Records bewerken met behulp van workflows

Nadat u uw workflow hebt aangemaakt en de triggers voor inschrijving hebt ingesteld, kunt u de actie ‘Records bewerken’ gebruiken om de eigenschapswaarden van uw record bij te werken of te wissen. U kunt deze actie ook gebruiken om waarden van de ene eigenschap naar de andere te kopiëren, zowel binnen hetzelfde record als naar gekoppelde records.

Voordat u begint

• Als u 'Gevoelige gegevens ' in uw account hebt ingeschakeld, kunt u records bewerken met behulp van personalisatietokens uit de eigenschappen van 'Gevoelige gegevens', maar niet met 'Zeer gevoelige gegevens'. Lees meer over hoe 'Gevoelige gegevens' in workflows worden gebruikt.
• Bij het bewerken van een gekoppeld record, zoals een deal vanuit een op contacten gebaseerde workflow, moet de koppeling al bestaan voordat de actie 'Record bewerken' wordt uitgevoerd.
• Bij het bijwerken van de standaardeigenschap 'Levenscyclusfase' van een contactpersoon kunt u alleen een waarde instellen die zich verder in de trechter bevindt. Om de levenscyclusfase van een contactpersoon terug te zetten, voegt u eerst nog een actie 'Record bewerken' toe om de waarde voor 'Levenscyclusfase' te wissen.
• Als u de actie 'Record bewerken' gebruikt om een eigenschapswaarde te kopiëren naar een andere eigenschap binnen hetzelfde record of in een gekoppeld record:
  
  • De bron- en doelkenmerken moeten compatibel zijn. Lees meer over compatibele kenmerktypen.

• • De waarde van de bron-eigenschap moet zijn ingevuld. Als de bron-eigenschap geen waarde heeft, kan de doeleigenschap leeg blijven of een lege waarde krijgen, en kan de actie een fout opleveren. Het wordt aanbevolen om een vertakking te gebruiken om te controleren of de eigenschapswaarden zijn ingevuld vóór de actie 'Record bewerken '.
  • Om waarden uit een gekoppeld record naar geassocieerde records te kopiëren, moet u records koppelen wanneer de bron-eigenschap bekend is. Schakel uw instellingen voor herkoppeling in om de eigenschapswaarde continu bij te werken.
  • Bij het kopiëren vanuit een gekoppeld record bepaalt de koppelingsselectie van de workflow welk gekoppeld record wordt gebruikt. Als er bijvoorbeeld meerdere gekoppelde records in aanmerking komen, kan de waarde afkomstig zijn van het meest recent bijgewerkte gekoppelde record, en niet van het primaire gekoppelde record.

De actie 'Record bewerken ' instellen

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel je inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte CRM uit te vouwen. Klikvervolgens op Record bewerken.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Doelobject' en selecteer een objecttype.
7. Als u een gekoppeld object hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Koppeling aan object' en selecteert u een koppelingslabel. Lees meer over koppelingslabels.
   
   

8. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Te bewerken eigenschap' ( ) en selecteer de eigenschap die u wilt bijwerken. De volgende stappen zijn afhankelijk van het geselecteerde eigenschaptype.

De actie 'Record bewerken' gebruiken bij eigenschappen met één selectievakje en andere selectie-eigenschappen

• Klik op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschap bewerken' en selecteer een waarde.
• Klik op het vervolgkeuzemenu 'Type wijzigen' en maak een keuze uit de volgende opties:
  
  • Vervangen: verwijder alle eerdere eigenschapswaarden en voeg alleen de geselecteerde eigenschapswaarden toe.

• • Wissen: wis alle eigenschapswaarden uit de eigenschap van het record
• Als u de optie hebt geselecteerd om een eigenschapswaarde te vervangen, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Kies een waarde’ en selecteert u een vervangende waarde. Of, om een waarde uit een andere eigenschap te gebruiken, klikt u op ‘Kies een gegevenstoken’.
  

