Gebruik vergaderingen in de verkoopomgeving

Het tabblad ‘Planning’ biedt een alleen-lezen overzicht van je gekoppelde agenda-afspraken en alle taken in de verkoopwerkruimte. Dit tabblad helpt je bij het plannen van je werk. Als je bijvoorbeeld een week afwezig bent, maar er die week taken of vergaderingen op het programma staan, kun je de conflicten op het tabblad ‘Planning’ zien.

Verkoopmedewerkers kunnen het tabblad 'Planning' gebruiken om zich voor te bereiden op vergaderingen en om na afloop van vergaderingen opvolging te geven. De verkoopwerkruimte biedt gedetailleerde informatie over de deelnemers aan uw vergaderingen, stelt activiteiten voor die u voor en na vergaderingen kunt uitvoeren en biedt door AI gegenereerde samenvattingen.

U kunt zich alleen voorbereiden op en een terugblik maken van vergaderingen die zijn gepland met ten minste één (niet-intern) contact. Deze vergaderingen worden in de agenda weergegeven als oranje evenementblokken.

Als je een superbeheerder bent, lees dan meer over extra functies voor vergadervoorbereiding (BETA).

Bekijk je agenda

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sales Workspace. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sales Workspace.
2. Klik op het tabblad 'Planning '.
3. Om de weergave te wijzigen, klikt u linksboven op 'Vandaag' om naar de datum van vandaag te gaan. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Week' om 'Dag', 'Week' of 'Maand' te selecteren.
4. Om te wijzigen welke agenda-items worden weergegeven, klikt u linksboven op 'Toelichting' en vinkt u vervolgens de selectievakjes aan naast de soorten agenda-items die u wilt weergeven.
5. Om weekenden in het schema te verbergen, vink je het selectievakje naast 'Weekenden verbergen' aan.
6. Om de tijdzone bij te werken, klikt u op de tijdzone en selecteert u vervolgens een optie.

7. Klik op de afspraak om de volledige details van een vergadering te bekijken, inclusief links naar virtuele vergaderingen.

Bespreek de acties voor de vergadering

Bekijk een lijst met vergaderingen waarvoor nog actie moet worden ondernomen, zoals vergaderresultaten en vervolgmogelijkheden.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sales Workspace. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sales Workspace.
2. Klik op het tabblad 'Planning '.
3. Klik aan de linkerkant om elke sectie uit te vouwen.
   • Klik in de sectie Aankomende vergaderingen op de titel van de vergadering om details over de vergaderingen van vandaag te bekijken, zodat u zich hierop kunt voorbereiden.
   • Gebruik in het gedeelte ‘In afwachting van vergaderresultaten ’ het vervolgkeuzemenu ‘Vergaderresultaat’ en selecteer een resultaat. Nadat u een vergaderresultaat hebt ingesteld, verschijnen eventuele aanvullende vervolgacties met betrekking tot de vergadering in het gedeelte ‘Vervolgmogelijkheden ’.
   • In het gedeelte 'Follow-up-kansen' kunt u op het vervolgkeuzemenu 'Vergaderresultaat' klikken en een resultaat selecteren. U kunt ook op het e-mailpictogram ' email ' of het beschrijvingspictogram ' description ' klikken, waarna u wordt doorgestuurd zodat u na afloop van de vergaderingen follow-up kunt geven en de actie kunt voltooien.

Bereid je voor op vergaderingen

Om voorgestelde activiteiten en informatie over deelnemers te bekijken ter voorbereiding op een vergadering:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sales Workspace. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sales Workspace.
2. Klik op het tabblad 'Planning '.
3. Klik op de aankomende vergadering waarvoor u zich wilt voorbereiden. Klik vervolgens in het pop-upvenster op 'Voorbereiden'.
4. Bekijk in het gedeelte 'Informatie' de deelnemers aan de vergadering en eventuele deals die aan deze contactpersonen zijn gekoppeld.
   • Klik op de naam van de contactpersoon om de details van de genodigden voor de vergadering te bekijken.
   • Klik op de naam van de deal om details te bekijken over deals die aan een contactpersoon zijn gekoppeld.
   • Klik op het gedeelte 'Teamnotities' om notities in te voeren. Om een melding naar een ander teamlid te sturen, typt u @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer uw notitie in en klik vervolgens op 'Opslaan'.
   • Klik op ‘Deelnemen aan vergadering’ om de link voor de videoconferentie te openen, indien deze bij de vergadering is opgenomen.
5. In het gedeelte ‘Bereid je voor op je vergadering’ vind je een lijst met voorgestelde activiteiten die je vóór je vergadering kunt uitvoeren, zoals het doornemen van dossiers, gesprekken en notities, en het opvolgen van deelnemers die de uitnodiging nog niet hebben geaccepteerd.
   • Om actie te ondernemen, beweeg je de muis over de activiteit en klik je op de actie. Als de voorgestelde activiteit bijvoorbeeld luidt: „Bestudeer het bedrijf van je klant met Breeze Assistant”, moet je de muis over de actie bewegen en op „Bedrijf onderzoeken” klikken.
   • Om een activiteit als voltooid te markeren, klik je op het vinkje links van de voorgestelde activiteit.
   • Om een overzicht van uw prospect te genereren, klikt u op ‘Inzichten’. Bekijk in het rechterpaneel samenvattingen van recente communicatie, zoals telefoongesprekken en e-mails, websitebezoeken en bedrijfsgegevens. Het gedeelte ‘Overzicht’ bevat voorgestelde knelpunten en kansen waarmee u rekening kunt houden vóór uw vergadering.
6. Klik op de X om het venster voor vergadervoorbereiding te sluiten en terug te keren naar je agenda.

