Automatische koppelingen instellen voor records en activiteiten

Activiteiten die op een record worden gelogd, worden automatisch gelogd op bepaalde gekoppelde records, afhankelijk van het type activiteit, waar de activiteit voor het eerst werd gelogd en de objecten die zijn gekoppeld. In je activiteitinstellingen kun je de standaard koppelingsinstellingen bekijken om te begrijpen hoe activiteiten die zijn aangemeld op records worden gekoppeld aan andere records en de logica bewerken zodat deze beter aansluit op je bedrijfsbehoeften. Voor e-mails zijn de standaardinstellingen van toepassing op e-mails die worden verzonden in HubSpot en via extensies.

Je kunt bijvoorbeeld instellen dat wanneer een vergadering wordt vastgelegd in een record van een contactpersoon, de vergadering automatisch wordt gekoppeld aan het primaire bedrijf van de contactpersoon en de meest recent gekoppelde openstaande deal. In dit geval, wanneer je een vergadering bij een contact registreert, worden het betreffende bedrijf en de deal automatisch geselecteerd als associaties.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten en selecteer vervolgens Activiteiten.
3. Klik op het tabblad Associaties.
4. Selecteer het object waarvoor u de standaard activiteitenassociaties wilt instellen. Dit is het object waarop de activiteit oorspronkelijk is aangemeld. Als je bijvoorbeeld standaardinstellingen wilt instellen voor gesprekken die zijn vastgelegd bij een contactpersoon, selecteer je Contactpersonen.
5. Selecteer het activiteitstype. Dit is de activiteit waarvoor de automatische koppelingsinstellingen gelden. Als u bijvoorbeeld Contactpersonen selecteert als het object en Oproepen als het activiteitstype, dan worden de instellingen toegepast wanneer een gesprek wordt gelogd op een record van een contactpersoon. Voor e-mails zijn de standaardinstellingen van toepassing op e-mails die worden verzonden binnen HubSpot, via de B
6. Om bij te werken of en hoe de activiteit automatisch wordt gelogd op een gekoppeld record, klik je op het Gekoppeld [object] dropdown menu en selecteer je de instelling. Kies uit de volgende opties:
   • Geen: wanneer de activiteit op het object wordt gelogd, wordt deze niet automatisch gekoppeld aan gekoppelde records van het geselecteerde object. Voor oproepen en e-mails worden contactpersonen die gebeld of gemaild zijn nog steeds automatisch gekoppeld.
   • Log naar alle: wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met alle geassocieerde records van het geselecteerde object, tot 500 van de meest recente associaties.
   • Log naar 1 meest recent geassocieerd: wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met alleen het meest recent geassocieerde record van het geselecteerde object.
   • Log op 5 meest recent geassocieerd: wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met de vijf meest recent geassocieerde records.
   • Log naar primair bedrijf (alleen bedrijven): wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met alleen het primair geassocieerde bedrijfsrecord.
7. Om terug te gaan naar de standaardinstellingen voor dat object en die activiteit, klikt u op Alle wijzigingen resetten.
8. Klik op Opslaan om uw wijzigingen te bevestigen.

In het bovenstaande voorbeeld, wanneer een vergadering wordt vastgelegd op een bedrijfsrecord, wordt deze ook vastgelegd op de meest recent gekoppelde contactpersoon en alle gekoppelde open deals, maar wordt deze niet vastgelegd op gekoppelde bedrijven of tickets.

Leer hoe u handmatig activiteiten aan records kunt koppelen.