Inzicht krijgen in de beschikbaarheid van groepen en round-robin-vergaderingen

Bij het aanmaken van een planningspagina voor een groep of een round-robin-toernooi ziet je contactpersoon specifieke tijden, afhankelijk van het type teamvergadering. Hieronder lees je hoe elk type planningspagina werkt.

Let op: groeps- of round-robin-planningspagina’s worden automatisch verwijderd als er geen actieve teamleden aanwezig zijn.

Groep

• Voor een groepsplanningspagina vergelijkt HubSpot automatisch de aangepaste beschikbaarheid die je hebt ingesteld in de beschikbaarheidsinstellingen van de planningspagina met de geïntegreerde agenda's van de geselecteerde teamleden en blokkeert het de bezette tijden. Als een gebruiker meerdere geïntegreerde agenda's heeft, vergelijkt HubSpot deze aangepaste beschikbaarheid met alle agenda's.

• Bij het boeken van een groepsvergadering kunnen contactpersonen elk tijdstip selecteren waarop alle geselecteerde teamleden beschikbaar zijn.

• Wanneer een contactpersoon op de link ‘vergaderingen’ klikt, kan hij of zij een tijdstip selecteren en vervolgens zijn of haar gegevens invoeren om de vergadering in te plannen. De organisator van de vergadering ontvangt een melding en de vergadering verschijnt in de agenda van elke deelnemer.

• Elk opgenomen teamlid moet een actieve agenda-koppeling hebben om een groepsboeking te kunnen voltooien.

Round-robin

• Voor een ‘round robin’-planningspagina vergelijkt HubSpot automatisch de aangepaste beschikbaarheid die je hebt ingesteld in de beschikbaarheidsinstellingen van de planningspagina met de geïntegreerde agenda’s van de geselecteerde teamleden en blokkeert het bezette tijdstippen waarop geen van de geselecteerde teamleden beschikbaar is. Als een gebruiker meerdere geïntegreerde agenda’s heeft, vergelijkt HubSpot deze aangepaste beschikbaarheid met alle agenda’s.

• Bij het boeken van een ‘round robin’-vergadering kunnen contactpersonen elk tijdstip selecteren waarop een van de geselecteerde teamleden beschikbaar is.

• Wanneer een contactpersoon op de vergaderlink klikt, kan hij of zij een tijdstip selecteren en vervolgens zijn of haar gegevens invoeren om de vergadering in te plannen. Het teamlid dat tijdens het geselecteerde tijdstip beschikbaar is, wordt voor de vergadering ingepland en ontvangt een melding. De vergadering verschijnt in zijn of haar agenda.

Let op: als een gebruiker die is opgenomen in de round-robin-vergadering een losgekoppelde agenda heeft, gaat de tool ervan uit dat deze gebruiker altijd beschikbaar is. De round-robin-link geeft geen voorrang aan de beschikbaarheid van gebruikers met gekoppelde agenda’s. Als de contactpersoon een tijdstip selecteert waarop alleen de gebruiker met de losgekoppelde agenda beschikbaar is, wordt erwel een verzoek voor een vergadering ingediend, maar wordt deze niet aan diens agenda toegevoegd.

• Als de instelling ‘Prioriteit geven aan contacteigenaar’ voor de planningspagina is ingeschakeld, gebruikt HubSpot, wanneer een contactpersoon een vergadering plant, het e-mailadres van de contactpersoon om te controleren of er in je account een contacteigenaar aan hem of haar is toegewezen. Als er een contacteigenaar is toegewezen, krijgt deze eigenaar voorrang op de teamplanningspagina. Houd rekening met de volgende voorwaarden bij het gebruik van deze instelling:
  • Deze instelling controleert alleen op de contactpersoneelseigenaar. Er wordt geen rekening gehouden met een eventuele gekoppelde bedrijfseigenaar die het contactpersoon mogelijk heeft.
  • Als het contact een eigenaar heeft en die eigenaar een toegewezen Sales- of Service-licentie heeft met ingeplande vergaderingen, op deze teamplanningspagina staat vermeld en beschikbaar is voor een vergadering, dan toont de planningspagina de beschikbare tijden van die eigenaar op basis van de instellingen van de teamplanningspagina.
  • Als de contactpersoon een eigenaar heeft en die eigenaar een toegewezen Sales- of Service-licentie heeft met geplande afspraken, is opgenomen op deze teamplanningspagina en niet beschikbaar is, worden er geen beschikbare tijden weergegeven en kan de contactpersoon de eigenaar een e-mail sturen.
  • Als de contactpersoon een eigenaar heeft, maar die eigenaar geen toegewezen verkoop- of serviceplaats heeft met geplande afspraken of niet op deze teamplanningspagina staat vermeld, dan wordt de beschikbaarheid van alle opgenomen teamleden op de planningspagina weergegeven.
  • Als de contactpersoon geen eigenaar heeft of de bezoeker nog geen contactpersoon is, maakt het boekingssysteem gebruik van het standaard ‘round-robin’-proces, of van de regels voor vergaderrotatie als de planningspagina gebruikmaakt van vergaderrotatie.
  • Als er tijdens de geselecteerde tijd meerdere gebruikers beschikbaar zijn en de optie ‘Contactpersoon-eigenaar prioriteit geven’ niet is ingeschakeld, wordt de gebruiker geselecteerd die het langst geen afspraak toegewezen heeft gekregen.
• Als u bij het boeken van een vergadering gebruikmaakt van vergaderrotaties, ziet de bezoeker alleen de beschikbaarheid van de gebruiker die in aanmerking komt om de vergadering te leiden op basis van de ingestelde rotatielogica (gelijkmatige verdeling of een gewogen verdeling).