Rapporten maken met de custom report builder

Met de custom report builder van HubSpot kun je meerdere gegevensbronnen in HubSpot analyseren. Het verschil tussen de custom report builder en andere typen HubSpot-rapporten is dat je naast objecten ook gegevens van marketing- en verkoopactiviteiten kunt weergeven. Je kunt bijvoorbeeld een rapport maken om te meten hoe je doelaccounts omgaan met je website.

Kom meer te weten over het ontwikkelen van vaardigheden op het gebied van marketinganalyse tijdens een coachingsessie in een kleine groep. Bekijk de details van de sessie en schrijf je in.

Vereisten begrijpen

• Om rapporten te maken met de custom report builder, moet de gebruiker machtigingen hebben voor het maken/eigen en bewerken van rapporten. 

• Bestaande rapporten kunnen niet worden samengevoegd tot één rapport. Om de informatie te bundelen, maakt u een nieuw aangepast rapport aan waarin de relevante gegevensbronnen, velden, filters en uitsplitsingen zijn opgenomen. Als de gegevens niet in één rapport kunnen worden samengevoegd, kun je overwegen om de statistieken te vereenvoudigen, waar mogelijk gebruik te maken van beschikbare datasets, of de rapporten apart op een dashboard weer te geven. 

Overzicht van de bouwer van aangepaste rapporten

Het maken van een rapport in de custom report builder kan worden onderverdeeld in de volgende stappen:

1. Selecteer de gegevensbronnen van het rapport: selecteer de typen HubSpot-gegevens die het rapport zal bevatten.
2. Velden toevoegen aan het rapport: selecteer de specifieke eigenschap, gebeurtenis en activiteit waarover gerapporteerd moet worden.
3. Rapportfilters aanpassen: stel limieten en grenzen in voor de velden die je hebt toegevoegd.
4. Rapportvisualisatie configureren: kies hoe je de gegevens wilt weergeven.
5. Het rapport opslaan of exporteren: maak je rapport beschikbaar voor jezelf en anderen om te bekijken, of exporteer het om je gegevens offline te halen.

Als je niet zeker weet wat het beste type grafiek is om te gebruiken voor je rapport, kun je de slimme grafiekfunctie gebruiken om je op weg te helpen. Door slimme grafieken in te schakelen voordat je velden toevoegt, zal HubSpot automatisch een grafiektype voorstellen op basis van de velden die je toevoegt. Zodra je een aanbevolen grafiektype hebt geselecteerd, zal HubSpot de velden automatisch indelen in aanbevolen kanalen. Meer informatie over het gebruik van smartcards. 

Een rapport maken 

Je rapport samenstellen: 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Rapporten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Rapporten.
2. Klik rechtsboven op hetpijltje omlaag naast ‘Rapport aanmaken’ en selecteer vervolgens ‘Aangepast rapport’.

Gegevensbron

3. Kies je gegevensbron:
   • Om een CRM-gegevensbron te selecteren, vink je het selectievakjenaast een eigenschap aan. Het eerste selectievakje dat u aanvinkt, wordt de primaire gegevensbron. Eventuele extra selectievakjes zijn secundaire gegevensbronnen. Meer informatie over het selecteren van gegevensbronnen.

3. • Om een dataset te gebruiken, klikt u op het tabblad‘Dataset’ en selecteert u vervolgens een van de beschikbare datasets (alleenData Hub Enterprise ). 
   • Klik op Toepassen.
4. Om een koppelingslabel toe te voegen, klik je op hetpictogram metde drie verticale puntjes rechtsboven in hetgegevensvenster . Gebruik devervolgkeuzemenu's om associatielabels te selecteren en klik vervolgens op‘Opslaan’.

Visualisatie

5. Kies vervolgens een rapportvisualisatie door op het vervolgkeuzemenu ‘Visualisatie’ te klikken. Schakel ‘Aanbevelen op basis van gegevens’ in om automatisch de beste grafiek voor je statistieken en dimensies te kiezen. Het aantal velden dat je kunt toevoegen aan een rapport hangt af van het rapporttype:
   • Verticale staaf-, lijn- en vlakdiagrammen: je kunt maximaal 12 velden aan de Y-as toevoegen en één aan de X-as, of één veld aan zowel de X- als de Y-as en één veld bij ‘Uitsplitsing naar’.
   • Horizontale balk: je kunt maximaal 12 velden toevoegen aan de X-as en één aan de Y-as, of één veld aan zowel de X- als de Y-as en één veld bij ‘Uitsplitsing naar’.
   • Combinatiegrafieken: je kunt maximaal vier velden toevoegen.
   • Donut, cirkeldiagram, KPI: je kunt maximaal 30 waardevelden toevoegen, of één waardeveld en één ‘Uitsplitsing naar’.
   • Meter: je kunt maximaal één waardeveld toevoegen.
   • Draaitabel: je kunt maximaal 30 velden toevoegen, met maximaal vier rijen en vier kolommen.
   • Tabel: je kunt maximaal 30 velden toevoegen.

