Goedkeuringen vereisen voor deals

U kunt een goedkeuringsproces instellen voor een dealpijplijn, zodat alle of bepaalde deals moeten worden beoordeeld en goedgekeurd voordat ze verdergaan in de pijplijn. Wanneer pijplijngoedkeuringen zijn ingeschakeld, wordt er een goedkeuringsfase toegevoegd aan de geselecteerde pijplijn. De betreffende deals moeten de goedkeuringsfase doorlopen en goedkeuring krijgen voordat ze verder kunnen gaan in de pijplijn. Bovendien kunnen gebruikers geen deals aanmaken die verder gaan dan de goedkeuringsfase. Dit geldt ook voor deals die via workflows worden aangemaakt.

Elke pijplijn kan een unieke goedkeuringsfase hebben met maximaal drie goedkeurders. U kunt bijvoorbeeld één verkoopproces hebben dat goedkeuring van een verkoopmanager vereist voordat het wordt afgesloten

,

en een ander verkoopproces dat zowel juridische goedkeuring als goedkeuring van de manager vereist voordat een contract wordt verzonden.

Raadpleeg de videohandleiding in de HubSpot Community voor extra hulp bij het instellen van het goedkeuringsproces.

Geef gebruikers toestemming voor het goedkeuren van deals

Voordat je dealgoedkeurders kunt toewijzen, moet je deze gebruikers toestemming geven om deals goed te keuren.

Let op: het wordt aanbevolen om eerst goedkeuringsrechten toe te kennen voordat je een goedkeuringsproces voor de pijplijn instelt. Het kan enkele minuten duren voordat gebruikers met bijgewerkte rechten als beschikbare goedkeurders in het instellingsproces verschijnen.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarGebruikers & Teams.
3. Beweeg de muis over een gebruiker en klik vervolgens op Rechten bewerken.
4. Klik om het gedeelte Deals uit te vouwen en schakel vervolgens de machtiging Goedkeuren in.
5. Klik op Opslaan.

De goedkeuring van deals instellen voor een pijplijn

U kunt een goedkeuringsfase instellen, goedkeuringsvoorwaarden vastleggen en goedkeurders toewijzen voor elke dealpijplijn. Zodra u het goedkeuringsproces hebt ingeschakeld, kunt u ook de goedkeuringsfase, de goedkeuringsvoorwaarden en de goedkeurders bewerken.

Zorg ervoor dat u de goedkeurders de machtiging 'Deal goedkeuren' hebt toegekend voordat u dealgoedkeuringen inschakelt.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object' en selecteer Deals.
4. Klik op het tabblad Pipelines.
5. Klik op hetvervolgkeuzemenu 'Selecteer een pijplijn'en selecteer depijplijnwaarvoor u goedkeuringen wilt vereisen.
6. Klik onderaan op het tabbladPipeline-regels.
7. Schakel in de rij Goedkeuringsproces voor deals toevoegen deschakelaar in. Als deze al is ingeschakeld, klikt u op het pictogram Bewerken om het proces te bewerken.
8. Stel de goedkeuringsfase in. De goedkeuringsfase wordt gemarkeerd en heet standaard In afwachting van goedkeuring.
9. Om de naam van de fase te wijzigen, klikt u op het tekstvak met de fase-naam en voert u een naam in.
10. Om de waarschijnlijkheid van de fase in te stellen, klikt u op het vervolgkeuzemenu'Waarschijnlijkheid' en selecteert u vervolgens een percentage.
11. Om de positie van de fase te wijzigen, klikt u op de fase en sleept u deze naar de gewenste positie in de volgorde van de pijplijn. 
12. Klik op Volgende om goedkeuringsvoorwaarden in te stellen.
13. Standaard is 'Alle deals' geselecteerd, wat betekent dat alle deals, ongeacht hun eigenschapswaarden, moeten worden goedgekeurd. Om voorwaarden in te stellen voor wanneer deals moeten worden goedgekeurd, selecteert u 'Deals die aan specifieke voorwaarden voldoen' en selecteert u vervolgens criteria. Alleen deals die aan de geselecteerde criteria voldoen, moeten het goedkeuringsproces doorlopen.
14. Klik op Volgendeom te selecteren welke gebruikers deals kunnen goedkeuren.
15. Om goedkeurders te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Goedkeurders toevoegen en vinkt u vervolgens de selectievakjes aan van de gebruikers die u als goedkeurders wilt aanwijzen. U kunt maximaal drie goedkeurders per pijplijn toevoegen.
16. Selecteer of goedkeuring vereist is van Alle goedkeurders of Een van de goedkeurders. Als u Alle selecteert, moeten alle geselecteerde goedkeurders een deal goedkeuren voordat deze verder kan gaan in de pijplijn. Als u Een selecteert, hoeft slechts één goedkeurder de deal goed te keuren voordat deze verder kan gaan in de pijplijn.
17. Klik op Volgende.
18. Controleer de goedkeuringsfase, eventuele voorwaarden en goedkeurders en klik vervolgens op 'Opslaan'.

