Gebruik elektronische handtekeningen bij offertes

Gebruik elektronische handtekeningen om goedkeuring te verkrijgen voor eenofferte of een eerdere offerte van een koper. Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is de elektronische bevestiging door een persoon dat hij akkoord gaat met de voorwaarden van een bepaald document. 

Elektronische handtekeningen zijn geldig en wettelijk bindend in de Verenigde Staten, Canada, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen. Ze hebben dezelfde juridische waarde als handgeschreven handtekeningen. De functie voor elektronische handtekeningen van HubSpot wordt mogelijk gemaakt door Dropbox Sign (voorheen HelloSign). Raadpleeg je eigen juridische afdeling om te weten te komen of het gebruik van elektronische handtekeningen bij je klanten rechtsgeldig is.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg dat je de vereisten begrijpt

• Je hoeft geen account bij Dropbox Sign aan te maken om e-handtekeningen te gebruiken als onderdeel van het reguliere offerteproces binnen HubSpot.
• Voor offertes kan een gebruiker met een toegewezenRevenueHub-licentie een offerte zo configureren dat deze een optie voor elektronische handtekeningen bevat. Gebruikers met een toegewezen Core-licentie kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden aangewezen als verzender van de offerte of als medeondertekenaar.
• Voor oudere offertes kan een gebruiker met een toegewezen Sales Hub-licentie -licentie toegewezen heeft gekregen, een oud offerteformulier zo configureren dat het een optie voor elektronische handtekeningen bevat. Gebruikers met een toegewezen core-licentie kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden aangewezen als afzender van de offerte of als medeondertekenaar.

Beperkingen en aandachtspunten

Begrijp de limieten voor elektronische handtekeningen

Uw HubSpot-account heeft een gezamenlijke maandelijkse limiet voor elektronische handtekeningen, gebaseerd op uw abonnement en het aantal gebruikers met een toegewezen Revenue Hub-licentie(voor offertes) of een toegewezen Sales Hub-licentie (voor oudere offertes). Lees meer over het toewijzen en beheren van licenties.

Gebruik de onderstaande tabel om voorbeelden van limieten voor elektronische handtekeningen te bekijken:

• Als één gebruiker in een maand 30 elektronische handtekeningen heeft gebruikt in de Omzet Hub Professional-account, blijven er 20 e-handtekeningen over, die de rest van de maand door beide gebruikers van het account kunnen worden gebruikt.
• Als één gebruiker in een maand 50 elektronische handtekeningen zou gebruiken in het Revenue Hub Enterprise-account, blijven er 200 e-handtekeningen over, die de rest van de maand door elk van de andere gebruikers in het account kunnen worden gebruikt. De limiet wordt aan het begin van de volgende maand opnieuw ingesteld.
• Als één gebruiker in een maand 10 handtekeningen zou gebruiken in het Sales Hub Professional-account in een maand 10 handtekeningen heeft gebruikt, blijven er 20 e-handtekeningen over, die de rest van de maand door alle andere gebruikers in het account kunnen worden gebruikt. De limiet wordt aan het begin van de volgende maand opnieuw ingesteld.

Overwegingen met betrekking tot de limiet voor elektronische handtekeningen

Wanneer credits worden gebruikt

Er wordt één credit voor een elektronische handtekening gebruikt telkens wanneer er een nieuwe ondertekeningsenvelop wordt gegenereerd voor een offerte. Voor een gepubliceerde offerte wordt automatisch een nieuwe ondertekeningsenvelop gegenereerd wanneerde optie voor elektronische handtekeningen is ingeschakeld en:

• de offerte wordt gepubliceerd, of

• de offerte napublicatie wordt bewerkt.

Deofferte hoeft niet te worden ondertekend om het tegoed te laten meetellen. Verlopen, verwijderde, gearchiveerde of ingetrokken offertes waarbij de optie voor elektronische handtekeningen is ingeschakeld, blijven meegeteld in het totale aantal. Lees meer over het beheren van afgeronde offertes.

Meerdere ondertekenaars

Een offertewaarvoor meerdere handtekeningen nodig zijn, telt als één elektronische handtekening voor je limiet. Als een gepubliceerde offerte met ingeschakelde elektronische handtekeningen bijvoorbeeld drie handtekeningen vereist, telt dit als één gebruik, ongeacht hoeveel ondertekenaars de offerte hebben ondertekend.

