Gebruik e-handtekeningen met citaten

Gebruik elektronische handtekeningen om eenofferte door een koper te laten ondertekenen. Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is de elektronische bevestiging door een persoon dat hij of zij akkoord gaat met de voorwaarden van een bepaald document. 

E-handtekeningen zijn geldig en wettelijk bindend in de Verenigde Staten, Canada, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en vele andere landen. Ze hebben dezelfde juridische waarde als handgeschreven handtekeningen. De e-handtekeningfunctie van HubSpot wordt mogelijk gemaakt door Dropbox Sign (voorheen HelloSign). Raadpleeg uw eigen juridische team om te weten te komen of het gebruik van e-handtekeningen met uw klanten geldig is.

Voordat u begint

• U hoeft geen account bij Dropbox Sign aan te maken om e-sign te gebruiken als onderdeel van het reguliere offerteproces binnen HubSpot.
• Een gebruiker met een toegewezenCommerceHub-licentie kan een offerte zo configureren dat deze een optie voor elektronische handtekeningen bevat.
• Gebruikers met een toegewezen core-licentie kunnen geen offerte configureren, maar kunnen door een andere gebruiker worden ingesteld als de verzender van de offerte of als medeondertekenaar.

Inzicht in limieten voor elektronische handtekeningen

Je HubSpot-account heeft een gezamenlijke maandelijkse limiet voor elektronische handtekeningen, gebaseerd op je abonnement en het aantal gebruikers met een toegewezen Commerce Hub-licentie.

Gebruik de onderstaande tabel om voorbeelden van limieten voor elektronische handtekeningen te bekijken:

• Als één gebruiker in een maand 30 elektronische handtekeningen heeft gebruikt in de Commerce Hub Professional-account, blijven er 20 e-handtekeningen over, die door beide gebruikers in het account gedurende de rest van de maand kunnen worden gebruikt.
• Als één gebruiker in een maand 50 e-handtekeningen heeft gebruikt in het Commerce Hub Enterprise-account, blijven er 200 e-handtekeningen over, die de rest van de maand door alle andere gebruikers in het account kunnen worden gebruikt. De limiet wordt aan het begin van de volgende maand gereset.

Houd rekening met het volgende bij het bekijken van limieten voor elektronische handtekeningen:

• Een e-handtekening telt mee voor de limiet zodra de optie voor e-handtekeningen is ingeschakeld voor een gepubliceerde offerte. De offerte hoeftniette zijn ondertekend om mee te tellen voor de handtekeninglimiet.
• Een offerte waarvoor meerdere handtekeningen nodig zijn, telt als één elektronische handtekening voor uw limiet. Als een gepubliceerde offerte met ingeschakelde elektronische handtekeningen bijvoorbeeld drie handtekeningen vereist, telt dit slechts als één gebruik voor uw limiet, ongeacht wie de offerte heeft ondertekend.
• Als een offerte met een verzoek om een elektronische handtekening verloopt of wordt ingetrokken, telt het opnieuw verzenden van de offerte als een extra elektronische handtekening voor uw limiet (één elektronische handtekening voor de eerste keer dat de offerte wordt verzonden, en nog een wanneer de offerte opnieuw wordt verzonden).

Bekijk de limieten voor elektronische handtekeningen voor uw abonnement in de Producten & Diensten-catalogus van HubSpot en door het gebruik van elektronische handtekeningen in uw account te controleren.

Het gebruik van elektronische handtekeningen bijhouden

Bekijk in uw offerte-instellingen hoeveel elektronische handtekeningen u deze maand tot nu toe hebt gebruikt, en hoe dicht u bij uw maandelijkse limiet zit. De maandelijkse limiet wordt op de eerste van elke maand gereset.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naarObjecten >Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabblad E-handtekening.
4. Uw gebruik van elektronische handtekeningen wordt weergegeven onderGebruik van elektronische handtekeningen deze maand.

Limiet voor elektronische handtekeningen verhogen

Neem contact op met uwCustomer Success Manager om het aantal beschikbare elektronische handtekeningen in uw account te verhogen.

Elektronische handtekeningen inschakelen op een offerte

Om een veld voor elektronische handtekeningen op een offerte op te nemen, selecteert u 'elektronische handtekening' als acceptatieoptie.