Zodra dit is opgeslagen, moeten de betreffende deals de goedkeuringsfase ingaan en goedkeuring krijgen voordat ze verder kunnen gaan in de pijplijn. Deze vereiste is niet van toepassing in de volgende scenario's:

• Een deal gaat van een fase zonder goedkeuring direct naar een gesloten verloren fase.
• Een deal bevindt zich al in een fase wanneer een beheerder het goedkeuringsproces configureert. 

Let op: hoewel dit niet wordt aanbevolen, kunnen superbeheerders het goedkeuringsproces van een bestaande dealpijplijn uitschakelen door de schakelaar'Goedkeuringsproces voor deals toevoegen' uit te schakelen. Als de goedkeuring is uitgeschakeld, wordt de goedkeuringsfase een normale fase en worden alle goedkeuringen geannuleerd, ongeacht hun status. U kunt de actie niet ongedaan maken als u een goedkeuringsproces uitschakelt, dus als u goedkeuringen weer wilt inschakelen, moet u een nieuwe goedkeuringsfase instellen.

Goedkeuring aanvragen voor een deal

Als u een gebruiker bent die deals door een pijplijn verplaatst, moeten de betreffende deals de goedkeuringsfase ingaan en worden goedgekeurd voordat ze verder door de pijplijn kunnen gaan. Om het goedkeuringsproces voor een deal te starten, moet de deal een eigenaar hebben en mag de deal-eigenaar niet de enige goedkeurder zijn of een goedkeurder wanneer alle goedkeurders vereist zijn.

Het goedkeuringsproces van een deal start niet als een van de volgende situaties van toepassing is: er is geen eigenaar van de deal, de eigenaar is een vereiste goedkeurder, ofeen toegewezen goedkeurder heeft de goedkeuringsrechten voor de dealverloren of is gedeactiveerd. In dit scenario verschijnt er een knop 'Opnieuw starten' op de dealkaart in de bordweergave, met een beschrijving van de fout en de volgende stappen.

Om goedkeuring aan te vragen:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Verplaats de deal naar de goedkeuringsfase. U kunt de dealfase handmatig, via API of via workflows bijwerken.
3. Zodra een deal zich in de goedkeuringsfase bevindt, ontvangen goedkeurders een verzoek om de deal goed te keuren. De deal krijgt een goedkeuringsstatus (bijv. In afwachting van goedkeuring) die wordt weergegeven op een dealkaart in de bordweergave of in de kolom Laatste goedkeuringsstatus in de tabelweergave. Als het goedkeuringsproces voorwaarden bevat waaraan de deal niet voldoet, wordt de status 'Goedkeuring niet nodig' en kunt u de deal doorzetten.

4. Om meer informatie over het goedkeuringsproces te bekijken, klikt u op een dealkaart in de bordweergave op Details > Bekijk goedkeuringsactiviteit.
   • Op het tabblad Goedkeuring kunt u goedkeuringsnotities, de gebruikers die de deal moeten goedkeuren en wijzigingen in de goedkeuringsstatus bekijken.
   • Klik op het tabblad Opmerkingen om opmerkingen te bekijken of toe te voegen. Om een opmerking toe te voegen, voert u tekst in het opmerkingenvak in en klikt u vervolgens op Opmerking.
5. Zodra een goedkeurder de deal heeft goedgekeurd, afgewezen of om wijzigingen heeft gevraagd, ontvangt de deal-eigenaar een melding in HubSpot en via e-mail.
   • Als de goedkeurder wijzigingen heeft gevraagd, bekijk dan de opmerkingen. Breng indien nodig wijzigingen aan en reageer op de opmerkingen van de goedkeurder, zodat deze de deal kan goedkeuren.
   • Als de deal is goedgekeurd, verandert de goedkeuringsstatus in 'Goedgekeurd' en kunt u de deal in ' ' naar de gewenste fase verplaatsen.
   • Als de deal is afgewezen, verandert de goedkeuringsstatus in 'Afgewezen' en kan de deal alleen worden verplaatst naar de fase 'Gesloten - Verloren'.

Een deal goedkeuren of afwijzen

Als je een goedkeurder bent voor een dealpijplijn, ontvang je een melding in HubSpot en via e-mail wanneer een gebruiker om goedkeuring van een deal vraagt.

