Rapporten maken met de custom report builder

Met de custom report builder van HubSpot kun je meerdere gegevensbronnen in HubSpot analyseren. Het verschil tussen de custom report builder en andere typen HubSpot-rapporten is dat je naast objecten ook gegevens van marketing- en verkoopactiviteiten kunt weergeven. Je kunt bijvoorbeeld een rapport maken om te meten hoe je doelaccounts omgaan met je website.

Om rapporten te maken met de custom report builder, moet de gebruiker machtigingen hebben voor het maken/eigen en bewerken van rapporten. 

Overzicht van de bouwer van aangepaste rapporten

Het maken van een rapport in de custom report builder kan worden onderverdeeld in de volgende stappen:

1. Selecteer de gegevensbronnen van het rapport: selecteer de typen HubSpot-gegevens die het rapport zal bevatten.
2. Velden toevoegen aan het rapport: selecteer de specifieke eigenschap, gebeurtenis en activiteit waarover gerapporteerd moet worden.
3. Rapportfilters aanpassen: stel limieten en grenzen in voor de velden die je hebt toegevoegd.
4. Rapportvisualisatie configureren: kies hoe je de gegevens wilt weergeven.
5. Het rapport opslaan of exporteren: maak je rapport beschikbaar voor jezelf en anderen om te bekijken, of exporteer het om je gegevens offline te halen.

Als je niet zeker weet wat het beste type grafiek is om te gebruiken voor je rapport, kun je de slimme grafiekfunctie gebruiken om je op weg te helpen. Door slimme grafieken in te schakelen voordat je velden toevoegt, zal HubSpot automatisch een grafiektype voorstellen op basis van de velden die je toevoegt. Zodra je een aanbevolen grafiektype hebt geselecteerd, zal HubSpot de velden automatisch indelen in aanbevolen kanalen. Meer informatie over het gebruik van smartcards. 

Een rapport maken 

Je rapport samenstellen: 

1. Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
2. Klik rechtsboven op Rapport maken .
3. Klik in het menu aan de linkerkant op Aangepast rapport.
4. Klik op Volgende.
5. Selecteer een van de volgende opties:
   
   • Maak zelf een rapport:
     1. Selecteer het vervolgkeuzemenu Primaire gegevensbron om de reikwijdte van je rapport te beperken. Meer informatie over het selecteren van gegevensbronnen.
     2. Schakel de schakelaar Meer gegevensbronnen toevoegen in als u meer gegevensbronnen wilt toevoegen.
     3. Klik op + Koppelingslabels toevoegen om aan te geven welke records in het rapport moeten worden opgenomen op basis van hun labels. Meer informatie over verenigingslabels.
     4. Klik op Volgende.
   • Begin met een dataset(alleenData Hub Enterprise ):
     1. Selecteer een dataset in de tabel. Beweeg de muis over de dataset om deze te bekijken of te bewerken .
     2. Je kunt ook een nieuwe dataset voor je rapport maken door op Maak dataset te klikken. Meer informatie over het maken van datasets.
     3. Klik op Volgende.
6. Ga verder met het maken van je aangepaste rapport.

Het rapport configureren

Selecteer specifieke eigenschappen, activiteitsmetingen en gebeurtenissen om gegevens aan je rapport toe te voegen. De beschikbare velden zijn gebaseerd op de gegevensbronnen die je voor het rapport selecteert. Het aantal velden dat je kunt toevoegen aan een rapport hangt af van het rapporttype:

• Verticale staaf-, lijn- en vlakdiagrammen: je kunt maximaal twaalf velden toevoegen op de Y-as en één op de X-as, of elk één op de X- en Y-as en één Break down by.
• Horizontale balk: je kunt maximaal twaalf velden toevoegen op de X-as en één op de Y-as, of één elk op de X- en Y-as en één Break down by.
• Combinatiegrafieken: je kunt maximaal vier velden toevoegen.
• Donut, taart, KPI: je kunt maximaal dertig waardevelden toevoegen, of één waardeveld en één Break down by.
• Meter: je kunt maximaal één waardeveld toevoegen.
• Draaitabel: je kunt maximaal dertig velden toevoegen, met maximaal vier rijen en vier kolommen.
• Tabel: je kunt maximaal dertig velden toevoegen.