Disclaimer: De implementatie van Dropbox Signdoor HubSpot moet eIDAS-conform zijn, aangezien Dropbox Sign eIDAS-conform is. Dit is niet bedoeld als juridisch advies en mag niet in de plaats komen van professioneel juridisch advies, waarvoor u een bevoegde advocaat dient te raadplegen.

Dropbox Sign maakt gebruik van een vertrouwde partner voor naleving van de regelgeving inzake elektronische handtekeningen in de EU en zal niet expliciet worden vermeld op deeIDAS-website van vertrouwde partners.

Een e-ondertekenaar opnieuw toewijzen

De e-ondertekenaar van een offerte kan de ondertekeningsverplichting opnieuw toewijzen aan iemand anders binnen zijn of haar organisatie. Lees meer over het inschakelen van het opnieuw toewijzen van e-handtekeningen.

Wie kan de activiteiten rond het opnieuw toewijzen van offertes zien

Wanneer een offerte opnieuw wordt toegewezen aan een nieuwe ondertekenaar, wordt de wijziging geregistreerd als een activiteit op de offerte.

In je HubSpot-account:

• De hertoewijzing verschijnt in het voorbeeldvenster van de offerte onder Offerteactiviteiten.
• Alleen gebruikers met toegang tot de offerte kunnen deze activiteit bekijken.
• De activiteit verschijnt niet in gekoppelde records (bijv. contactpersoon en bedrijf).

API-toegang:

De activiteit 'Offerte opnieuw toewijzen' kan beschikbaar zijn via API's, afhankelijk van hoe de gebeurtenis is geconfigureerd en de machtigingen van het API-verzoek.

Een offerte elektronisch ondertekenen

Wanneer elektronische ondertekening is ingeschakeld voor een offerte, kunnen kopers en medeondertekenaars hun handtekening aan de offerte toevoegen.

• Schakel identiteitsverificatie in voor extra beveiliging. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, voegt HubSpot een voorlopige e-mailverificatiestap toe om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen voordat deze de offerte mag ondertekenen.

• Medeondertekenaarskunnen optioneel het ondertekeningsproces starten vanuit hun HubSpot-account starten, waardoor verificatie overbodig wordt.

Zowel kopers als medeondertekenaars kunnen het e-handtekeningproces starten vanuit een gedeelde offerte. Medeondertekenaars ontvangen een e-mail als de koper de offerte als eerste elektronisch ondertekent:

1. Open de offerte om elektronisch te ondertekenen:
   • Kopers moeten op de link naar de met hen gedeelde offerte klikken.
   • Medeondertekenaars kunnen een gepubliceerde offerte bekijken en medeondertekenen vanaf de indexpagina met offertes.
2. Als het mogelijk is om de ondertekenaar van de offerte opnieuw toe te wijzen, kan de koper op'Reassign this quote signer' klikkenom de offerte aan een andere ondertekenaar toe te wijzen.
   
   
   • De koper kan de gegevens van de nieuwe ondertekenaar invullen enrechtsboven op ' opnieuw toewijzen' klikken.
     
     
   • Zowel de vorige als de nieuwe ondertekenaar van de offerte worden per e-mail op de hoogte gesteld. De nieuwe ondertekenaar kan in de e-mail op 'Bekijk de offerte' klikken om de offerte te openen voor ondertekening.
     
     
3. Als identiteitsverificatie is uitgeschakeld, klikt u onderaan de offerte op Nu ondertekenen.
   
   
4. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, verifieer dan uw identiteit via e-mail:
   • Scroll in de gedeelde offerte naar het gedeelte 'Acceptatie' en klik op 'E-mail verifiëren' boven uw naam en e-mailadres. Er verschijnt een melding dat er een verificatie-e-mail is verzonden. U heeft één uur de tijd om het ondertekeningsproces te voltooien nadat u op 'E-mail verifiëren' heeft geklikt.
     
     

Let op: als u de offerte niet binnen een uur na het klikken op de knop 'E-mail verifiëren' ondertekent, ga dan terug naar de gedeelde offerte en klik opnieuw op 'E-mail verifiëren' om een nieuwe verificatie-e-mail te genereren.

• • Open uw e-mailinbox en zoek het e-mailbericht met het onderwerp 'Verifieer uw identiteit om uw offerte te ondertekenen'. Klik op 'Verifieer uw identiteit en onderteken offerte ' om het ondertekeningsproces te starten.
  • Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met een dialoogvenster waarin uw identiteit wordt bevestigd. Klik op 'Begin met ondertekenen'.