• Om de deal vanuit je meldingen te bekijken, ga je naar je meldingen in HubSpot of je e-mail en klik je vervolgens op de meldingof CTA om naar de deal te gaan.
• Om alle deals te bekijken die wachten op goedkeuring, filter je je deals op 'Laatste goedkeuringsstatus bevat exact in behandeling'. Klik op de naam van een deal die in de weergave is opgenomen.

Om een deal goed te keuren of af te wijzen in een dealrecord:

1. Klik bovenaan de deal, in de banner 'Goedkeuring nodig ', op 'Goedkeuring'.
2. Selecteer 'Goedkeuringsdetails bekijken' om meer informatie over het verzoek te bekijken.
3. Om wijzigingen aan te vragen voordat je goedkeurt, selecteer je Wijzigingen aanvragen. Voer tekst in het opmerkingenveld in en klik vervolgens op Opmerking. De gebruiker die de goedkeuring heeft aangevraagd, ontvangt een melding.
4. Om het verzoek goed te keuren en de deal verder te verwerken, selecteert u Goedkeuren. Voer een optioneel bericht in en klik vervolgens op Goedkeuren om te bevestigen.
5. Om de deal af te wijzen, selecteert u 'Afwijzen'. Voer een reden in waarom de deal is afgewezen en klik vervolgens op 'Afwijzen' om te bevestigen. Zodra een deal is afgewezen, kan deze alleen nog worden verplaatst naar de fase 'Gesloten - Verloren'. 

Zodra een deal is goedgekeurd of afgewezen, wordt de waarde 'Laatste goedkeuringsstatus' van de deal bijgewerkt om de beslissing weer te geven. Als een deal is goedgekeurd of afgewezen terwijl dat niet had mogen gebeuren, kan een superbeheerder het goedkeuringsproces opnieuw starten.

Let op: als u een eerder goedgekeurde/afgewezen deal verplaatst naar een fase vóór de goedkeuringsfase, wordt de waarde van de 'Laatste goedkeuringsstatus' automatisch gewist. In dit geval moet de deal het goedkeuringsproces opnieuw doorlopen.

Goedkeuring voor een deal opnieuw starten

Als een deal ten onrechte is goedgekeurd of afgewezen, kunt u het goedkeuringsproces opnieuw starten.

Om het goedkeuringsproces opnieuw te starten:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Verplaats de deal naar de goedkeuringsfase of naar de fase vóór de goedkeuringsfase.
3. Klik in het dialoogvenster op Ja om te bevestigen.

De laatste goedkeuringsstatus van de deal wordt gereset en de deal moet het goedkeuringsproces opnieuw doorlopen voordat deze verdergaat in de pijplijn. 

Goedkeuringsgeschiedenis bekijken

Gebruikers kunnen een CRM-kaart in de rechterzijbalk en een voorbeeldkaart in de zijbalk toevoegen om de goedkeuringsgeschiedenis weer te geven. Vervolgens kunnen gebruikers de personen zien die bij het goedkeuringsproces betrokken zijn, samen met de tijdlijn van gebeurtenissen.

De pijplijn-goedkeuringskaart configureren

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Klik op de naam van een deal.
3. Klik in de middelste kolom opAanpassen.
4. Klik op de naam van de gewenste weergave.
5. Beweeg de muis in de rechterkolom en klik vervolgens op het pictogram addIcon.
6. Klik in het rechterpaneel op het tabblad Kaartenbibliotheek en klik vervolgens bij de optie Goedkeuringen in de pijplijn op Kaart toevoegen.
7. Klik rechtsboven op de X.
8. Klik rechtsboven op Opslaan en afsluiten. 

Gebruik de goedkeuringskaart voor de pijplijn

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals..
2. Klik op denaam van het record.
3. Ga in de rechterzijbalk naar de kaart'Pijplijngodkeuringen '. 

Let op: de kaartnaam op een deal wordt weergegeven alsGoedkeuringsstatus.

Configureer het voorbeeldvenster van de pijplijn-goedkeuringskaart

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Deals.
4. Klik op het tabblad Voorbeeld aanpassing.
5. Klik op de naam van de gewenste weergave.
6. Beweeg de muis tussen de kaarten en klik vervolgens op het pictogram 'Toevoegen'.
7. Klik in het rechterpaneel op het tabblad Kaartenbibliotheek en klik vervolgens bij de optie Goedkeuringen in de pijplijn op Kaart toevoegen.
8. Klik rechtsboven op de X.
9. Klik rechtsboven op 'Opslaan en afsluiten'. 

Gebruik het voorbeeldvenster voor goedkeuringen in de pijplijn

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals..
2. Beweeg de muis over een record en klik op Voorbeeld. De kaart wordt weergegeven op de plek waar u deze in de configuratie hebt geplaatst.