Let op: in bepaalde gegevensbronnen zijn gebeurtenisvelden te zien in de sectie Gebeurtenissen . Momenteel kun je maar één gebeurtenisveld kiezen voor het aangepaste rapport, en de gegevens in het veld worden automatisch beperkt tot een bepaald tijdsbereik.

Gegevensvelden

Met gegevensvelden kunt u gegevens van één object of van meerdere objecten analyseren om vragen over uw bedrijf te beantwoorden.

6. Klik vervolgens onder ‘Gegevensvelden’ op ‘+ Toevoegen’. Sleep de eigenschappen naar de beschikbare gegevensvelden op basis van de visualisatie die u hebt geselecteerd. Voorbeelden van velden die mogelijk beschikbaar zijn, zijn onder meer:
   • X-as: de horizontale lijn in het rapport.
   • Y-as: de verticale lijn in het rapport.
   • Uitsplitsen naar: de secties of categorieën in het rapport.
   • Waarden: de hoeveelheid, hoeveelheid of waarde van het rapport (d.w.z. wat wordt geteld).
   • Groepeer op: de secties of categorieën in het rapport.

Let op: als u een veld met een grote hoeveelheid gegevens toevoegt aan de uitsplitsing per kanaal, kan het rapport mogelijk niet worden geladen. Lees meer over het voorkomen van fouten als gevolg van het opvragen van te veel gegevenspunten. Rapporten die meer dan 99 waarden bevatten in de eigenschap Opsplitsen naar kunnen niet worden weergegeven op dashboards en moeten worden bekeken in de rapportagetool.

6. • Kolommen: de kolommen in het rapport.

   • Details van punten weergeven op basis van: bij spreidingsdiagrammen splitst dit kanaal de gegevens op door punten in de grafiek te plaatsen op basis van het opgegeven veld. Terwijl ‘Break down by’ punten per kleur rangschikt, rangschikt deze optie alle gegevens zonder kleur of aanvullende toewijzingen. Gebruik dit kanaal in plaats van ‘Uitgesplitst naar’ wanneer u rapportages maakt over grotere datasets. Accepteert dimensievelden.

   • Weergavepuntgrootte door: gebruik dit kanaal voor diagrammen met puntenwolken om een derde numerieke waarde toe te voegen aan de grafiek en automatisch de gegevens te schalen met bellen in de visualisatie. Accepteert maatvelden.

7. Voor velden kan een van twee aggregatietypen worden ingesteld, die aangeven of er een aggregatie wordt uitgevoerd op de gegevens van het veld. Om het type in te stellen, beweeg je de muisaanwijzer over de eigenschap en klik je op het potloodpictogram. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu ‘Aggregatie ’ om het type te selecteren en klik op ‘Toepassen’:

• • Dimensies: velden zonder aggregatie, worden grijs weergegeven. Dimensies kunnen elk gegevenstype zijn, inclusief datums, getallen, booleans en strings. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de X-as en onderverdelen per sleuf.
  • Maatregelen: velden met een ingestelde aggregatiemethode, groen weergegeven. Maatstaven zijn meestal numerieke of kwantitatieve waarden, zoals het aantal geassocieerde deals. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de Y-as. U kunt maximaal 12 indicatoren aan één rapport toevoegen.

Formulevelden

Formulevelden kunnen worden gebruikt in de custom report builder (alleenData Hub Enterprise ). Lees meer over het aanmaken van velden met behulp van formules.

Rapport filteren

Rapportfilters aanpassen om specifieker te zijn over welke gegevens het rapport weergeeft. Je kunt filteren op datum en dimensies. Je kunt geaggregeerde maatstaven niet als filters toevoegen.