Let op: in bepaalde gegevensbronnen zijn gebeurtenisvelden te zien in de sectie Gebeurtenissen . Momenteel kun je maar één gebeurtenisveld kiezen voor het aangepaste rapport, en de gegevens in het veld worden automatisch beperkt tot een bepaald tijdsbereik.

Velden toevoegen

Om velden aan het rapport toe te voegen:

1. Sleep in de linker zijbalk eigenschappen naar de velden op het tabblad Configureren of ga met de muis over de eigenschap en klik op verticalMenu Acties en selecteer vervolgens Toevoegen aan [X].

2. Om een tweede Y-as aan je grafiek toe te voegen sleep je eigenschappen naar het Y-as veld op het Configuratie tabblad, of ga met de muis over de eigenschap en klik op verticalMenu Acties en selecteer dan Toevoegen aan Y-as. De grafiek wordt dan geconverteerd naar een combinatiegrafiek en je kunt elke Y-as afzonderlijk configureren binnen de instellingen van de grafiek. Meer informatie over het gebruik van meerdere Y-assen.
3. In het linkerpaneel kun je de zoekbalk gebruiken om naar eigendommen te zoeken. Klik op het pictogram filter Velden filteren om de gegevensbronnen die verschijnen te beperken, veldtypes te filteren en eigenschapgroepen te selecteren. 

4. Beweeg de muis over het object en klik opverticalMenuAActies en selecteer vervolgens Objectinfo weergeven om de details van het object, de beschrijving en de bewerkingsgeschiedenis te bekijken.

5. Formulevelden kunnen worden gebruikt in de custom report builder (alleenData Hub Enterprise ). Meer informatie over het maken van velden met formules.
6. Als je smart chart hebt ingeschakeld, worden alle velden standaard toegevoegd onder de kop Kolommen . Voor alle andere grafiektypes zullen de beschikbare kanalen variëren per grafiektype:
   • X-as: de horizontale lijn in het rapport.
   • Y-as: de verticale lijn in het rapport. 
   • Uitsplitsen naar: de secties of categorieën in het rapport.

Let op: als je een veld met een grote hoeveelheid gegevens toevoegt aan de Kanaalindeling , kan het rapport mogelijk niet worden geladen. Meer informatie over het vermijden van te veel datapunten opgevraagde fouten. Rapporten die meer dan 99 waarden bevatten in de eigenschap Opsplitsen naar kunnen niet worden weergegeven op dashboards en moeten worden bekeken in de rapportagetool.

• • Waarden: de hoeveelheid, hoeveelheid of waarde van het rapport (d.w.z. wat wordt geteld). 
  • Groepeer op: de secties of categorieën in het rapport.
  • Kolommen: de kolommen in het rapport. 
  • Bekijk puntdetails op: voor diagrammen met een spreidingsdiagram splitst dit kanaal gegevens op door punten op de kaart te maken volgens het gespecificeerde veld. Terwijl Opsplitsen op punten maakt die zijn georganiseerd op kleur, zal deze sleuf alle gegevens organiseren zonder kleur of extra toewijzingen. Gebruik dit kanaal in plaats van Opsplitsen per bij het rapporteren over grotere gegevenssets. Accepteert dimensievelden.
  • Weergavepuntgrootte door: gebruik dit kanaal voor diagrammen met puntenwolken om een derde numerieke waarde toe te voegen aan de grafiek en automatisch de gegevens te schalen met bellen in de visualisatie. Accepteert maatvelden.

Velden kunnen worden ingesteld als een van twee types, die aangeven of er een aggregatie wordt uitgevoerd op de gegevens van het veld:

• Dimensies: velden zonder aggregatie, worden grijs weergegeven. Dimensies kunnen elk gegevenstype zijn, inclusief datums, getallen, booleans en strings. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de X-as en onderverdelen per sleuf. 
• Maatregelen: velden met een ingestelde aggregatiemethode, groen weergegeven. Maatstaven zijn meestal numerieke of kwantitatieve waarden, zoals het aantal geassocieerde deals. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de Y-as. Je kunt tot twaalf maatregelen aan één rapport toevoegen.

