Goedkeuringen vereisen voor deals

Je kunt een goedkeuringsproces instellen voor een pijplijn, zodat deals moeten worden beoordeeld en goedgekeurd voordat ze verder kunnen in de pijplijn. Als goedkeuring van de pijplijn is ingeschakeld, wordt er een goedkeuringsstadium toegevoegd aan de geselecteerde pijplijn en kunnen gebruikers geen deals voorbij dat stadium verplaatsen zonder goedkeuring, behalve naar een gesloten verloren stadium.

Elke pijplijn kan een uniek goedkeuringsstadium hebben met maximaal drie goedkeurders. Je kunt bijvoorbeeld een verkoopproces hebben dat goedkeuring nodig heeft van een verkoopmanager voordat het wordt gesloten en een ander verkoopproces dat zowel juridische goedkeuring als goedkeuring van de manager nodig heeft voordat het contract wordt verzonden.

Als je een beheerder bent, leer dan hoe je het goedkeuringsproces kunt instellen. Als je een gebruiker bent die met deals werkt, leer dan hoe je goedkeuring aanvraagt. Als je een goedkeurder bent, leer dan hoe je deals bekijkt die goedkeuring vereisen.

Voor meer hulp bij het instellen van het goedkeuringsproces, zie de video walkthrough die wordt gedeeld in de HubSpot Community.

Geef gebruikers toestemming om deals goed te keuren

Voordat je deal goedkeurders kunt toewijzen, moet je deze gebruikers eerst toestemming geven om deals goed te keuren.

Let op: het is aan te raden om eerst goedkeuringsrechten toe te kennen voordat je een pijplijn goedkeuringsproces opzet. Het kan enkele minuten duren voordat gebruikers met bijgewerkte rechten verschijnen als beschikbare goedkeurders in het instellingsproces.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Beweeg de muis over een gebruiker en klik op Rechten bewerken.
• Klik om de sectie Deals uit te vouwen en schakel vervolgens de toestemming Approve (Goedkeuren) in.

• Klik op Opslaan.

Goedkeuring van deals voor een pijplijn instellen

Gebruikers met Super Admin rechten kunnen een goedkeuringsfase instellen en goedkeurders toewijzen voor elke pijplijn. Zodra je het goedkeuringsproces hebt ingeschakeld, kun je ook de goedkeuringsfase bewerken en welke gebruikers goedkeurders zijn.

Voordat u deal goedkeuringen inschakelt, moet u ervoor zorgen dat u de goedkeurders de toestemming Dealgoedkeuren hebt gegeven.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Deals.
• Navigeer naar het tabblad Pijplijnen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer de pijplijn waarvoor u goedkeuringen wilt vereisen.
• Klik onderaan op het tabblad Pijplijnregels.
• Zet de schakelaar aan in de rij Goedkeuringsproces voor deals toevoegen. Als het al is ingeschakeld, klik dan op het pictogram edit bewerken om het proces te bewerken.

• Stel in het rechterpaneel de goedkeuringsfase in. De goedkeuringsfase is gemarkeerd en heet standaard In afwachting van goedkeuring.
  • Als je de naam van de stap wilt wijzigen, klik je op het tekstvak voor de stapnaam en voer je een naam in.
  • Om de waarschijnlijkheid van de stap in te stellen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Waarschijnlijkheid en selecteert u een percentage.
  • Om de positie van de stap te wijzigen, klik en sleep je de stap naar de gewenste positie in de volgorde van de pijplijn. Gebruikers hebben goedkeuring nodig om een deal voorbij de goedkeuringsfase te verplaatsen, behalve als ze deals naar een gesloten verloren fase willen verplaatsen.

• Klik op Volgende: Goedkeurders toevoegen om te selecteren welke gebruikers deals kunnen goedkeuren.
• Om goedkeurders te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Goedkeurders toevoegen en selecteert u de selectievakjes van gebruikers die u wilt goedkeuren. U kunt maximaal drie goedkeurders per pijplijn toevoegen.
• Selecteer of goedkeuring vereist is van alle goedkeurders of van één van de goedkeurders. Als u Alle selecteert, moeten alle geselecteerde goedkeurders een deal goedkeuren voordat deze verder kan gaan in de pijplijn. Als je Elke selecteert, moet slechts één goedkeurder de deal goedkeuren voordat deze verder kan gaan in de pijplijn.
• Om een notitie toe te voegen aan de goedkeurders, voer je tekst in het tekstvak in. Dit is een verplicht veld dat aan goedkeurders wordt getoond als een deal moet worden goedgekeurd.

• Klik op Volgende: Controleren.
• Controleer het goedkeuringsstadium en de goedkeurders en klik vervolgens op Opslaan.

Zodra ze zijn opgeslagen, moeten alle deals naar de goedkeuringsfase en goedkeuring krijgen voordat ze verder kunnen in de pijplijn, tenzij ze direct naar de gesloten verloren fase gaan. Alle deals die zich al in een fase bevinden op het moment dat de goedkeuringsfase wordt ingesteld, worden niet onderworpen aan het goedkeuringsproces.

