Contactgegevens exporteren

Als een contactpersoon informeert naar de persoonlijke gegevens die je bedrijf opslaat, of als je alle informatie over één specifieke contactpersoon wilt exporteren, kun je gegevens exporteren van een contactpersoonrecord in HubSpot. Wanneer je een export van contactgegevens uitvoert, ontvang je een bestand met de huidige en historische eigenschappen van de contactpersoon en kun je ervoor kiezen om gegevens over hun verenigingen en activiteiten op te nemen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je alle gegevens van een individuele contactpersoonrecord kunt exporteren. Als u meerdere records of andere objecten wilt exporteren of wilt filteren welke eigenschappen worden geëxporteerd, lees dan hoe u records kunt exporteren.

Persoonlijke gegevens van contactpersonen opvragen

Volgens de General Data Protection Regulation (GDPR) en andere privacywetten hebben contactpersonen in je account het recht om hun persoonlijke gegevens op te vragen die door je bedrijf worden bewaard. Normaal gesproken moeten deze verzoeken binnen 30 dagen worden afgehandeld. Het recht op het downloaden of exporteren van gegevens is niet absoluut en kan afhangen van de context van het verzoek, dus het is niet altijd van toepassing.

Als een contactpersoon je verzoekt om zijn gegevens te verwijderen, lees dan hoe je de contactpersoon permanent kunt verwijderen en stuur een bewijs van verwijdering.

Noodzakelijke openbaarmaking: export van contactgegevens geeft informatie weer over een contactpersoon en bevat persoonlijke gegevens. Vanwege de gevoelige aard mag het exportbestand alleen worden gedeeld met contactpersonen voor het beoogde doel.

Contactgegevens exporteren

Gebruikers moeten superbeheer- of CRM-exportrechten hebben om de gegevens van een contactpersoon te kunnen exporteren. Om een export van contactgegevens te voltooien:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op de naam van het contact waarvoor u gegevens wilt exporteren.
• Klik linksboven op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Contactgegevens exporteren.
• Standaard worden alle huidige en historische eigenschapgegevens geëxporteerd. In het dialoogvenster kunt u ook:
  • Schakel het selectievakje Contactactiviteiten in om alle activiteiten te exporteren die aan de contactpersoon zijn gekoppeld (bijv. e-mails, notities).
  • Schakel het selectievakje Associaties in om ook associatiegegevens te exporteren, inclusief de bijbehorende records van de contactpersoon.

• Klik op Exporteren.
• U ontvangt een e-mail met een koppeling om het exportbestand te downloaden. Deze wordt verzonden naar het e-mailadres dat HubSpot systeem- en notificatie-e-mails ontvangt.
• Open de e-mail in je inbox en klik op Downloaden. Als je ervoor hebt gekozen om activiteiten of koppelingen te exporteren, worden er naast het eigenschappenbestand ook aparte activiteiten- of koppelingenbestanden gedownload.

In de bestanden kunnen waarden worden bewerkt als ze informatie bevatten die gevoelig van aard is of als de gegevens ergens anders zijn opgeslagen dan in de record van de contactpersoon (bijvoorbeeld gesynchroniseerd vanuit een gekoppelde record). Als de contactpersoon je vraagt om zijn gegevens te verwijderen, kun je de contactpersoon permanent verwijderen en een bewijs van verwijdering sturen.