Contactpersonen exporteren

Als een contactpersoon informeert naar de persoonlijke gegevens die je bedrijf opslaat, of als je alle informatie over één specifieke contactpersoon wilt exporteren, kun je gegevens exporteren van een contactpersoonrecord in Hubspot. Wanneer je een export van contactgegevens uitvoert, ontvang je een bestand met de standaard eigenschappen van contactpersonen en hun historische waarden. Je kunt er ook voor kiezen om aangepaste eigenschappen van contactpersonen en historische waarden op te nemen, evenals contactassociaties en activiteiten.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je alle gegevens van een individueel Contactpersoonrecord kunt exporteren. Als u meerdere records of andere objecten wilt exporteren of wilt filteren welke eigenschappen worden geëxporteerd, leer dan hoe u records kunt exporteren.

Contactpersoon verzoeken om persoonlijke gegevens begrijpen

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere privacywetten hebben contactpersonen in uw account het recht om hun persoonlijke gegevens op te vragen die door uw bedrijf worden bewaard. Normaal gesproken moeten deze verzoeken binnen 30 dagen worden afgehandeld. Het recht op het downloaden of exporteren van gegevens is niet absoluut en kan afhangen van de context van het verzoek, dus het is niet altijd van toepassing.

Als je een privacyverzoek hebt ontvangen van een contactpersoon om zijn/haar contactgegevens te exporteren, kun je zijn/haar gegevens rechtstreeks exporteren vanuit de Data Request Manager. Als een contactpersoon je verzoekt zijn gegevens te verwijderen, lees dan hoe je de contactpersoon permanent kunt verwijderen en een bewijs van verwijdering kunt sturen.

Noodzakelijke openbaarmaking: export van contactgegevens geeft informatie weer over een contactpersoon en bevat persoonlijke gegevens. Vanwege de gevoelige aard mag het exportbestand alleen worden gedeeld met contactpersonen voor het beoogde doel.

Contactpersonen exporteren

Gebruikers moeten Superbeheerders of CRM-exportrechten hebben om de gegevens van een contactpersoon te kunnen exporteren. U kunt contactgegevens rechtstreeks exporteren in een contactpersoonrecord of als u een privacyverzoek hebt ontvangen van een contactpersoon om zijn contactgegevens te exporteren, kunt u zijn gegevens rechtstreeks exporteren vanuit de Data Request Manager.

Een export van contactgegevens vanuit een contactpersoonrecord voltooien:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op de naam van de contactpersoon waarvoor je gegevens wilt exporteren.
• Klik linksboven op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Contactpersoongegevens exporteren.
• Standaard worden alle huidige en historische gegevens van eigenschappen geëxporteerd. In het dialoogvenster kun je ervoor kiezen om extra gegevens te exporteren:
  • Om aangepaste contacteigenschappen en hun historische waarden te exporteren, schakelt u het selectievakje Aangepaste contacteigenschappen en geschiedenis in.
  • Als u alle activiteiten wilt exporteren die aan de contactpersoon zijn gekoppeld (zoals e-mails en notities), schakelt u het selectievakje Activiteiten van contactpersonen in.
  • Als u gegevens over koppelingen wilt exporteren, inclusief de gekoppelde records van de contactpersoon, schakelt u het selectievakje Koppelingen in.

• Klik op Exporteren.
• Je ontvangt een e-mail met een koppeling om het exportbestand te downloaden. Deze wordt verzonden naar je e-mailadres dat HubSpot systeem- en notificatie-e-mails ontvangt.
• Open de e-mail in je inbox en klik op Downloaden. Als je ervoor kiest om aangepaste contacteigenschappen en geschiedenis, activiteiten of koppelingen te exporteren, dan worden voor elk bestand aparte bestanden gedownload naast het standaard HubSpot bestand met eigenschappen.

In de bestanden kunnen waarden worden bewerkt als ze informatie bevatten die gevoelig van aard is of als de gegevens ergens anders zijn opgeslagen dan in het record van de contactpersoon (bijvoorbeeld gesynchroniseerd vanuit een gekoppeld record). Als de contactpersoon je vraagt om zijn gegevens te verwijderen, kun je de contactpersoon permanent verwijderen en een bewijs van verwijdering sturen.