Contactgegevens exporteren

Als een contactpersoon informeert naar de persoonlijke gegevens die je bedrijf opslaat, of als je alle informatie over één specifieke contactpersoon wilt exporteren, kun je gegevens exporteren van een contactpersoonrecord in HubSpot. Wanneer je een export van contactgegevens uitvoert, ontvang je een bestand met de standaardeigenschappen van een contactpersoon en hun historische waarden. Je kunt er ook voor kiezen om aangepaste contactpersooneigenschappen en historische waarden op te nemen, evenals contactassociaties en activiteiten.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u alle gegevens van een afzonderlijke contactpersoonrecord kunt exporteren. Als u meerdere records of andere objecten wilt exporteren of wilt filteren welke eigenschappen worden geëxporteerd, lees dan hoe u records kunt exporteren.

Persoonlijke gegevens van contactpersonen opvragen

Volgens de General Data Protection Regulation (GDPR) en andere privacywetten hebben contactpersonen in je account het recht om hun persoonlijke gegevens op te vragen die door je bedrijf worden bewaard. Normaal gesproken moeten deze verzoeken binnen 30 dagen worden afgehandeld. Het recht op het downloaden of exporteren van gegevens is niet absoluut en kan afhangen van de context van het verzoek, dus het is niet altijd van toepassing.

Als je een privacyverzoek hebt ontvangen van een contactpersoon om hun contactgegevens te exporteren, kun je hun gegevens direct exporteren vanuit de Data Request Manager. Als een contactpersoon je verzoekt om zijn gegevens te verwijderen, lees dan hoe je de contactpersoon permanent kunt verwijderen en een bewijs van verwijdering kunt sturen.

Noodzakelijke openbaarmaking: het exporteren van contactgegevens geeft informatie weer over een contactpersoon en bevat persoonlijke gegevens. Vanwege de gevoelige aard mag het exportbestand alleen worden gedeeld met contactpersonen voor het beoogde doel.

Contactgegevens exporteren

U kunt contactgegevens direct in een contactrecord exporteren, of als u een privacyverzoek hebt ontvangen van een contact om zijn/haar contactgegevens te exporteren, kunt u zijn/haar gegevens direct exporteren vanuit de Data Request Manager.

Zo voltooit u een export van contactgegevens vanuit een contactrecord:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op de naam van de contactpersoon waarvoor u gegevens wilt exporteren.
• Klik linksboven op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Contactgegevens exporteren.
• Standaard worden alle huidige en historische eigenschappen geëxporteerd. In het dialoogvenster kunt u ervoor kiezen om extra gegevens te exporteren:
  • Om aangepaste contacteigenschappen en hun historische waarden te exporteren, schakelt u het selectievakje Aangepaste contacteigenschappen en geschiedenis in.
  • Als u alle activiteiten wilt exporteren die aan de contactpersoon zijn gekoppeld (zoals e-mails en notities), schakelt u het selectievakje Contactactiviteiten in.
  • Als u associatiegegevens wilt exporteren, inclusief de bijbehorende records van de contactpersoon, schakelt u het selectievakje Associaties in.

• Klik op Exporteren.
• U ontvangt een e-mail met een koppeling om het exportbestand te downloaden. Deze wordt verzonden naar het e-mailadres dat HubSpot systeem- en notificatie-e-mails ontvangt.
• Open de e-mail in je inbox en klik op Downloaden. Als je ervoor hebt gekozen om aangepaste contacteigenschappen en geschiedenis, activiteiten of koppelingen te exporteren, dan worden voor elk bestand aparte bestanden gedownload naast het HubSpot standaard eigenschappenbestand.

In de bestanden kunnen waarden worden bewerkt als ze informatie bevatten die gevoelig van aard is of als de gegevens ergens anders zijn opgeslagen dan in het record van de contactpersoon (bijvoorbeeld gesynchroniseerd vanuit een gekoppeld record). Als de contactpersoon je verzoekt om zijn of haar gegevens te verwijderen, kun je de contactpersoon permanent verwijderen en een bewijs van verwijdering sturen.