Hoe je de actie 'Record bewerken' gebruikt met meerdere selectievakjes

Als u een eigenschap met meerdere selectievakjes bijwerkt, kunt u meerdere opties selecteren:

• Klik op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschap bewerken' en selecteer een waarde.
• Klik op het vervolgkeuzemenu 'Type wijzigen' en maak een keuze uit de volgende opties:
  
  • Toevoegen: voeg de nieuwe eigenschapswaarden toe aan de bestaande eigenschapswaarden. Stel dat de actie is geconfigureerd om de eigenschapswaarde in te stellen op optie B. Als de eigenschapswaarde van de contactpersoon optie A was, zal de contactpersoon na het doorlopen van de actie zowel optie A als optie B hebben.
    • Deze optie verschijnt alleen bij het bewerken van records van hetzelfde type als het aangemelde record. Bijvoorbeeld wanneer u de gekoppelde contacten bijwerkt voor een aangemeld contactrecord in een op contacten gebaseerde workflow.
    • Als u andere gekoppelde recordtypen bijwerkt, zoals een gekoppeld bedrijfsrecord in een op contacten gebaseerde workflow, wordt de optie ‘Toevoegen’ niet weergegeven. In plaats daarvan wordt het type ‘Wijzigen ’ standaard ingesteld op ‘Vervangen ’.
  • Vervangen: wis alle eerdere eigenschapswaarden en voeg alleen de geselecteerde eigenschapswaarden toe. De actie is bijvoorbeeld geconfigureerd om de eigenschapswaarde in te stellen op optie B. Als de eigenschapswaarde van het contact optie A was, heeft het contact na het uitvoeren van de actie alleen nog optie B.
  • Verwijderen: specifieke eigenschapswaarden verwijderen. Stel dat de actie is geconfigureerd om de eigenschapswaarde ‘optie B’ te verwijderen. Als de eigenschapswaarde van de contactpersoon bij de eigenschap met meerdere selectievakjes zowel ‘optie A’ als ‘optie B’ was, heeft de contactpersoon na het doorlopen van de actie alleen nog ‘optie A’.
  • Wissen: alle eigenschapswaarden uit de eigenschap van het record wissen
• Als u de optie Toevoegen, Vervangen of Verwijderen hebt geselecteerd, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Kies een waarde’ en selecteert u de eigenschapswaarden waarop u de actie wilt toepassen.
  
  

De actie 'Record bewerken' gebruiken bij eigenschappen voor tekstinvoer

• Voer in het veld [eigenschapnaam] de waarde van de eigenschap in.
• Om waarden uit een andere eigenschap te kopiëren en te gebruiken, zoekt u in het paneel 'Gegevens invoegen' naar een eigenschap en selecteert u deze. U kunt zowel aangepaste tekst als waarden uit andere eigenschappen combineren.
  

De actie 'Record bewerken' gebruiken met eigenschappen met datumkiezer

• De datum gebruiken waarop de actie wordt voltooid: stel de eigenschapswaarde in op de datum waarop het record deze stap in de workflow bereikt.
• Kies een datum of datum-eigenschap: stel de eigenschapswaarde in op de opgegeven datum. Wanneer u deze optie gebruikt, kunt u ook andere eigenschappen van de datumkiezer kopiëren. Klik in het linkerpaneel op de datumkiezer. Selecteer vervolgens een eigenschap. U kunt geen eigenschappen selecteren die niet tot de datumkiezer behoren.
  

Hoe u uitvoer van eerdere acties kunt gebruiken om uw records bij te werken

• Klik in het gedeelte ‘Actiegegevens ’ op ‘Meer actie gegevens’.
• Klik op de naam van de actie en selecteer vervolgens de uitgangswaarde.
• Om de eigenschapswaarde te wissen, schakelt u het selectievakje ‘Bestaande eigenschapswaarde wissen’ in .

Eigenschapswaarden wissen met de actie 'Record bewerken'

• Om alle eigenschapswaarden uit de eigenschap van het record te wissen, vink je het selectievakje ‘Bestaande eigenschapswaarde wissen’ aan.
  
  

Op welke verschillende manieren kun je de actie 'Record bewerken' gebruiken?

De volgende voorbeelden laten zien op welke verschillende manieren u de actie'Record bewerken' in workflowskunt gebruiken om complexere processen te automatiseren:

• Eigenschapswaarden bijwerken op basis van acties: werk de eigenschapswaarden van uw record bij op basis van interacties met uw inhoud. U kunt bijvoorbeeld de sector van een contactpersoon instellen op een waarde zoals ‘Bouw’ wanneer deze een specifiek formulier indient.
• Eigenschapwaarden tussen gekoppelde records synchroniseren: gebruik deze actie om eigenschapwaarden tussen gekoppelde records op elkaar af te stemmen, zodat uw gegevens up-to-date blijven. U wilt bijvoorbeeld de eigenschap 'Sector' van een bedrijf kopiëren naar de eigenschap 'Sector' van het gekoppelde contact. Afhankelijk van uw workflow kunt u een inschrijvingscriterium toevoegen en herinschrijving inschakelen op basis van de bron-eigenschap , zodat wijzigingen in de eigenschapswaarde continu worden bijgewerkt.