4. Klik rechtsboven op 'Aan de slag '.
   
   
5. Klik onder 'Aanvaarding' op 'Klik om te ondertekenen' boven uw naam.
   
   
6. Klik in het dialoogvenster op de tabbladen Tekenen, Typen of Uploaden en voeg uw handtekening toe. Klik op Invoegen om de handtekening toe te voegen.
7. Klik rechtsboven op Doorgaan.
8. Klik rechtsboven op 'Bewerken' om uw handtekening te bewerken. Klik op 'Ik ga akkoord' om uw handtekening op de offerte op te slaan.
9. Klik op Sluiten.
10. Medeondertekenaars ontvangen een e-mail waarin wordt gemeld dat de offerte is ondertekend. Als ze de offerte nog niet hebben medeondertekend, kunnen ze op 'Bekijk en medeonderteken offerte' klikken om het medeondertekeningsproces te starten. 
11. De offerte is ondertekend, maar nog niet betaald. Als online betalingen voor de offerte zijn ingeschakeld, kan de koper bovenaan de offerte op Betaling instellen klikken. Ze kunnen de offerte ook sluiten en later opnieuw openen om de betaling in te stellen.

Een offerte medeondertekenen vanaf de indexpagina met

offertes Medeondertekenaars kunnen een offerte ook medeondertekenen vanaf de indexpagina met offertes:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Offertes die een handtekening vereisen, hebben de status In afwachting van handtekening. Beweeg de muis over de offerte en klik op Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op 'Acties' en selecteer vervolgens'Medeondertekenen'.
   
   
4. Ga verder methet ondertekenen van de offerte.

De handtekeningstatus van een citaat bekijken

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte met in afwachting zijnde handtekeningen en klik op Voorbeeld. 
3. Bekijk in het rechterpaneel de ondertekenactiviteit onder Ondertekenaars.
   
   
4. Nadat de offerte is ondertekend, kunt ueen PDF van de elektronisch ondertekende offerte downloaden.

Let op: als u een ondertekende offerte downloadt, verwijdert Dropbox Sign alle hyperlinks uit de tekst in de secties Begeleidende brief, Samenvatting of Voorwaarden van de PDF-versie van de offerte. Het wordt aanbevolen om de volledige URL voor de gelinkte tekst in de secties van de offerte op te nemen, zodat de link nog steeds klikbaar is nadat de offerte is gedownload.

De klant ontvangt een kopie van het document dat hij heeft ondertekend zodra alle vereiste handtekeningen en medeondertekeningen zijn voltooid. De melding die hij ontvangt, bevat een link naar het document dat hij heeft ondertekend, die verloopt wanneer de offerte verloopt, en een pdf-kopie van het ondertekende document voor zijn administratie.

Instellingen voor identiteitsverificatie bij elektronische handtekeningen beheren

Standaard is er geen identiteitsverificatie vereist voor elektronische handtekeningen tijdens het ondertekeningsproces van de offerte. Schakel de instelling in als verificatie van de koper vereist is. Als u geen verificatie van medeondertekenaars vereist, schakel de instelling dan in voor kopers. Medeondertekenaars kunnen danmedeondertekenen vanaf de indexpagina van de offertes.

Om identiteitsverificatie in of uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naarObjecten >Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabblad E-handtekening.
4. Om verificatie in te schakelen en verplicht te stellen bij het ondertekenen van een offerte, schakelt u onder E-handtekeninginstellingen de schakelaar Identiteitsverificatie in. Identiteitsverificatie is vereist bij het ondertekenen van offertes nadat de instelling is ingeschakeld.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuVerificatie via e-mailadres en selecteer een e-mailadres van het team. Persoonlijke e-mailadressen kunnen niet als standaard worden gebruikt.
   • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt de e-mail verzonden vanaf success@hubspot.com.
5. Om verificatie uit te schakelen, zet u onder E-handtekeninginstellingen de schakelaar Identiteitsverificatie uit. Identiteitsverificatie is niet vereist bij het ondertekenen van offertes nadat de instelling is uitgeschakeld.
   
   

Volgende stappen

• Offertes aanmaken.
• Offertes beheren.