1. Klik in het menu in de linkerzijbalk op‘Filter’.
2. Klik onder‘Filters’ op ‘+ Toevoegen’.
3. Sleepde filters naar het gedeelte‘Filters ’.
4. Stel je filterregels in door op het pijltje omlaag naast het filter te klikken. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een optie. Als je meer dan één filter hebt geselecteerd, kun je deze groeperen door op het vervolgkeuzemenu‘Groeperen met een ander filter’ te klikken. Klik vervolgens op‘Toepassen ’ of ‘Opslaan’.
5. Nadat je filters hebt geselecteerd, kun je op het vervolgkeuzemenu‘Regels’ klikken om te kiezen hoe je filters worden gecombineerd.
6. Ontdek hoe je formulevelden kunt maken.

Geef je rapport een eigen stijl

U kunt de weergave van een rapport aanpassen, waaronder de asinstellingen, de stapelweergave, het kleurenthema en de opmaak van de kolommen.

1. Klik in het menu in de linkerzijbalk op het tabblad‘Stijl ’.
2. Afhankelijk van de visualisatie die je hebt geselecteerd, verschijnen er verschillende velden waarmee je de stijl van je grafiek kunt aanpassen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
   • Cumulatief: voor lijn- en vlakgrafiekrapporten met datum- of tijdwaarden op de X-as, de waarden cumulatief weergeven op de X-as.
   • Gegevenslabels weergeven: standaard bevatten grafieken gegevenslabels om specifieke waarden weer te geven. Om deze labels te verbergen, schakel je het selectievakje uit.
   • Record-ID's weergeven: standaard worden de interne CRM-record-ID's van de records die ten grondslag liggen aan de gegevenspunten van de visualisatie in de grafiek weergegeven. Om deze labels te verbergen, schakel je het selectievakje uit.
   • Gestapeld: de gegevens in de uitsplitsing worden op waarde gestapeld, wat de leesbaarheid van een rapport kan verbeteren.
   • Asschaal: de schaal waarop je gegevens worden weergegeven, lineair of logaritmisch.
     • Lineair: geeft de gegevens van de grafiek weer op een ware schaal. De grafiek zal uitschieters prominent weergeven.
     • Logaritmisch: condenseer de gegevens van de grafiek om de ruimte tussen de gegevenspunten te verkleinen. Dit kan handig zijn als je gegevens moet vergelijken die drastische uitschieters bevatten.
   • Positie legenda: standaard wordt de legenda bovenaan de grafiek weergegeven om gegevens met waarde en kleur aan te geven. Om de positie van de legenda te wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je vervolgens een positie.
   • Kleurenpalet: kies het kleurenschema van de grafiek uit een reeks HubSpot-kleurthema’s of uit je eigen merkkleuren. Voor gebruikers met kleurenblindheid of een visuele beperking zorgt de optie ‘Patroonvulling’ ervoor dat voor elke kleur een uniek patroon wordt gegenereerd, waardoor rapporten beter leesbaar worden.
   • Y-aslabel: bewerk de naam van het label op de Y-as. Als er geen wijzigingen worden aangebracht, wordt het label op de Y-as standaard ingesteld op de eigenschapsnaam van de maat die als eerste wordt vermeld.
   • Max: de maximumwaarde die de as van een grafiek zal weergeven. Deze instelling bepaalt hoe ver de visualisatie is ingezoomd. Een waarde van 100 in een verticaal staafdiagram zorgt er bijvoorbeeld voor dat de Y-as waarden tot 100 weergeeft.
     • Deze instelling filtert geen gegevens uit het rapport en dient uitsluitend voor weergavedoeleinden.
     • Bij gebruik met een logaritmische asschaal rondt de rapportbouwer deze waarde naar boven af op basis van de logaritmische schaal.
   • Min: de minimumwaarde die de as van een grafiek zal weergeven. Deze instelling bepaalt hoe ver de visualisatie is ingezoomd. Een waarde van 50 in een verticaal staafdiagram zorgt er bijvoorbeeld voor dat de Y-as begint bij de waarde 50. Deze instelling filtert geen gegevens uit het rapport en dient uitsluitend voor weergavedoeleinden.
   • Maandelijks doel: voer een getal in om een doellijn aan de grafiek toe te voegen. Een maandelijkse doelstelling kan alleen worden gebruikt in een XY-visualisatie (bijvoorbeeld een verticale staaf-, vlak- of lijngrafiek) wanneer op de X-as een op datum gebaseerde eigenschap wordt gebruikt.
   • Bubbellegenda weergeven: bij spreidingsdiagrammen kunt u, wanneer het rapport het veld ‘Weergave: puntgrootte ’ bevat, de bubbelgrootte aan de legenda toevoegen door het selectievakje aan te vinken.

