Een NetSuite-verkooporder aanmaken in HubSpot

Nadat je HubSpot en NetSuite hebt gekoppeld, kun je rechtstreeks vanuit HubSpot NetSuite-verkooporders aanmaken, zodat de gegevens van deals en orders op beide platforms synchroon blijven lopen. Je kunt het aanmaken van verkooporders automatischactiveren via dealgebaseerde workflows, of orders handmatig aanmaken vanuit een dealrecord. Wanneer een verkooporder wordt aangemaakt, wordt er automatisch een bijbehorende HubSpot-order gegenereerd en aan de deal gekoppeld.

Voordat u aan de slag gaat

• De producten in je HubSpot-productbibliotheek moeten overeenkomen met de bijbehorende artikelen in NetSuite. Dit kun je bereiken door productsynchronisatie in te schakelen of door de NetSuite-artikelnamen/-nummers handmatig te koppelen aan de HubSpot-product-SKU's.
• De bedrijfsvaluta in je HubSpot-account moet overeenkomen met de basisvaluta die is ingesteld in je NetSuite-account.
• Zorg ervoor dat je bij het aanmaken van een verkooporder in HubSpot alle verplichte velden uit een NetSuite-verkooporder opneemt. Om deze velden te identificeren, maak je een verkooporder aan in NetSuite en noteer je welke velden verplicht zijn.
• Configureer de synchronisatie van NetSuite-verkooporders met HubSpot-orders voordat je orders in HubSpot aanmaakt. Als de synchronisatie niet is geconfigureerd, wordt er bij het aanmaken van een NetSuite-verkooporder geen bijbehorende HubSpot-order aangemaakt.
• Als je NetSuite-account gebruikmaakt van verouderde belastingregels en je verkooporderformulier een belastingcode vereist, stel dan het veld ‘Belastingcode’ in de workflowactie in. Belastingcodes worden uit NetSuite opgehaald voor de geselecteerde dochteronderneming, dus de dochteronderneming moet een belastinginstantie hebben geconfigureerd.

Stel de productsynchronisatie in

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op NetSuite.
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties.
4. Klik op 'Meer gegevens synchroniseren'.
5. Klik op de pagina 'Selecteer de gegevens die u wilt synchroniseren' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' voor NetSuite en selecteer het object dat u wilt synchroniseren met HubSpot-producten. U kunt assemblage-items, voorraadartikelen, kit-items, niet-voorraadartikelen voor wederverkoop, niet-voorraadartikelen voor verkoop, service-items voor wederverkoop en service-items voor verkoop synchroniseren.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' voor HubSpot en selecteer 'Producten'.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu met pijltjes en selecteer of de synchronisatie bidirectioneel is of in één richting tussen de app en HubSpot, of omgekeerd.
8. Rond het instellen van de synchronisatie af en schakel de synchronisatie in. Lees meer over het aanpassen van je synchronisatie-instellingen.

Koppel het NetSuite-artikel aan het HubSpot-product

Om NetSuite-items, zoals cadeaubonnen of drop-ship-artikelen, te synchroniseren met HubSpot-producten, voegt u de NetSuite -itemnaam/-nummer toe aan het SKU-veld van het HubSpot-product.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Products. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Products.
2. Klik op het product dat je aan het NetSuite-item wilt koppelen.
3. Voer in het veld ‘SKU’ de NetSuite-artikel-ID (artikelnummer) in. Het NetSuite-artikel moet actief zijn in NetSuite. Inactieve artikelen kunnen niet aan verkooporders worden toegevoegd.
4. Klik op ‘Opslaan’.

Maak NetSuite-verkooporders aan met behulp van deal-gebaseerde workflows

Let op: voor deze functie is een NetSuite-klantsynchronisatie vereist. Bij het configureren van de synchronisatie-instellingen van de integratie moet u ‘Bedrijfsklanten’ of ‘Particuliere klanten ’ selecteren.

Gebruik deal-gebaseerde workflows om automatisch NetSuite-verkooporders aan te maken wanneer de workflow wordt geactiveerd.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op NetSuite.
3. Klik op het tabblad 'Functies ontdekken '.
4. Klik op de kaart 'Automatiseer uw NetSuite-verkooporders ' op 'Ga naar workflows'.
5. Om een bestaande workflow te bewerken, plaatst u de muisaanwijzer op de workflow en klikt u vervolgens op ‘Bewerken’. Of ontdek hoe u een nieuwe, op deals gebaseerde workflow kunt maken.
6. Klik in de workflow-editor op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
7. Zoek in het linkerpaneel naar 'NetSuite ' en selecteer 'Een NetSuite-verkooporder aanmaken'.

