Met HubSpot gegevenssynchronisatie kun je een eenrichtings- of tweerichtingssynchronisatie maken tussen HubSpot en je andere apps om al je klantgegevens op één platform te verzamelen. Bekijk hier welke apps datasynchronisatie gebruiken.
Er zijn twee manieren om een app te zoeken en te verbinden. Je kunt dit doen via de App Marketplace of via de importpagina.
Als je een synchronisatie instelt vanaf de importpagina:
Het is mogelijk om meer dan één instantie van dezelfde app van derden te verbinden met HubSpot. Als je bijvoorbeeld twee Microsoft Dynamics-accounts beheert, kun je gegevens van beide accounts koppelen en synchroniseren met één HubSpot-account. Om een extra account te koppelen:
Nadat je de app hebt gekoppeld, moet je de app-instellingen configureren en de synchronisatie inschakelen om te beginnen met het synchroniseren van gegevens tussen de twee integraties.
Kies in het scherm Configureren de synchronisatierichting en koppel de velden van de app van derden aan de HubSpot-eigenschappen.
Bepaal in het gedeelte Kies je synchronisatierichting hoe je gegevens wilt synchroniseren van HubSpot naar de app van derden en vice versa. Er zijn drie opties:
Klik in het gedeelte Gegevensconflicten oplossen op het vervolgkeuzemenu en selecteer de standaard app die de andere zal overschrijven als er gegevensverschillen zijn. Als er geen veldwaarde is in de standaard app, worden er geen gegevens gewijzigd in de app van derden. Deze instelling heeft geen invloed op de synchronisatierichting die is geselecteerd in de sectie Kies uw synchronisatierichting.
Bekijk in het gedeelte Breng je velden in kaart de standaardtoewijzingen voor eigenschappen en hoe informatie wordt gesynchroniseerd tussen HubSpot en je app van derden. Als je een betaald abonnement op Operations Hub hebt, kun je aangepaste toewijzingen voor eigenschappen instellen.
Verplichte velden worden in de tabel met veldtoewijzingen weergegeven met een sterretje (*).
Klik om een toewijzing uit te schakelen.
Een aangepaste veldtoewijzing instellen:
Meer informatie over specifieke regels en overwegingen voor veldtoewijzingen voor gegevenssynchronisatie.
Configureer in het scherm Limiet hoe je records wilt synchroniseren van HubSpot naar je app van derden en vice versa.
HubSpot synchroniseert standaard alleen contactpersonen met een geldig e-mailadres. Als je dit wilt uitschakelen, schakel je het selectievakje Alleen contactpersonen met een e-mailadres synchroniseren uit in het gedeelte De kans op duplicaten verkleinen.
Tijdens de eerste synchronisatie vergelijkt HubSpot beide databases. Als er een overeenkomst wordt gevonden, worden bestaande records bijgewerkt. De gegevenssynchronisatie vergelijkt contactrecords door de e-mailadressen van de contactpersonen te vergelijken en vervolgens het e-mailadres, de naam en de domeinen van het bedrijf.
Voor bedrijfsrecords vergelijkt gegevenssynchronisatie bedrijfsrecords in elke app op basis van bedrijfsnaam of bedrijfsdomeinnaam. Voor sommige connectors kan de connector alleen naam gebruiken als de belangrijkste identificatie, omdat sommige apps geen domeinveld hebben. De HubSpot bedrijfsdomeinnaam eigenschap moet worden gedefinieerd als een standaard veld mapping om te worden gebruikt als een identificatie voor ontdubbeling. De HubSpot Website URL eigenschap kan niet worden gebruikt voor ontdubbeling.
Let op: wanneer een app zowel een bedrijfsnaam als een bedrijfsdomein veld heeft, zal HubSpot twee records matchen als ze dezelfde bedrijfsnaam maar een verschillend domein hebben, en vice versa.
Kies in het gedeelte Beperk welke records synchroniseren criteria om te beperken welke records worden gesynchroniseerd van HubSpot naar je app van derden en vice versa:
Let op: het gedeelte Beperk welke records synchroniseren beperkt alleen welke records in eerste instantie synchroniseren tussen HubSpot en de app van derden. Zodra records zijn gesynchroniseerd, zullen ze doorgaan met het heen en weer synchroniseren van gegevens op basis van de ingestelde eigenschapstoewijzing.
HubSpot probeert waar mogelijk dezelfde associaties tussen records te behouden (bijv. bedrijven gekoppeld aan contactpersonen, of deals gekoppeld aan bedrijven) bij het synchroniseren met de oorspronkelijke app die je hebt gekoppeld.
Om records te bekijken die zijn gekoppeld aan contactpersonen die zijn gesynchroniseerd vanuit je andere app:
Gekoppelde records worden alleen gemaakt als er een synchronisatie loopt voor datzelfde object. Bijvoorbeeld, als je alleen een contactpersoon sync hebt maar geen bedrijfssync, zal het gekoppelde bedrijf niet gesynchroniseerd worden.
Als een record meerdere bedrijfssynchronisaties heeft, wordt alleen het primaire bedrijf gesynchroniseerd.
Let op: in de meeste gevallen kan gegevenssynchronisatie alleen facturen automatisch koppelen aan contactpersonen. Facturen moeten handmatig worden gekoppeld aan bedrijfsrecords in HubSpot.
Bekijk in het scherm Controleren de regels die je hebt geconfigureerd en klik vervolgens op Opslaan en synchroniseren. De eerste synchronisatie begint dan.
Nadat de eerste synchronisatie is voltooid, worden records binnen 10 minuten na een wijziging gesynchroniseerd.
Als je records hebt verwijderd in HubSpot of in je app van derden, kun je verwijderde records opnieuw synchroniseren om ze opnieuw aan te maken in beide apps:
Zodra de synchronisatie is uitgeschakeld, kun je deze weer inschakelen door te klikken op Synchronisatie-instellingen bewerken of de synchronisatie verwijderen.
Bekijk na het verbinden van een app een overzicht van de records die worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en je app van derden.