Let op: hoewel het niet wordt aanbevolen, kunnen Super Admins het goedkeuringsproces van een bestaande dealpijplijn uitschakelen door de rijGoedkeuringsproces toevoegen voor deals uit te schakelen. Als de goedkeuring is uitgeschakeld, wordt de goedkeuringsfase een normale fase en worden alle goedkeuringen geannuleerd, ongeacht hun status. Je kunt de actie niet ongedaan maken als je een goedkeuringsproces uitschakelt, dus als je opnieuw goedkeuringen wilt instellen, moet je een nieuwe goedkeuringsstap instellen.

Goedkeuring voor een deal aanvragen

Als je een gebruiker bent die deals door een pijplijn beweegt, moeten je deals de goedkeuringsfase binnengaan en worden goedgekeurd voordat ze door de pijplijn kunnen bewegen. Om het goedkeuringsproces van de deal te starten, moet de deal een eigenaar hebben en de deal-eigenaar mag niet de enige goedkeurder zijn of een goedkeurder wanneer alle goedkeurders vereist zijn.

Let op: het goedkeuringsproces van een deal start niet als er geen deal eigenaar is, als de eigenaar een vereiste goedkeurder is, of als een toegewezen goedkeurder geen toestemming meer heeft om de deal goed te keuren of gedeactiveerd is. In dit scenario verschijnt er een knop Herstart op de dealkaart in de boardweergave met een beschrijving van de fout en de volgende stappen.

Goedkeuring aanvragen:

• Verplaats de deal naar de goedkeuringsfase. Je kunt het dealstadium handmatig, via API of via workflows bijwerken.
• Zodra een deal zich in de goedkeuringsfase bevindt, krijgen goedkeurders een verzoek om de deal goed te keuren. De deal krijgt een goedkeuringsstatus (bijvoorbeeld In afwachting van goedkeuring) die wordt weergegeven op een dealkaart in boardweergave of in de kolom Laatste goedkeuringsstatus in lijstweergave.

• Om meer informatie over het goedkeuringsproces weer te geven, klikt u op een dealkaart in boardweergave op Details > Goedkeuringsactiviteit weergeven.
  • Op het tabblad Goedkeuring ziet u goedkeuringsnotities, de gebruikers die de deal moeten goedkeuren en wijzigingen in de goedkeuringsstatus.
  • Klik op het tabblad Opmerkingen om opmerkingen te bekijken of toe te voegen. Om een opmerking toe te voegen, voert u tekst in het opmerkingenvak in en klikt u vervolgens op Opmerking.
• Zodra een goedkeurder de deal heeft goedgekeurd, afgekeurd of om wijzigingen heeft gevraagd, ontvangt de eigenaar van de deal een melding in HubSpot en via e-mail.
  • Als de goedkeurder om wijzigingen heeft gevraagd, bekijk dan de opmerkingen. Breng zo nodig wijzigingen aan en beantwoord de opmerkingen van de goedkeurder, zodat deze de deal kan goedkeuren.
  • Als de deal is goedgekeurd, verandert de goedkeuringsstatus in Goedgekeurd en . Je kunt de deal naar de gewenste fase verplaatsen.
  • Als de deal wordt afgekeurd, verandert de goedkeuringsstatus in Afgewezen en kan de deal alleen worden verplaatst naar een gesloten, verloren fase.

Een deal goedkeuren of afwijzen

Als je een goedkeurder bent voor een deal pijplijn, ontvang je een melding in HubSpot en via e-mail wanneer een gebruiker goedkeuring voor een deal aanvraagt.

• Om de deal vanuit je meldingen te bekijken, navigeer je naar je meldingen in HubSpot of je e-mail en klik je op de melding of CTA om naar de deal te gaan.

• Om alle deals weer te geven die wachten op goedkeuring, filter je je deals op Laatste goedkeuringsstatus bevat precies in afwachting. Klik op de naam van een deal in de weergave.

Klik op een dealrecord om de deal goed te keuren of af te wijzen:

• Klik bovenaan de deal in de banner Goedkeuring nodig op Goedkeuring.
• Om meer informatie over het verzoek te bekijken, selecteert u Goedkeuringsdetails bekijken.
• Om wijzigingen aan te vragen voordat u de deal goedkeurt, selecteert u Wijzigingen aanvragen. Voer tekst in het commentaarvak in en klik vervolgens op Commentaar. De gebruiker die de goedkeuring heeft aangevraagd, wordt hiervan op de hoogte gesteld.
• Om het verzoek goed te keuren en de deal door te laten gaan, selecteert u Goedkeuren. Voer een optioneel bericht in en klik op Goedkeuren om te bevestigen.

• Om de deal af te wijzen, selecteert u Afwijzen. Voer een reden in waarom de deal is afgewezen en klik op Afwijzen om te bevestigen.

Let op: je kunt de actie niet ongedaan maken als je een deal afwijst. Als een deal eenmaal is afgewezen, kan deze alleen worden verplaatst naar een gesloten, verloren stadium. Als je de deal wilt laten doorgaan met bewerkingen, moet je om wijzigingen vragen in plaats van deze af te wijzen.