Let op: de aggregatiemethode voor standaardmetingen, zoals Aantal deals, is ingesteld op Afzonderlijke telling en kan niet worden aangepast.

1. Als u een veld wilt bewerken, klikt u op het edit potloodpictogram naast het veld. Bewerk de details van het veld in het dialoogvenster, afhankelijk van het type veld:

• • Naam: wijzig de naam van het veld voor dit rapport. 
  • Aggregatie: de aggregatiemethode van het veld.
  • Sorteren: selecteer voor velden zonder aggregatietype de waarde en volgorde waarop de gegevens van het veld worden gesorteerd.
    • Label: sorteer de gegevens van het veld op de labels in oplopende of aflopende volgorde.
    • Waarde: sorteer de gegevens van het veld op de waarden in oplopende of aflopende volgorde.
    • Weergavevolgorde: sorteer de gegevens van het veld op de volgorde waarin de waarden worden weergegeven in HubSpot.
    • Aantal records: als je rapport een standaardmaatregel bevat, zoals Aantal contactpersonen of Aantal bedrijven, sorteer het veld dan op die standaarddimensie.

  • Limiet: stel voor velden zonder aggregatietype een limiet in op het aantal waarden dat vanuit dit veld aan het rapport wordt toegevoegd, zoals Top 10 of Bodem 20.

  • Formaat: bewerk hoe decimalen, negatieve waarden en duizendtallenscheidingstekens worden gebruikt voor het geselecteerde getalveld. Met deze maatregel kunnen relevante velden worden weergegeven als valuta of percentage.

2. Standaard worden de rapportgegevens vernieuwd terwijl je aanpassingen maakt. Om te voorkomen dat het rapport wordt vernieuwd, schakel je het selectievakje Vernieuwen als ik wijzigingen aanbreng in boven het rapport. Je kunt het rapport dan handmatig verversen door op het pictogram refresh vernieuwen te klikken.

Rapportfilters aanpassen

Rapportfilters aanpassen om specifieker te zijn over welke gegevens het rapport weergeeft.

Om je rapportfilters aan te passen:

1. Klik op het tabblad Filters of klik op verticalMenu Acties en selecteer vervolgens Toevoegen aan filters.

2. Standaard is de rapportage van gebeurtenissen beperkt door de hoeveelheid gebeurtenisgegevens in je account. Een grotere hoeveelheid gebeurtenisgegevens verkort de beschikbare tijdspanne voor rapportage over die gebeurtenis. Meer informatie over deze evenementlimiet.
3. Stel je andere filterregels in door te klikken op het vervolgkeuzemenu Gegevens opnemen als het overeenkomt met en een optie te selecteren:

• • ALLE onderstaande filters: de gegevens moeten aan alle voorwaarden voldoen.
  • ELK van de onderstaande filters: de gegevens moeten voldoen aan een of meer van de voorwaarden.
  • Aangepaste filterregels: de gegevens moeten voldoen aan aangepaste regelgroepen, gescheiden door AND- en OR-operatoren . Meer informatie over het groeperen van je velden.

4. Voeg voorwaarden toe aan je inactieve filtervelden:
   • Klik onder Inactieve filters op een filter. 

• • Selecteer een voorwaarde voor het veld en selecteer de waarde voor de voorwaarde. 

• • Klik op Toepassen. 

5. Om uw filters te groeperen met AND, OR en NOT logica:
   • Klik op het filter dat je wilt groeperen met een ander filter.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Groeperen met een ander filter en selecteer het filternummer waarmee je dit filter wilt groeperen. 
   • Klik op Toepassen.
   • De filters worden dan gegroepeerd. Om de operator binnen de groep bij te werken, klik je op de en tekst in de groep en selecteer je of. De niet logica is niet beschikbaar in dit groepsfilter. Leer meer over het verschil tussen AND en OR logica.