Offertes opnieuw verzenden

Als een offerte met een verzoek om elektronische handtekening verloopt of wordt ingetrokken, telt het opnieuw verzenden van de offerte als een extra elektronische handtekening die op uw limiet in mindering wordt gebracht. De eerste keer dat de offerte wordt verzonden, kost dit bijvoorbeeld één krediet, en het opnieuw verzenden kost nog een krediet.

Een handeling voor een elektronische handtekening of e-mailverificatie herhalen

Er worden twee e-handtekeningcredits verbruikt wanneer een koper een van de volgende reeksen voltooit:

• De koperklikt om een offerte elektronisch te ondertekenen, breekt het proces af, wijzigt het inkoopordernummer, de bedrijfsgegevens of de factuurgegevens en klikt vervolgens opnieuw om de offerte elektronisch te ondertekenen.
• Dekoper wijzigt het inkoopordernummer, de bedrijfsgegevens of de factuurgegevens, klikt om de offerte elektronisch te ondertekenen, breekt het proces af, wijzigt de gegevens opnieuw en klikt om opnieuw elektronisch te ondertekenen.
• Wanneer e-mailverificatie is ingeschakeld, klikt de koper om zijn e-mailadres te verifiëren, ondertekent de offerte niet elektronisch, wijzigt het inkoopordernummer, de bedrijfsgegevens of de factuurgegevens en klikt vervolgens om zijn e-mailadres opnieuw te verifiëren.
• Wanneer e-mailverificatie is ingeschakeld, past de koper het inkoopordernummer, de bedrijfsgegevens of de factuurgegevensaan, klikt hij om zijn e-mailadres te verifiëren, breekt hij het proces af, past hij de gegevens opnieuw aan en klikt hij om zijn e-mailadres opnieuw te verifiëren.

Bekijk de limieten voor elektronische handtekeningen voor je abonnement in de catalogus ‘Producten en diensten’ van HubSpot en door het gebruik van elektronische handtekeningen in je account te controleren.

Het gebruik van elektronische handtekeningen bijhouden

Bekijk in je offerte-instellingen hoeveel elektronische handtekeningen je deze maand tot nu toe hebt gebruikt en hoe dicht je bij je maandelijkse limiet zit. De maandelijkse limiet wordt op de eerste van elke maand gereset.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naarObjecten >Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabblad E-handtekening.
4. Uw gebruik van elektronische handtekeningen wordt weergegeven onder‘Gebruik van elektronische handtekeningen deze maand’.

Het limiet

voor

e-handtekeningen verhogen

Neem contact op met jeCustomer Success Manager om het aantal beschikbare e-handtekeningen in je account te verhogen.

E-handtekeningen inschakelen

Disclaimer: De implementatie van Dropbox Signdoor HubSpot moet voldoen aan de eIDAS-richtlijn, aangezien Dropbox Sign zelf aan de eIDAS-richtlijn voldoet. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet in de plaats komen van professioneel juridisch advies, waarvoor u een bevoegde advocaat dient te raadplegen.

Dropbox Sign maakt gebruik van een vertrouwde partner voor de naleving van de regelgeving inzake elektronische handtekeningen in de EU en wordt niet expliciet vermeld op deeIDAS-website van vertrouwde partners.

Schakel elektronische handtekeningen in voor offertes

Om een veld voor elektronische handtekeningen op een offerte op te nemen, selecteert u ‘elektronische handtekening’ als acceptatieoptie.

Elektronische handtekeningen inschakelen op oudere offertes

Om een veld voor elektronische handtekeningen op te nemen in een oud offerteformulier, selecteert u'elektronische handtekening' als handtekeningoptie.

Een e-ondertekenaar opnieuw toewijzen

De e-ondertekenaar van een offerte kan de ondertekeningsverplichting toewijzen aan iemand anders binnen zijn of haar organisatie. Lees meer over het inschakelen van het opnieuw toewijzen van e-handtekeningen.

Activiteiten rond het opnieuw toewijzen van offertes bekijken

Wanneer een offerte wordt toegewezen aan een nieuwe ondertekenaar, wordt de wijziging geregistreerd als een activiteit bij de offerte.

