Records bewerken met workflows

Nadat je je workflow hebt gemaakt en inschrijftriggers hebt ingesteld, gebruik je de actie Records bewerken om de waarden van de eigenschappen van je record bij te werken of te wissen. Je kunt deze actie ook gebruiken om waarden van de ene eigenschap naar de andere te kopiëren, zowel binnen hetzelfde record als met gekoppelde records.

Voordat je aan de slag gaat

• Als je Sensitive Data hebt ingeschakeld in je account, kun je records bewerken met behulp van personalisatietokens van Sensitive Data-eigenschappen, maar niet met Highly Sensitive Data. Lees meer over hoe Sensitive Data wordt gebruikt in workflows.
• Bij het bewerken van een geassocieerde record, zoals een deal uit een contactgebaseerde workflow, moet de associatie bestaan vóór de actie Bewerk record.
• Bij het bijwerken van de standaard levenscyclusfase-eigenschap van een contact kunt u alleen een waarde verderop in de trechter instellen. Als je de levenscyclusfase van een contactpersoon naar achteren wilt verplaatsen, voeg je nog een actie Bewerk record toe om de waarde van de levenscyclusfase eerst te wissen.
• Als je de actie Bewerk record gebruikt om een waarde van een eigenschap te kopiëren naar een andere eigenschap binnen dezelfde record of in een gekoppelde record:
  
  • De bron- en doeleigenschappen moeten compatibel zijn. Meer informatie over compatibele eigenschapstypen.

• • De waarde van de broneigenschap moet zijn ingevuld. Als de bron eigenschap geen waarde heeft, kan de actie resulteren in een fout. Het wordt aanbevolen om een vertakking te gebruiken om te controleren op bevolkte waarden voor de actie Bewerk record.

De actie Bewerk record instellen

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
3. Stel uw inschrijftriggers in.
4. Klik op het plus-pictogram om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel op om de CRM-sectie uit te vouwen. Klik vervolgens op Record bewerken.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Doelobject en selecteer een objecttype.
7. Als u een geassocieerd object hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Associatie met object en selecteert u een associatielabel. Meer informatie over koppelingslabels.
   
   

8. Klik op het keuzemenu Property to Edit en selecteer de eigenschap die je wilt bijwerken. De volgende stappen zijn afhankelijk van het geselecteerde type eigenschap.

Enkel selectievakje en andere eigenschappen van het select-type

• Klik op het keuzemenu Te bewerken eigenschap en selecteer een waarde.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Type wijzigen en selecteer een van de volgende opties:
  
  • Vervangen: wis alle vorige waarden van de eigenschap en voeg alleen de geselecteerde waarden van de eigenschap toe.

• • Wissen: wis alle waarden van de eigenschap van de record
• Als je de optie om een waarde van een eigenschap te vervangen hebt geselecteerd, klik je op het vervolgkeuzemenu Kies een waarde en selecteer je een vervangende waarde. Of klik op Kies gegevenstoken om een waarde van een andere eigenschap te gebruiken.
  

Eigenschappen van meerdere selectievakjes

Als u een eigenschap met meerdere selectievakjes bijwerkt, kunt u meerdere opties selecteren:

• Klik op het vervolgkeuzemenu Te bewerken eigenschap en selecteer een waarde.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Type wijzigen en selecteer een van de volgende opties:
  
  • Append: voeg de nieuwe waarden van de eigenschap toe aan de bestaande waarden van de eigenschap. Bijvoorbeeld: de actie is geconfigureerd om de eigenschapwaarde in te stellen op optie B. Als de eigenschapwaarde van de contactpersoon optie A was, zal de contactpersoon na het passeren van de actie zowel optie A als optie B hebben.
  • Vervangen: alle vorige eigenschappen wissen en alleen de geselecteerde eigenschappen toevoegen. Bijvoorbeeld: de actie is geconfigureerd om de eigenschapwaarde in te stellen op optie B. Als de eigenschapwaarde van de contactpersoon optie A was, zal de contactpersoon na het passeren van de actie alleen optie B hebben.
  • Verwijderen: specifieke eigenschapwaarden verwijderen. Bijvoorbeeld, de actie is geconfigureerd om de eigenschap waarde optie B te verwijderen. Als de contactpersoon meervoudige checkbox eigenschap waarde was optie A en optie B, na het passeren van de actie, zal de contactpersoon alleen optie A hebben.
  • Wissen: wis alle eigenschappen van de record
• Als u de optie Toevoegen, Vervangen of Verwijderen hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Kies een waarde en selecteert u de eigenschapwaarden waarop u actie wilt ondernemen.
  

Eigenschappen voor tekstinvoer

• Voer in het veld [naam eigenschap] de waarde van de eigenschap in.
• Als u waarden van een andere eigenschap wilt kopiëren en gebruiken, zoekt en selecteert u een eigenschap in het paneel Gegevens invoegen. U kunt zowel aangepaste tekst als waarden van andere eigenschappen combineren.
  

Eigenschappen datumkiezer

• Gebruik de datum waarop de actie is voltooid: stel de waarde van de eigenschap in op de datum waarop het record deze stap in de workflow bereikt.
• Kies een datum of datumeigenschap: stel de waarde van de eigenschap in op de opgegeven datum. Wanneer u deze optie gebruikt, kunt u ook andere eigenschappen van de datumkiezer kopiëren. Klik in het linkerpaneel op de datumkiezer. Selecteer vervolgens een eigenschap. U kunt geen eigenschappen selecteren die niet in de datumkiezer staan.
  

Uitvoer van eerdere acties gebruiken om uw records bij te werken

• Klik in het gedeelte Actiegegevens op Meer actiegegevens.
• Klik op de actienaam en selecteer de uitvoer.
• Om de waarde van de eigenschap te wissen, schakelt u het selectievakje Bestaande waarde van eigenschap wissen in .

Waarden van eigenschappen wissen

• Om alle eigenschappen van de record te wissen, schakel je het selectievakje Wis bestaande eigenschappen in .
  
  

Voorbeeldgebruik

In de volgende voorbeelden worden de verschillende manieren beschreven waarop je de actieBewerk record in workflowskunt gebruiken om complexere processen te automatiseren:

• Eigenschapwaarden bijwerken op basis van acties: werk de eigenschapwaarden van je record bij op basis van interacties met je inhoud. Je kunt bijvoorbeeld de Industrie van een contactpersoon instellen op een waarde als Bouw wanneer deze een specifiek formulier indient.
• Eigendomswaarden spiegelen tussen gekoppelde records: gebruik deze actie om de waarden van eigenschappen tussen gekoppelde records te matchen om ervoor te zorgen dat uw gegevens up-to-date blijven. U kunt bijvoorbeeld de eigenschap Industrie van een bedrijf kopiëren naar de eigenschap Industrie van de gekoppelde contactpersoon. Afhankelijk van je workflow kun je een inschrijvingscriterium toevoegen en opnieuw inschrijven inschakelen op basis van de broneigenschap bekend is, zodat wijzigingen in de waarde van de eigenschap voortdurend worden bijgewerkt.