8. Stel je NetSuite-verkooporderactie in. De volgende velden zijn verplicht, tenzij anders aangegeven:

• • NetSuite-account: er wordt een lijst met gekoppelde NetSuite-accounts weergegeven; selecteer een account om de verkooporder aan te maken.
  • Artikelen: stel de bij de deal behorende regelitemsin als de artikelen voor de verkooporder. Belastingcodes voor regelitems worden tijdens de synchronisatie automatisch gekoppeld aan de overeenkomstige NetSuite-belastingcodes.
  • Artikelprijs: selecteer ‘HubSpot-artikelprijs gebruiken’ of ‘NetSuite-catalogusprijs gebruiken’.
  • Dochteronderneming: er wordt een lijst weergegeven met dochterondernemingen die zijn gekoppeld aan de geselecteerde NetSuite- -account . Selecteer een dochteronderneming om de verkooporder aan te maken.

• • Klant: selecteer ‘Gebruik eerste gekoppelde HubSpot-contactpersoon’ of ‘Gebruik eerste gekoppelde HubSpot-bedrijf’ om deze in te stellen als de aangewezen klant voor de verkooporder.
  • Bijlagen toevoegen (optioneel): vink het selectievakjeaan om alle bestanden uit het gedeelte ‘Bijlagen’ van een HubSpot-dealrecord op te nemen in de bijbehorende NetSuite-order.
  • NetSuite-map: selecteer in welke map de bijlagen worden aangemaakt.

• • Belastingcode (optioneel): selecteer een belastingcode die moet worden toegepast op de regelitems van de verkooporder. De lijst toont de belastingcodes die in NetSuite zijn geconfigureerd voor de geselecteerde dochteronderneming.
    • Een belastingcode wordt gebruikt door NetSuite-accounts met het oude belastingstelsel, waarbij een belastingcode vereist is op elke regel van een verkooporder. Bij SuiteTax-accounts laat u dit veld leeg en berekent de belastingengine van NetSuite de belasting automatisch.

Let op: als uw NetSuite-verkooporderformulier een belastingcode vereist, moet u dit veld invullen, anders wordt de verkooporder niet aangemaakt. Als er geen opties in de vervolgkeuzelijst verschijnen, controleer dan of het account het verouderde belastingstelsel gebruikt en of voor de geselecteerde dochteronderneming een belastinginstantie is geconfigureerd in NetSuite.

• • Om nog een veld aan de verkooporder toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Nog een veld toevoegen’ en selecteert u een veld. Alleen standaard NetSuite-velden worden weergegeven; referentievelden verschijnen niet.
    • Om het veld te vullen met eigenschapswaarden uit het gekoppelde dealrecord, klikt u in deze workflow op ‘Deal’. Selecteer vervolgens een eigenschap.
    • Om het veld te vullen op basis van andere acties in de workflow, klikt u op de naam van de actie en selecteert u een optie. U kunt velden vullen op basis van het resultaat van een actie of op basis van de uitvoer van de actie.
    • Om een veld uit de verkooporder te verwijderen, klikt u op hetverwijderpictogram ' delete' naast het veld.

Nadat de workflow een NetSuite-verkooporder heeft aangemaakt, wordt automatisch een bijbehorende HubSpot-order aangemaakt. De HubSpot-order wordt gekoppeld aan zowel de HubSpot-deal als de NetSuite-verkooporder.

Let op: zorg ervoor dat je de synchronisatie tussen de NetSuite-verkooporder en de HubSpot-order hebt geconfigureerd. Als de synchronisatie niet is geconfigureerd, wordt er bij het aanmaken van een NetSuite-verkooporder geen bijbehorende HubSpot-order aangemaakt.

Een NetSuite-verkooporder aanmaken op basis van een dealrecord

Om handmatig een NetSuite-verkooporder aan te maken vanuit een HubSpot-dealrecord:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
2. Klik op de naam van de deal waarvoor je een NetSuite-verkooporder wilt aanmaken.
3. Klik in de rechterzijbalk van de deal, op de kaart Verkooporders, op Toevoegen > Een NetSuite-verkooporder aanmaken.

4. Selecteer op de pagina Account het NetSuite-account en het aangepaste formulier om een verkooporder aan te maken.
5. Klik op 'Volgende'.
6. Selecteer op de pagina Klant de NetSuite-klant en de dochteronderneming waarvoor u een verkooporder wilt aanmaken.
7. Klik op Volgende.
8. Klik op de pagina 'Bijlagen' op het vervolgkeuzemenu 'Bijlage toevoegen' en geef aan of u bijlagen wilt toevoegen.
9. Klik op Volgende.
10. Voeg op de pagina Order de ordergegevens toe aan de velden van de verkooporder op basis van het door u gekozen aangepaste formuliertype.
11. Controleer op de pagina ‘Controle ’ de verkooporder en breng de nodige wijzigingen aan.
12. Klik op 'Verkooporder aanmaken'.

Nadat u een NetSuite-verkooporder hebt aangemaakt, wordt er automatisch een bijbehorende HubSpot-order aangemaakt. De HubSpot-order wordt gekoppeld aan zowel de HubSpot-deal als de NetSuite-verkooporder.

Let op: zorg ervoor dat je de synchronisatie tussen de NetSuite-verkooporder en de HubSpot-order hebt geconfigureerd. Als de synchronisatie niet is geconfigureerd, wordt er bij het aanmaken van een NetSuite-verkooporder geen bijbehorende HubSpot-order aangemaakt.