• In je HubSpot-account:

  • De hertoewijzing verschijnt in het voorbeeldvenster van de offerte onder Offerteactiviteiten.

  • Alleen gebruikers met toegang tot de offerte kunnen deze activiteit bekijken.

  • De activiteit wordt niet weergegeven in de gekoppelde records (bijv. contactpersoon en bedrijf).

• API-toegang: de activiteit voor het opnieuw toewijzen van een offerte kan via API's beschikbaar zijn, afhankelijk van hoe de gebeurtenis is geconfigureerd en de machtigingen van het API-verzoek.

Een offerte elektronisch ondertekenen

Wanneer elektronische ondertekening is ingeschakeld voor een offerte, kunnen kopers en medeondertekenaars hun handtekening aan de offerte toevoegen.

• Schakel identiteitsverificatie in voor extra beveiliging. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, voegt HubSpot een voorlopige e-mailverificatiestap toe om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen voordat deze de offerte mag ondertekenen.

• Medeondertekenaarskunnen desgewenst het ondertekeningsproces starten vanuit hun HubSpot-account, waardoor verificatie overbodig wordt.

Zowel kopers als medeondertekenaars kunnen het proces voor elektronische ondertekening starten vanuit een gedeelde offerte. Medeondertekenaars ontvangen een e-mail als de koper de offerte als eerste elektronisch ondertekent:

1. Open de offerte om deze elektronisch te ondertekenen:
   • Kopers moeten op de link van de offerte of de oude offerte klikken die met hen is gedeeld.
   • Medeondertekenaars kunnen een gepubliceerde offerte bekijken en medeondertekenen vanaf de overzichtspagina met offertes.
2. Als er een wachtwoord is ingesteld voor de offerte (alleen voor offertes, niet beschikbaar bij oudere offertes), moet de koper zijn e-mailadres en het wachtwoord van de offerte invoeren.
3. Als het bij de offerte is toegestaan om de e-ondertekenaar opnieuw toe te wijzen (alleen bij offertes, niet beschikbaar bij oudere offertes), kan de koper op'Deze ondertekenaar van de offerte opnieuw toewijzen' klikkenom de offerte aan een andere ondertekenaar toe te wijzen.
   
   
   • De koper kan de gegevens van de nieuwe ondertekenaar invullen enrechtsboven op ' opnieuw toewijzen' klikken.
     
     
   • Zowel de vorige als de nieuwe ondertekenaar van de offerte worden per e-mail op de hoogte gesteld. De nieuwe ondertekenaar kan in de e-mail op 'De offerte bekijken' klikken om de offerte te openen voor ondertekening.
     
     
4. Als identiteitsverificatie is uitgeschakeld, klik dan onderaan de offerte op 'Nu ondertekenen '.
   
   
5. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, verifieer dan uw identiteit via e-mail:
   • Scroll in de gedeelde offerte naar het gedeelte ‘Acceptatie’ en klik op ‘E-mail verifiëren’ boven uw naam en e-mailadres. Er verschijnt een melding ‘Verificatie verzonden’ om te bevestigen dat er een verificatie-e-mail is verzonden. U heeft één uur de tijd om het ondertekeningsproces te voltooien nadat u op ‘E-mail verifiëren’ hebt geklikt. Als u de offerte niet binnen één uur na het klikken op ‘E-mail verifiëren’ ondertekent, ga dan terug naar de gedeelde offerte en klik nogmaals op ‘E-mail verifiëren’ om een nieuwe verificatie-e-mail te genereren.
     
     
   • Open je e-mailinbox en zoek het e-mailbericht met het onderwerp ‘Verifieer je identiteit om je offerte te ondertekenen van’. Klik op ‘Verifieer je identiteit en onderteken de offerte ’ om het ondertekeningsproces te starten.

Let op: als de verificatie-e-mail niet aankomt, controleerdan het e-mailadres van de ontvanger, bekijk de bezorgstatus of logboeken van je e-mail (indien beschikbaar) en vraag de ontvanger om alle e-mailmappen te doorzoeken. Verificatie-e-mails worden verzonden vanaf success@hubspot.com of het e-mailadres dat is geconfigureerd in je offerte-instellingen. Als de ontvanger de e-mail nog steeds niet kan vinden, raadpleeg dan de stappen voor probleemoplossing om te achterhalen waarom ontvangers mogelijk geen systeem- of meldings-e-mails van HubSpot ontvangen.

• • Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met een dialoogvenster waarin je identiteit wordt bevestigd. Klik op ‘Begin met ondertekenen’. Als je een foutmelding krijgt wanneer je op‘Begin met ondertekenen’ klikt, klik dan op‘E-mail verifiëren’ in de e-mail, binnen een uur na ontvangst, om het verificatieproces opnieuw te starten.

6. Klik rechtsboven op Aan de slag.
   
   
7. Klik onder ‘Aanvaarding’ op ‘Klik om te ondertekenen’ boven je naam.
   
   
8. Klik in het dialoogvenster op de tabbladen ‘Tekenen’, ‘Typen’ of ‘Uploaden’ en voeg je handtekening toe. Klik op ‘Invoegen’ om de handtekening toe te voegen.
9. Klik rechtsboven op 'Doorgaan'.
10. Klik rechtsboven op 'Bewerken' om je handtekening te bewerken. Klik op 'Ik ga akkoord' om je handtekening op de offerte op te slaan.
11. Klik op 'Sluiten'.
12. Medeondertekenaars ontvangen een e-mail waarin wordt gemeld dat de offerte is ondertekend. Als ze de offerte nog niet hebben medeondertekend, kunnen ze op 'Bekijken en medeondertekenen' klikken om het medeondertekeningsproces te starten. 
13. De offerte is ondertekend, maar nog niet betaald. Als facturering is uitgeschakeld en de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld, wordt er automatisch een contractrecord aangemaakt wanneer een offerte door de koper wordt geaccepteerd. Lees meer over het gebruik van contracten in HubSpot.
14. Als online betalingen voor de offerte zijn ingeschakeld:
    • Als facturering en de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld, worden er automatisch een contract en facturen voor de offerte gegenereerd en vindt de betaling plaats via de factuur.Contracten worden vervolgens gebruikt voor het beheer van doorlopende facturering, het aanmaken van facturen en het innen van betalingen. 
    • Als facturering is uitgeschakeld, klikt de koper bovenaan de offerte op 'Betaling instellen'. De koper kan de offerte ook sluiten en later opnieuw openen om de betaling in te stellen. 

Een offerte medeondertekenen vanaf de overzichtspagina met

offertes Medeondertekenaars kunnen een offerte ook medeondertekenen vanaf de overzichtspagina met offertes:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Prijsopgave. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Prijsopgave.
2. Offertes waarvoor een handtekening vereist is, hebben de status ‘In afwachting van handtekening’. Beweeg de muisaanwijzer over de offerte en klik op ‘Voorbeeld’.
3. Klik rechtsboven op 'Acties' en selecteer vervolgens'Ondertekenen'.
   
   
4. Ga verder methet ondertekenen van de offerte.

De handtekeningstatus van een citaat controleren

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Prijsopgave. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Prijsopgave.
2. Beweeg de muis over een offerte met in afwachting zijnde handtekeningen en klik op 'Voorbeeld'. 
3. Bekijk in het rechterpaneel de ondertekeningsactiviteit onder 'Ondertekeners'.
   
   
4. Nadat de offerte is ondertekend, kunt ueen PDF van de elektronisch ondertekende offerte downloaden.

Let op: als u een ondertekende offerte downloadt, verwijdert Dropbox Sign alle hyperlinks uit de tekst in de secties 'Begeleidende brief', 'Samenvatting' of 'Voorwaarden' van de PDF-versie van de offerte. Het wordt aanbevolen om de volledige URL voor de gelinkte tekst in de secties van de offerte op te nemen, zodat de link nog steeds klikbaar is nadat de offerte is gedownload.

De klant ontvangt een kopie van het document dat hij of zij heeft ondertekend zodra alle vereiste handtekeningen en medeondertekeningen zijn aangebracht. De melding die de klant ontvangt, bevat een link naar het ondertekende document – die verloopt wanneer de offerte verloopt – en een PDF-kopie van het ondertekende document voor zijn of haar administratie.

Volgende stappen

• Lees meer over het maken van offertes.
• Lees meer over het maken van oudere offertes.
• Lees meer over het beheren van offertes.