• • Je kunt ook tekst invoeren in het veld Filterregels . Door bijvoorbeeld 1 en (NOT 2) in te voeren, worden gegevens opgenomen die voldoen aan filter 1, maar niet aan filter 2. Als je de NOT-filter gebruikt, moet deze in hoofdletters worden geschreven.

Rapportvisualisatie configureren

1. Kies op het tabblad Configureren hoe je gegevens worden weergegeven door je grafiektype te selecteren. Meer informatie over de grafiektypen van HubSpot.

2. Als je niet zeker weet wat het beste type grafiek is om te gebruiken voor je rapport, selecteer dan de slimme grafiekfunctie om aan de slag te gaan. Als slimme grafieken zijn ingeschakeld, zal HubSpot grafiektypen aanbevelen die het beste werken met de door jou geselecteerde velden.
   • Om de slimme grafiek in te schakelen, selecteert u het type slimme grafiek.

• • Na het toevoegen van velden aan het rapport, markeert HubSpot aanbevolen grafiekstijlen in lichtgrijs. 
• 
   
  • Om je velden automatisch te ordenen, selecteer je een aanbevolen grafiektype. HubSpot zal dan velden instellen in de aanbevolen kanalen en je gegevens opsplitsen naar één van de toegevoegde velden, afhankelijk van het grafiektype. Als slimme grafiek is ingeschakeld, blijven toegevoegde velden onder een kopje Kolommen staan, in plaats van individuele assen zoals in een standaard aangepast rapport.
  • Om het rapport verder te configureren, klik je op de slimme grafiekfunctie om deze uit te schakelen. Velden op het tabblad Configureren worden dan gecategoriseerd aan de hand van de aanbevolen assen, kolommen of onderverdeling, afhankelijk van het grafiektype.

3. Om de instellingen van je grafiek verder te configureren, klik je op Grafiekinstellingen. De beschikbare grafiekinstellingen zijn afhankelijk van het type grafiek dat je selecteert.

• • Asschaal: de schaal waarop je gegevens worden weergegeven, lineair of logaritmisch.
    • Lineair: geeft de gegevens van de grafiek weer op een ware schaal. De grafiek zal uitschieters prominent weergeven. 

• • • Logaritmisch: condenseer de gegevens van de grafiek om de ruimte tussen de gegevenspunten te verkleinen. Dit kan handig zijn als je gegevens moet vergelijken die drastische uitschieters bevatten. 

• • Y-as label: bewerk de labelnaam op de y-as. Als er geen wijzigingen worden gemaakt, zal het label op de y-as standaard de naam van de eigenschap van de eerst vermelde meting zijn.
  • Kleurenpalet: kies het kleurenschema van de grafiek uit een set HubSpot kleurenthema's of je eigen merkkleuren. Voor gebruikers met kleurenblindheid of slechtziendheid creëert de optie Pattern Fill een uniek patroon voor elke kleur, waardoor rapporten gemakkelijker te lezen zijn.
  • Kleuren: om het kleurenschema verder aan te passen, klik je op de kleurenkiezer naast een uitsplitsingswaarde en selecteer je een kleur.
  • Cumulatief: voor lijn- en vlakgrafiekrapporten met datum- of tijdwaarden op de X-as, de waarden cumulatief weergeven op de X-as.

• • Positie legenda: standaard wordt de legenda bovenaan de grafiek weergegeven om gegevens met waarde en kleur aan te geven. Om de positie van de legenda te wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een positie.
  • Max: de maximumwaarde die de as van een grafiek zal weergeven. Deze instelling bepaalt hoe ver de visualisatie is ingezoomd. Bijvoorbeeld, een waarde van 100 op een verticaal staafdiagram zal de Y-as tot een waarde van 100 weergeven.
    
    • Deze instelling filtert geen gegevens uit het rapport en dient alleen voor weergave.
    • Bij gebruik met een logaritmische asschaal rondt de rapportbouwer deze waarde naar boven af op basis van de logaritmische schaal. 

