Rotaties voor vergaderingen instellen

Met vergaderrotaties kunt u vergaderingen plannen namens een groep of een team van vertegenwoordigers. Wanneer u een nieuwe vergadering aanmaakt in een contact, bedrijf, deal of ticketrecord, kunt u de host van uw vergaderingen laten rouleren. Je kunt ook rotaties van vergaderingen gebruiken in je planningspagina's.

Voordat u aan de slag gaat

Om bij het plannen van vergaderingen of het maken van planningspagina's gebruik te maken van afspraakrotaties:

• De gebruiker die de vergadering inroostert moet een Verkoop- of Servicestoel toegewezen hebben en de machtiging Planningspagina's voor anderen maken hebben.
• Aan alle gebruikers die deel uitmaken van de roulatievergadering moet een verkoop- of serviceplaats zijn toegewezen.
• Gebruikers in de vergaderrotatie moeten ook verbonden zijn met hun agenda en agendasynchronisatie moet ingeschakeld zijn.

Een vergaderrotatie instellen

Om een vergaderrotatie aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Extra > Vergaderingen.
3. Klik op de tab Rotaties van vergaderingen. Klik vervolgens op Een rotatie maken.
4. Voer in het rechterpaneel een rotatienaam in.
5. Om gebruikers aan de rotatie toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Rotatieleden. Selecteer vervolgens de gebruikers of teams die u wilt toevoegen. Als je teams selecteert, zal het toevoegen of verwijderen van gebruikers uit het team de leden toevoegen of verwijderen uit de rotatie.
6. Selecteer in het gedeelte Distributielogica hoe vergaderingen aan leden moeten worden toegewezen:
   • Vergaderingen gelijk verdelen onder leden: vergaderingen rouleren gelijk onder alle leden.
   • Verdeel vergaderingen op basis van een gewogen percentage dat is toegewezen aan elk lid: u kunt een gewogen percentage toewijzen aan elk lid. Dit is handig als je een nieuw teamlid aan het inwerken bent en hem of haar niet bij evenveel vergaderingen wilt betrekken.
   • Klik op Opslaan.
7. Om het gewogen percentage voor leden te bewerken, klik je op de naam van de rotatie.
   • In de rotatietabel zie je een kolom Gewicht. Voer in het veld Gewicht het relatieve gewicht voor elk lid in. Dit geeft het relatieve percentage vergaderingen aan dat ze moeten krijgen (in vergelijking met andere leden).
   • Standaard krijgt elk lid een gewicht van 100%. Als je elk lid op 100% houdt, krijgen ze allemaal evenveel vergaderingen. Als het gewicht van alle leden gelijk is (ongeacht het aantal), krijgen ze evenveel bijeenkomsten.
   • Als je één lid op 100% zet en een ander op 50%, dan krijgt de vertegenwoordiger op 100% twee keer zoveel vergaderingen toegewezen als de ander.
   • Door de relatieve aard van de configuratie kun je leden toevoegen en verwijderen uit je rotatie zonder dat je hoeft te controleren of alle percentages bij elkaar opgeteld 100% zijn.
   • Klik op Opslaan en stel de tellingen opnieuw in.

Let op: als je een vergaderrotatie gebruikt op een Round Robin planningspagina waarbij de optie Contacteigenaar prioriteit geven is ingeschakeld, zal de beschikbaarheid van de contacteigenaar eerder verschijnen dan de beschikbaarheid van het volgende lid van de rotatie.

Een vergaderrotatie bewerken

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Extra > Vergaderingen.
3. Klik op de naam van de rotatie.
4. Als een lid niet beschikbaar is (bijvoorbeeld voor training of vakantie), klikt u op om de beschikbaarheidsschakelaar uit te zetten. Bevestig vervolgens in het pop-upvenster dat je de beschikbaarheid wilt uitschakelen. Het lid zal niet worden ingepland als host voor vergaderingen die deze rotatie gebruiken totdat de beschikbaarheidsschakelaar weer is ingeschakeld.

Let op: de roulatie van vergaderingen slaat een lid alleen over als de beschikbaarheidsschakelaar van dat lid is uitgeschakeld. Als hun beschikbaarheidsschakelaar aan staat, zullen ze in de rotatie getoond blijven worden, zelfs als hun verbonden agenda geen beschikbare tijden heeft om te boeken.

5. Om de naam of leden van een rotatie te bewerken, klik je op Rotatie bewerken.
   • Bewerk de naam of de leden van de rotatie in het rechterpaneel.
   • Door een nieuw lid aan een rotatie toe te voegen, wordt het aantal geboekte vergaderingen voor alle leden in de rotatie opnieuw ingesteld om te zorgen voor een gelijkmatige verdeling van vergaderingen voor alle leden in de toekomst.