1. • Indeling van gegevenslabels: bij spreidingsdiagrammen kunt u, wanneer de optie ‘Gegevenslabels weergeven’ is geselecteerd, aangeven welke gegevenslabels in de grafiek moeten worden weergegeven. Selecteer bijvoorbeeld (X,Y) om gegevenslabels weer te geven voor waarden van zowel de X- als de Y-as.
   • Ondoorzichtigheid: voor diagrammen met puntenwolken stelt u de ondoorzichtigheid van de punten in de grafiek in. Een lagere ondoorzichtigheid kan nuttig zijn als gegevens elkaar visueel overlappen.
   • Markeringen weergeven: standaard worden in lijn- en vlakdiagrammen markeringen weergegeven op gegevenspunten langs de assen. Schakel het selectievakje uit om de indicatoren te verwijderen.
   • Toon vandaag: standaard bevatten lijn- en vlakdiagrammen alleen gegevens van voorgaande dagen. Schakel het selectievakje in om gegevens van de huidige dag tot nu toe op te nemen.
   • Totalen weergeven: standaard geven donut- en cirkeldiagrammen de totale gegevens in het rapport weer. Wis het selectievakje om het totaal te verbergen.

1. • Y-as 1 en 2: voor combinatiegrafieken kun je kiezen of je elke Y-as wilt weergeven als een staaf-, lijn- of vlakgrafiek . De instellingen voor elk Y-as visualisatietype zijn dezelfde als de instellingen die beschikbaar zijn voor het algemene grafiektype. Om gegevens aan een andere Y-as toe te voegen, klikt u op een maatstaf en sleept u deze naar het gedeelte ‘Y-as’ op het tabblad ‘Configureren ’.
   • Y-asmodus: standaard zijn combinatiegrafieken ingesteld op de modus Dubbele as.
   • Banden: gebruik gekleurde banden om een reeks waarden visueel aan te geven in de visualisatie van je meter. Je kunt bijvoorbeeld geel hebben voor goed presteren, oranje voor gemiddeld presteren en rood voor niet presteren.
     • Configureer de volgende waarden om een band in te stellen:
       • Van: voer de beginwaarde van de band in.
       • To: voer de eindwaarde van de band in.
       • Kleur: stel een kleur in voor je band.
     • Om nog een band toe te voegen, klik je op Band toevoegen.
     • Om een band te verwijderen, klik je op X naast de band.

Gebruik een sjabloon

Begin met een kant-en-klaar sjabloon in plaats van een leeg rapport.

1. Klik op het tabblad‘Sjabloon ’.
2. Klik tussen de opties‘Voor jou ’ en‘Gegevensbron’ om verschillende sjablonen te bekijken.
3. Klik op hetfilterpictogram om het sjabloon aan te passen op basis van gegevensbron of visualisatie. Klik vervolgens op‘Toepassen’.

Gebruik Breeze Assistant om een rapport te genereren of aan te passen

Gebruik Breeze Assistant, de conversatie-AI-assistent van HubSpot, om het gewenste rapport in natuurlijke taal te beschrijven. Het genereert de rapportconfiguratie voor u (dimensies, statistieken, grafiektype, enz.), zodat u deze niet handmatig hoeft in te stellen.

Let op: je kunt toegang tot AI-functies beheren in je AI-instellingen en configureren welke gegevens worden gedeeld. Bekijk HubSpot's AI Trust FAQ's en AI Model Cards voor gedetailleerde informatie over AI-beveiligingscontroles, gegevensgebruik en compliance.

1. Klik in het menu in de linkerzijbalk op het tabblad ‘Breeze ’.
2. Klik op een van devoorgestelde opdrachten of typ je opdracht in hettekstvak.
3. Klik op het plusteken (+) om bestanden, prompts, connectoren, vaardigheden, agenten of artefacten toe te voegen. Klik vervolgens op hetpijltje omhoog

4. Als je rapportaanpassingen of een door AI gegenereerd rapport wilt toepassen, klik dan onderaan het chatvenster op‘Toepassen op builder ’.

5. Het rapport wordt nu in het voorbeeld weergegeven. U kunt het rapport verder aanpassen door op een van de tabbladen in het menu aan de linkerkant te klikken.

Niet-samengevatte gegevens exporteren

Je kunt ook een rapport exporteren om je gegevens offline te halen. Wanneer je een rapport configureert voor export, worden alle velden in de sectie Velden opgenomen als kolommen in de export. Alle velden in het rapport worden geëxporteerd met hun meest recente naam. 