• • Min: de minimumwaarde die de as van een grafiek zal weergeven. Deze instelling bepaalt hoe ver de visualisatie is ingezoomd. Bijvoorbeeld, een waarde van 50 op een verticaal staafdiagram zal de Y-as laten beginnen bij een waarde van 50. Deze instelling filtert geen gegevens uit het rapport en dient alleen voor weergave.
  • Maandelijks doel: voer een getal in om een doellijn toe te voegen aan de grafiek. Maanddoel kan alleen worden gebruikt in XY-visualisatie (bijv. verticale staaf-, vlak- of lijngrafiek) wanneer een op datum gebaseerde eigenschap wordt gebruikt op de x-as.
  • Toon Bubble Legenda: voor diagrammen met een spreidingsdiagram kun je, wanneer het rapport een View point size per veld bevat, de belgrootte toevoegen aan de legenda door het selectievakje in te schakelen. 
  • Gegevenslabels tonen: standaard bevatten grafieken gegevenslabels om specifieke waarden weer te geven. Wis het selectievakje om deze labels te verbergen.
  • Formaat gegevenslabels: voor diagrammen met een spreidingsdiagram kun je, wanneer Toon gegevenslabels is geselecteerd, kiezen welke gegevenslabels in de grafiek worden weergegeven. Selecteer bijvoorbeeld (X,Y) om gegevenslabels weer te geven voor waarden op zowel de X- als de Y-as.
  • Ondoorzichtigheid: voor diagrammen met puntenwolken stelt u de ondoorzichtigheid van de punten in de grafiek in. Een lagere ondoorzichtigheid kan nuttig zijn als gegevens elkaar visueel overlappen.

• • Toon indicatoren: lijn- en vlakdiagrammen bevatten standaard indicatoren bij gegevenspunten langs de assen. Schakel het selectievakje uit om de indicatoren te verwijderen.
  • Toon vandaag: standaard bevatten lijn- en vlakdiagrammen alleen gegevens van voorgaande dagen. Schakel het selectievakje in om gegevens van de huidige dag tot nu toe op te nemen.
  • Totalen weergeven: standaard geven donut- en cirkeldiagrammen de totale gegevens in het rapport weer. Wis het selectievakje om het totaal te verbergen.
  • Gestapeld: stapelt de Break down op waarden, wat de leesbaarheid van een rapport kan verbeteren.
  • Y-as 1 en 2: voor combinatiegrafieken kun je kiezen of je elke Y-as wilt weergeven als een staaf-, lijn- of vlakgrafiek . De instellingen voor elk Y-as visualisatietype zijn dezelfde als de instellingen die beschikbaar zijn voor het algemene grafiektype. Om gegevens aan een andere Y-as toe te voegen, klikt u op een maatregel en sleept u deze naar het y-as gedeelte op het tabblad Configureren . 

• • Y-asmodus: standaard zijn combinatiegrafieken ingesteld op de modus Dubbele as.
  • Banden: gebruik gekleurde banden om een reeks waarden visueel aan te geven in de visualisatie van je meter. Je kunt bijvoorbeeld geel hebben voor goed presteren, oranje voor gemiddeld presteren en rood voor niet presteren. 
    • Configureer de volgende waarden om een band in te stellen: 
      • Van: voer de beginwaarde van de band in. 
      • To: voer de eindwaarde van de band in. 
      • Kleur: stel een kleur in voor je band. 
    • Om nog een band toe te voegen, klik je op Band toevoegen. 
    • Om een band te verwijderen, klik je op X naast de band. 

Je rapport opslaan

Zodra het rapport is ingesteld, sla je het op in je rapportenlijst, dashboard of exporteer je de gegevens vanuit HubSpot.

Om het rapport op te slaan in je rapportenlijst of een dashboard:

1. Klik rechtsboven op Rapport opslaan. 
2. Voer in het rechterpaneel de naam van het rapport in het veld Rapportnaam in.
3. Selecteer waar je het rapport wilt opslaan:
   
   • Niet toevoegen aan dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan je rapportenlijst.
   • Toevoegen aan bestaand dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan een bestaand dashboard. Klik op het vervolgkeuzemenu om het dashboard te selecteren waaraan je het rapport wilt toevoegen.
   • Toevoegen aan nieuw dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan een dashboard dat je aanmaakt. Voer de naam van het dashboard in en selecteer de zichtbaarheid.
4. Klik op Volgende.
5. Selecteer onder Wie heeft toegang tot dit rapport het toegangsniveau dat je aan dit rapport wilt toekennen.
6. Klik rechtsonder op Opslaan.