Afspraken plannen

Een nieuwe vergadering plannen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sales Workspace. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sales Workspace.
2. Klik op het tabblad 'Plannen '.
3. Klik rechtsboven op 'Een vergadering plannen'.
4. Pas in het dialoogvenster de vergadergegevens aan (bijv. organisator, datum en tijd, deelnemers, enz.).
5. Klik onderaan op 'Vergadering plannen'.

Opvolging na vergaderingen

Om na een vergadering op te volgen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sales Workspace. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sales Workspace.
2. Klik op het tabblad 'Planning '.
3. Klik op de afgelopen vergadering waarvoor u een follow-up wilt uitvoeren. Klik vervolgens in het dialoogvenster op 'Follow-up'.
4. Bekijk in het gedeelte 'Vergaderinformatie' wie er aan de vergadering hebben deelgenomen.
   • Klik om het gedeelte 'Samenvatting van de vergadering ' uit te vouwen. Dit gedeelte is beschikbaar als je het gesprek vanuit HubSpot hebt gevoerd of via Zoom, mits je Zoom-opnames synchroniseert. Dit veld is niet bewerkbaar, maar je kunt het tekstvak 'Notities' eronder gebruiken om aanvullende informatie toe te voegen. Klik op 'Transcript bekijken ' of 'Opname bekijken' om de volledige transcripties en de opname te bekijken.
   • Als je op ‘Transcripten bekijken’ klikt , kun je feedback geven op de samenvatting van het gesprek.
   • Klik om het gedeelte 'Teamnotities' uit te vouwen om notities toe te voegen. Om een melding naar een ander teamlid te sturen, typ je @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer je notitie in en klik vervolgens op ‘Opslaan’.
     

5. In het gedeelte 'Volg je vergadering op' vind je een lijst met voorgestelde activiteiten die je na je vergadering kunt uitvoeren, zoals het versturen van een follow-up-e-mail en het bijwerken van je vergadernotities.
   • Om actie te ondernemen, klik je op de link aan het einde van elke voorgestelde activiteit. Klik bijvoorbeeld bij een activiteit met de titel ‘Stuur een follow-up-e-mail naar deze contactpersoon’ op ‘Stuur een follow-up-e-mail’. Er wordt een pop-upvenster geopend waarin u uw e-mail kunt schrijven. Als u gebruikmaakt van vergaderverslagen, kunt u ook op 'Een follow-up-e-mail genereren' klikken. Er wordt dan een pop-upvenster geopend met een door AI gegenereerde e-mail die u kunt controleren.
   • Om een activiteit als voltooid te markeren, klik je op het vinkje links van de voorgestelde activiteit.
   • Om een overzicht van uw prospect te genereren, klikt u op 'Inzichten'. Bekijk in het rechterpaneel samenvattingen van recente communicatie, zoals telefoongesprekken en e-mails, websitebezoeken en bedrijfsgegevens. Het gedeelte 'Overzicht' bevat voorgestelde pijnpunten en kansen waarmee u rekening kunt houden vóór uw vergadering.
   • Klik op 'Breeze Assistant' om een chat met Breeze Assistant te openen.
6. Bekijk rechts details over uw prospect.
   • Klik op 'Record bekijken ' om het contactrecord van de prospect te openen.
   • Klik op de tabbladen 'Over', 'Notities' en 'Koppelingen' om meer details over uw potentiële klant te bekijken.
7. Klik rechtsboven op de X om het venster voor vergadervoorbereiding te sluiten en terug te keren naar uw agenda.