1. Klik rechtsboven op‘Acties’ en selecteer vervolgens‘Niet-samengevatte gegevens exporteren’.

2. Voer in het dialoogvenster de naam van de export in en selecteer vervolgens het bestandsformaat waarin u het rapport wilt opslaan. Klik op Exporteren. Het bestand wordt verwerkt en je ontvangt een melding zodra het rapport kan worden gedownload.

Deel je voortgangsrapport

Je kunt een link naar dit rapport met al je wijzigingen maken zonder het op te slaan.

1. Klik boven het voorbeeld van het rapport op‘Delen’.
2. Klik in het pop-upvenster op‘Kopiëren’.

Je rapport vernieuwen

Rapporten die zijn gemaakt met de custom report builder worden elke twee uur automatisch ververst met nieuwe beschikbare gegevens. Je kunt een rapport echter eens per 15 minuten handmatig vernieuwen om nieuwe gegevens op te halen.

1. Klik rechtsboven op‘Acties’ en vervolgens op‘Vernieuwen’ om je rapport handmatig te vernieuwen.
2. Standaard staat de schakelaar ‘Vernieuwen terwijl ik wijzigingen aanbreng’ ingeschakeld. Om deze functie uit te schakelen, zet je de schakelaar in de uit-stand.

Je rapport opslaan

Zodra het rapport is ingesteld, kun je het opslaan in je rapportenlijst of op je dashboard, of de gegevens exporteren vanuit HubSpot.

1. Klik rechtsboven op Opslaan. 
2. Voer in het rechtervenster de naam van uw rapport, de rapporttags en een beschrijving in.
3. Kies waar je het rapport wilt opslaan:
   • Niet aan het dashboard toevoegen: het rapport wordt alleen aan je rapportenlijst toegevoegd.
   • Toevoegen aan bestaand dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan een bestaand dashboard. Klik op het vervolgkeuzemenu om het dashboard te selecteren waaraan je het rapport wilt toevoegen.
   • Toevoegen aan nieuw dashboard: het rapport wordt toegevoegd aan een dashboard dat je aanmaakt. Voer de naam van het dashboard in en selecteer de zichtbaarheid.
4. Klik op Volgende.
5. Selecteer onder ‘Wie heeft toegang tot dit rapport?’ het toegangsniveau dat u voor dit rapport wilt toekennen.
6. Klik op Opslaan.
7. Het rapport verschijnt nu in uw rapportenlijst.

Beheer je rapporten

Lees meer over hoe u uw rapporten in uw rapportenlijst kunt beheren.

Rapportage en gegevenslimieten

Houd de volgende limieten in gedachten bij het gebruik van de custom report builder:

• Voor betere prestaties zijn rapporten zonder tabel beperkt tot 1.000 unieke rijen gegevens. Om het aantal rijen in een rapport te verminderen, is het aan te raden om filters toe te voegen om je gegevens specifieker te maken, of dimensies te gebruiken die een lager aantal unieke waarden hebben (bijvoorbeeld meerdere selectietype eigenschappen). Tabelrapporten zijn gepagineerd en kunnen meer dan 1000 rijen bevatten.
• Het duurt 10-15 minuten voordat nieuwe gegevens in rapporten verschijnen. Als je bijvoorbeeld een nieuwe contactpersoon aanmaakt die voldoet aan de criteria van een rapport, verschijnt de contactpersoon pas na 10-15 minuten in het rapport.
• Rapporten die zijn gemaakt met de custom report builder worden elke twee uur automatisch ververst met nieuwe beschikbare gegevens. Als u vóór de volgende automatische verversing nieuwe gegevens wilt ophalen, lees dan hier hoe u een rapport handmatig kunt verversen.
• Sommige velden, zoals HubSpot team en de velden Eigenaar , worden geëxporteerd met interne ID's in plaats van de HubSpot labels. 
• Voor eventrapportage is er een maximaal tijdsbereik van 10 jaar of 10 miljoen events ( alleen Professional ) en 100 miljoen events (alleenEnterprise ). Als er meer dan 10 miljoen gebeurtenissen ( alleen Professional ) of 100 miljoen gebeurtenissen( alleenEnterprise ) zijn voor het geselecteerde type gebeurtenis, wordt het beschikbare tijdsbestek verkort. Het minimale tijdsbestek voor het rapporteren van gebeurtenissen is één maand voor Professional en twee maanden voor Enterprise. Dit is om ervoor te zorgen dat het rapport efficiënt en tijdig wordt geladen.