Gebruik Google Meet in combinatie met HubSpot-vergaderingen

Voeg automatisch een Google Meet-link toe aan vergaderingen die in je HubSpot-account zijn gepland. Met de Google Meet-app kun je voor elke vergadering die via je HubSpot Smart CRM is geboekt een vergaderlink toevoegen, zodat je gemakkelijk contact kunt leggen met je contactpersonen.

Gebruik de integratie van HubSpot met Google Meet om Google Meet-links toe te voegen aan vergaderingen die vanuit HubSpot zijn gepland en houd de vergaderactiviteiten gekoppeld aan je CRM. Nadat je de Google Meet-app hebt gekoppeld, kun je vergaderlinks toevoegen aan planningspagina's of handmatig geplande vergaderingen en vergaderingen vastleggen in de bijbehorende HubSpot-records.

Zo kun je klantgesprekken en vergaderinformatie op één plek beheren zonder dat je na elke vergadering handmatig records hoeft bij te werken.

Voordat je aan de slag gaat

• Google Meet is een app op gebruikersniveau en moet door elke gebruiker afzonderlijk worden geïnstalleerd. Elke gebruiker moet over App Marketplace-machtigingen beschikken om de Google Meet-app te installeren en te koppelen. Als een gebruiker de app niet kan koppelen, moet een beheerder de vereiste machtigingen toekennen voordat de gebruiker het opnieuw kan proberen.

• Vergaderlinks worden alleen gegenereerd voor vergaderingen die zijn geboekt met een gekoppelde Google Agenda.
• HubSpot maakt een privé, secundaire (schaduw)agenda aan in je Google-account om vergaderlinks en evenementen te beheren. Je ziet deze niet in je primaire Google Agenda en het heeft geen invloed op bestaande vergaderingen of de synchronisatie van je agenda.

De Google Meet-app koppelen

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek in de zoekbalk naar de Google Meet-app en selecteer deze.
3. Klik op 'Installeren'.
4. Meld je in het dialoogvenster aan bij je Google-account.
5. Klik op 'Doorgaan'. Controleer vervolgens de gevraagde machtigingen en klik op 'Toestaan'.
6. Je wordt teruggeleid naar HubSpot.

Voeg een Google Meet-link toe aan HubSpot-vergaderingen

Je kunt de Google Meet-app gebruiken om vergaderlinks naar je contactpersonen te sturen en de vergaderingen in je HubSpot-account te registreren.

Google Meet toevoegen aan een pagina voor het plannen van vergaderingen

1. Koppel je agenda aan HubSpot.
2. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Meetingsplanner. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Meetingsplanner.
3. Beweeg de muisaanwijzer over de planningspagina die je wilt bijwerken en klik vervolgens op Bewerken.
4. Klik onder 'Locatie' op 'Link voor videoconferentie toevoegen' en selecteer vervolgens Google Meet.

5. Klik linksonder op 'Opslaan'. De links voor vergaderingen worden aangemaakt in de standaardtaal die in je HubSpot-account is ingesteld.

Let op: met de bovenstaande stappen wordt een Google Meet-URL toegevoegd aan het veld 'Locatie' van je Google-vergadering, maar de knop 'Deelnemen via Google Meet' wordt niet weergegeven.

Een vergadering handmatig plannen met een Google Meet-link

1. Ga in je HubSpot-account naar je contacten, bedrijven, deals of tickets.
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in de linkerzijbalk op' meetings ' en vervolgens op'Een vergadering plannen'. Stel je vergadering in het pop-upvenster 'Plannen ' in.
4. Om een Google Meet-link in te voeren, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Locatie selecteren '.
5. Klik op 'Google Meet'.

6. Er wordt een Google Meet-link voor de vergadering gegenereerd.

HubSpot-records bijwerken op basis van een Google Meet-vergadering

Tijdens een Google Meet-vergadering kun je:

• Bestaande HubSpot-contactrecords voor deelnemers aan de vergadering ophalen.
• Nieuwe contactrecords aanmaken.
• De vergadering koppelen aan relevante HubSpot-records.
• Notities toevoegen aan HubSpot-contactrecords.
• Gebruik HubSpot-playbooks.

Om de HubSpot-app voor Google Meet in te stellen:

1. Installeer de Google Meet-app.
2. Om de HubSpot-app toe te voegen aan Google Meet-vergaderingen:
   • Klik op de knop 'Vergadertools ' onderaan het vergaderscherm.

• • Klik op het pictogram 'HubSpot voor Google Meet '. Log vervolgens in met je Google-inloggegevens en accepteer de voorwaarden van Google.

3. Zodra de app is toegevoegd:

• • Bekijk in het tabblad Deelnemers alle deelnemers aan de vergadering. Deelnemers worden automatisch gekoppeld aan hun HubSpot-contactrecord, mits zowel hun voornaam als achternaam overeenkomen met de bijbehorende velden in HubSpot. Als er deelnemers zijn die niet automatisch worden gekoppeld, klik dan op Koppelen naast hun naam om ze te koppelen aan een bestaand HubSpot-contactrecord of om een nieuw record aan te maken.

• • Op het tabblad 'Koppelingen' kun je alle HubSpot-records uit je database (bijv. contactpersoon, bedrijf, deal, ticket, enz.) bekijken en aan deze vergadering koppelen.

• • Op het tabblad ‘Opmerkingen’ kun je tijdens de vergadering aantekeningen maken en opmerkingen plaatsen. De aantekeningen worden opgeslagen in de relevante gekoppelde records in HubSpot.

• • Op het tabblad 'Playbooks' kun je relevante HubSpot-playbooks openen om je gesprek tijdens het telefoongesprek te sturen. Je kunt ook informatie aan het playbook toevoegen die automatisch met HubSpot wordt gesynchroniseerd (alleen voorSales Hub en Service Hub Professional en Enterprise ).

Zodra de Google Meet-vergadering is beëindigd, wordt er een gespreksrecord aangemaakt op de gespreksindexpagina in je HubSpot-account. Het gespreksrecord bevat zowel de opname als eventuele notities die tijdens de vergadering zijn gemaakt. Daarnaast wordt er ook een vergaderrecord vastgelegd in het contactrecord.

Google Meet-opnames synchroniseren

Als je een Google Meet Business- of Enterprise-account hebt, kun je je Google Meet-opnames synchroniseren met HubSpot om ze te bekijken. Lees meer over het synchroniseren van Google Meet-opnames.