Exporteer je gegevens

Je kunt je records (bijvoorbeeld contacten, deals) uit je HubSpot-account exporteren. Hierbij worden de huidige eigenschapswaarden en koppelingen gedownload. Exporteer records om gegevens buiten HubSpot te analyseren, gegevens te delen met externe belanghebbenden en momentopname-rapporten te genereren.

Als je in plaats daarvan contactactiviteiten (bijv. telefoongesprekken, notities) wilt exporteren, kun je:

• Individuele contactgegevens exporteren.

• Bepaalde activiteitenrapporten exporteren.

• De engagements-API gebruiken.

Let op: je account gebruikt mogelijk aangepaste namen voor elk object (bijv. account in plaats van bedrijf). In dit artikel worden objecten aangeduid met hun standaardnamen in HubSpot.

Records exporteren

1. Ga naar je records:
   • Afspraken: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Afspraken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Afspraken.
   • Telefoongesprekken: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Oproep. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Oproep.
   • Contacten: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
   • Cursussen: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar HubSpot CRM > Cursussen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar HubSpot CRM > Cursussen.
   • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
   • Aanbiedingen: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
   • Advertenties: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Advertenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Advertenties.
   • Marketingevenementen: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Marketing > Evenementen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Marketing > Evenementen.
   • Betalingen: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Betalingen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Betalingen.
   • Tickets: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.
2. Om de weergave te openen die u wilt exporteren:
   • Klik in de tabelweergave van listViewop het tabblad van de weergave, of klik op het -pictogram voor toevoegen en selecteer vervolgens de weergave in het pop-upvenster. Om alle records van dat object te exporteren, opent u de weergave Alle [records].
   • Voor objecten met pijplijnen (bijv. deals, tickets, leads) klikt u op het pijplijn-vervolgkeuzemenu rechtsboven en selecteert u de pijplijn met de weergave die u wilt exporteren. Klik vervolgens op het tabblad van de weergave. Om alle records in de pijplijn te exporteren, opent u de weergave ‘Alle [records]’.
3. Klik rechtsboven op het -pictogram voor weergaveconfiguratie om de weergave-instellingen te openen.
4. Selecteer in het rechterpaneel, onder ‘Delen’, de optie ‘Exporteren’.
   
   
5. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu 'Bestandsformaat' en selecteer vervolgens het formaat van uw geëxporteerde bestand.
6. Voer een naam in het veld 'Exportnaam' in om de naam van uw geëxporteerde bestand aan te passen.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Taal van kolomkoppen' en selecteer vervolgens een taal om de taal voor de kolomkoppen in het geëxporteerde bestand te specificeren.
   • Standaard toont het vervolgkeuzemenu de taal die u in uw instellingen hebt geselecteerd. De kolomkoppen van standaardkenmerken worden vertaald, maar de kenmerkwaarden binnen elke kolom worden niet naar de geselecteerde taal vertaald.

Let op: standaard worden alleen de eigenschappen en koppelingen in de weergave in het bestand opgenomen; voor koppelingen omvat dit: maximaal 1.000 ID-waarden van gekoppelde records per koppelingskolom en de naam van het gekoppelde record.

8. Om aan te passen welke eigenschappen en koppelingen worden opgenomen, klikt u op ‘Aanpassen’ en selecteert u vervolgens een van de volgende opties:
   • Contactpersonen met meerdere e-mailadressen: vink het selectievakje ‘Alle e-mailadressen opnemen’ aan om alle e-mailadressen van contactpersonen met meerdere e-mailadressen op te nemen in het exportbestand.
   • Bedrijven met meerdere domeinen: vink het selectievakje ‘Alle domeinen opnemen’ aan om alle domeinnamen van bedrijven met meerdere domeinen in het exportbestand op te nemen.
   • Eigenschappen die in de export worden opgenomen: opties zijn onder meer ‘Eigenschappen en koppelingen in uw weergave ’ (standaard), ‘Alle eigenschappen van records’ (d.w.z. geen koppelingen) of ‘Alle eigenschappen en koppelingen van records’. De volgorde van de kolommen in het exportbestand is afhankelijk van de optie die u selecteert:
     • Als u alleen eigenschappen in de weergave exporteert, worden de kolommen weergegeven in dezelfde volgorde als die voor de weergave is ingesteld.
     • Als u alle eigenschappen exporteert, worden de kolommen in alfabetische volgorde weergegeven, met uitzondering van Record-ID, dat de eerste kolom in het bestand zal zijn. Als u alle eigenschappen en koppelingen exporteert, worden de koppelingen aan het einde opgenomen.
   • Koppelingen opgenomen in de export: opties zijn onder meer Naam van gekoppeld record (bijv. Maximaal 1.000 gekoppelde records (standaard) of Alle gekoppelde records (alleen CSV-bestanden)).

   Let op: als u het selectievakje ‘Naam van gekoppeld record opnemen’ uitschakelt, kan dit leiden tot snellere exporten.

9. Klik op ‘Exporteren’. Je ontvangt een e-mail met een downloadlink naar je exportbestand. Downloadlinks naar exportbestanden vervallen na 30 dagen.

Als de records die u exporteert gekoppelde records hebben, krijgt elk gekoppeld object een eigen kolom in het bestand. Afhankelijk van het object kunt u informatie exporteren over gekoppelde contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, records van aangepaste objecten, regelitems, abonnementen of betalingen. Eerdere exporten blijven drie jaar zichtbaar in uw exportlogboek; daarna worden ze automatisch verwijderd.

Lees meer over het configureren van meldingen wanneer gebruikers grote exporten starten.

Technische beperkingen

Houd rekening met het volgende bij het uitvoeren van recordexporten:

• U kunt maximaal 300 exporten uitvoeren binnen een voortschrijdend tijdsbestek van 24 uur, en maximaal drie exporten tegelijkertijd. Eventuele extra exporten worden in de wachtrij geplaatst totdat een van de drie gelijktijdige exporten is voltooid.
• Grote exporten kunnen enkele uren in beslag nemen en u kunt meerdere bestanden ontvangen die in een zip-bestand zijn samengevoegd. Meerdere bestanden zijn te verwachten bij het exporteren van CSV- of XLSX-bestanden met meer dan 1.000.000 rijen en XLS-bestanden met meer dan 65.535 rijen.
• Een geëxporteerd CSV-bestand wordt automatisch gezipt als het resulterende bestand groter is dan 2 MB.
• Voor XLS- en XLSX-bestanden geldt een limiet voor het aantal kolommen dat kan worden geëxporteerd (256 voor XLS en 16.384 voor XLSX). Als uw export meer kolommen bevat dan de limiet, worden de extra kolommen niet in het bestand opgenomen. Voor exporten met een groot aantal kolommen wordt aanbevolen om CSV-bestanden te exporteren, aangezien deze geen kolomlimiet hebben.