorgestuurd naar de dashboardbibliotheek.

3. • Vink de selectievakjes aan naast de dashboards die u wilt verwijderen. Klik in de tabelkop op Verwijderen.
   • Schakel in het dialoogvenster het selectievakje ‘Ook alle rapporten verwijderen ’ uit als u de aangepaste rapporten in het dashboard in uw rapportenlijst wilt behouden.
   • Klik op 'Ja, dashboard verwijderen' om het verwijderen te bevestigen.
4. Om een verwijderd dashboard te herstellen:
   • Klik in de linkerzijbalk op Verwijderde dashboards herstellen.
   • Vink het selectievakje aan naast het dashboard dat u wilt herstellen. Klik in de tabelkop op Herstellen.

Let op: alle rapporten die op het herstelde dashboard stonden en in de afgelopen 14 dagen zijn verwijderd, worden ook hersteld. Na het herstel hebben je dashboards dezelfde toegangsinstellingen als toen ze werden verwijderd.

5. Om aan te passen welke gebruikers toegang hebben tot een dashboard:
   • Klik rechtsbovenop hetinstellingenpictogram .

5. • Stel in het linkerpaneel, onder 'Wie heeft toegang tot dit dashboard', de gebruikerstoegang in:
     • Alleen voor superbeheerders en de eigenaar: alleen superbeheerders en de eigenaar van het dashboard mogen het dashboard bekijken.
     • Iedereen toestaan om te bekijken en te bewerken: alle gebruikersmogen het dashboard bekijken en bewerken. 
     • Iedereen toestaan om te bekijken: alle gebruikers mogen het dashboard bekijken.
     • Teams en gebruikers toewijzen (alleenEnterprise): geef alleen specifieke teams en gebruikers toegang tot het dashboard en stel gedetailleerde machtigingen in voor elke gebruiker of elk team (inclusief 'Geen toegang').
       • Klik opVolgende.
       • Klik tussen de tabbladen'Team' en'Gebruikers' en vink vervolgens de selectievakjes aan naast de gebruikers of teams die u wilt toewijzen.
       • Klik rechts van de gebruiker of het team op hetvervolgkeuzemenu om te selecteren of de gebruiker of het team 'Geen toegang','Alleen bekijken' of'Bekijken en bewerken' heeft.
   • Klik op‘Opslaan’.
6. Om een dashboard toe te voegen aan uw lijst met favoriete dashboards, klikt u op het favorietensterretje naast het dashboard in uw dashboardlijst. U kunt maximaal 10 favoriete dashboards toevoegen.

Hoe bekijk ik het activiteitenlogboek van een dashboard?

Meer dan één gebruiker kan toegang hebben tot een dashboard en er wijzigingen in aanbrengen. Wanneer u wijzigingen in een dashboard opmerkt, kunt u het activiteitenlogboek bekijken om te zien wie deze wijzigingen heeft aangebracht.

1. Om naar je dashboards te gaan:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Dashboards. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Dashboards. Klik bovenaan op Dashboards beheren. U wordt naar de dashboardbibliotheek geleid.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Rapporten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Rapporten. Klik in de linkerzijbalk op 'Mijn dashboards'. Je wordt naar de dashboardbibliotheek geleid.
2. Klik in de lijst op het dashboard waarvan je het activiteitenlogboek wilt bekijken.
3. Klik rechtsboven op het instellingenpictogram.
4. Klik in het linkerpaneel op het tabblad 'Geschiedenis '.
5. Bekijk de aangebrachte wijzigingen, de gebruikers die de wijzigingen hebben aangebracht en de tijdstempels van elke wijziging.

Let op: het activiteitenlogboek geeft niet alle gebruikers weer die het dashboard momenteel kunnen bekijken, maar alleen de wijzigingen die gebruikers hebben aangebracht.