Je kunt ook een rapport exporteren om je gegevens offline te halen. Wanneer je een rapport configureert voor export, worden alle velden in de sectie Velden opgenomen als kolommen in de export. Alle velden in het rapport worden geëxporteerd met hun meest recente naam. 

Een rapport exporteren:

1. Klik rechtsboven op Niet samengevatte gegevens exporteren.

2. Voer in het dialoogvenster de naam van de export in en selecteer vervolgens de bestandsindeling waarin je het rapport wilt opslaan. Klik op Exporteren. Het bestand wordt verwerkt en je ontvangt een melding zodra het rapport kan worden gedownload.

Een rapport vernieuwen

Rapporten die zijn gemaakt met de custom report builder worden elke twee uur automatisch ververst met nieuwe beschikbare gegevens. Je kunt een rapport of dashboard echter elke 15 minuten handmatig vernieuwen om nieuwe gegevens op te halen.

Rapporten op een dashboard handmatig vernieuwen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Dashboards.
2. Gebruik het vervolgkeuzemenu voordashboards linksboven om het dashboard te selecteren met het rapport dat je wilt vernieuwen.
3. Om alle rapporten op een dashboard te verversen, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven en selecteer je Gegevens verversen. 

4. Om een individueel rapport te verversen, ga je met de muis over het rapport, klik je op het pictogram verticalMenuAcActies en selecteer Vernieuwen. 

Om handmatig een rapport te vernieuwen vanuit de rapportbibliotheek:

1. Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
2. Klik op de naam van het rapport dat je wilt vernieuwen.

3. Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Vernieuwen. 

Aangepaste rapporten beheren

Nadat je je aangepaste rapport hebt gemaakt, kun je een overzicht van het rapport bekijken. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
2. Klik op de naam van je rapport.
3. Bekijk in het gedeelte Samengevatte gegevens een samenvatting van de KPI's op hoog niveau in het rapport.
4. Navigeer naar het tabblad Unsummarized dataset om de niet-geaggregeerde gegevens in je rapport te bekijken.

Rapportage en gegevenslimieten

Houd de volgende limieten in gedachten bij het gebruik van de custom report builder:

• Voor betere prestaties zijn rapporten zonder tabel beperkt tot 1.000 unieke rijen gegevens. Om het aantal rijen in een rapport te verminderen, is het aan te raden om filters toe te voegen om je gegevens specifieker te maken, of dimensies te gebruiken die een lager aantal unieke waarden hebben (bijvoorbeeld meerdere selectietype eigenschappen). Tabelrapporten zijn gepagineerd en kunnen meer dan 1000 rijen bevatten.
• Het duurt 10-15 minuten voordat nieuwe gegevens in rapporten verschijnen. Als je bijvoorbeeld een nieuwe contactpersoon aanmaakt die voldoet aan de criteria van een rapport, verschijnt de contactpersoon pas na 10-15 minuten in het rapport.
• Rapporten die zijn gemaakt met de custom report builder worden elke twee uur automatisch ververst met nieuwe beschikbare gegevens. Leer hoe je handmatig een rapport kunt vernieuwen om nieuwe gegevens op te halen voor de volgende automatische verversing.
• Sommige velden, zoals HubSpot team en de velden Eigenaar , worden geëxporteerd met interne ID's in plaats van de HubSpot labels. 
• Voor eventrapportage is er een maximaal tijdsbereik van 10 jaar of 10 miljoen events ( alleen Professional ) en 100 miljoen events (alleenEnterprise ). Als er meer dan 10 miljoen gebeurtenissen ( alleen Professional ) of 100 miljoen gebeurtenissen( alleenEnterprise ) zijn voor het geselecteerde type gebeurtenis, wordt het beschikbare tijdsbestek verkort. Het minimale tijdsbestek voor het rapporteren van gebeurtenissen is één maand voor Professional en twee maanden voor Enterprise.