Fastsett retningslinjer for kundeservicemedarbeideren

Retningslinjene inneholder instruksjoner for hvordan kundeservicemedarbeideren skal kommunisere. Ved å konfigurere retningslinjene kan du påvirke medarbeiderens profil, tone, svarstil, formatering og atferdsgrenser.

Du kan for eksempel angi temaer som agenten bør unngå og hvordan den skal håndtere dem, definere hvordan den skal strukturere svarene, gi gjenbrukbare manus for vanlige scenarier og gi klare instruksjoner for hvordan den skal svare på frustrerte kunder.

Merk: Selv om retningslinjene påvirker hvordan kundeagenten svarer, vil ikke AI-genererte svar alltid stemme nøyaktig overens med den angitte formateringen eller ordlyden. For å oppnå best mulig resultatbør du bruke klare, spesifikke instruksjoner og teste retningslinjene før du publiserer dem.

Sett retningslinjer for kundeservicemedarbeideren din

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeagent. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeagent.
2. I menyen i venstre sidefelt klikker du på Opplæring> Retningslinjer. Deretter setter du opp retningslinjene for kundemedarbeideren:

1. • I feltet Tone:
     • Beskriv tonen du ønsker at kundeservicemedarbeideren skal bruke. Dette kan omfatte holdning, følelser eller kommunikasjonsstil.
     • For eksempel: Bruk en vennlig og profesjonell tone i all kundekontakt.
       
       
       
   • I feltet « Sv arsstil »:
     • Angi retningslinjer for hvordan kundeservicemedarbeideren skal strukturere og formatere svarene.
     • For å bruke en forhåndsdefinert mal, klikk på rullegardinmenyen «Bruk mal » og velg et alternativ.
       
       
       
   • I feltet «Skriptbaserte svar»:
     • Skriv inn gjenbrukbare setninger, for eksempel hilsener, unnskyldninger eller oppfølginger.
     • For å bruke en forhåndsdefinert mal, klikk på rullegardinmenyen «Bruk mal» og merk av i boksen ved siden av malen du vil bruke. Du kan velge opptil to maler.
       
       
       

• • I feltet «Rammer »:
    • Skriv inn emner som agenten din bør unngå, og spesifiser hvordan den skal svare hvis en kunde tar dem opp.
    • For å bruke en forhåndsdefinert mal, klikk på rullegardinmenyen «Apply Template» ( ) og merk av i boksen ved siden av malen du vil bruke. Du kan velge opptil to maler.

3. Når du er ferdig med å sette opp retningslinjene for agenten din, kan du lære hvordan du tester og publiserer dem.

Test og publiser retningslinjer for kundeservicemedarbeidere

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeagent. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeagent.
2. I menyen i venstre sidefelt klikker du på Tren > Retningslinjer
3. I panelet til høyre kan du teste hvordan kundeservicemedarbeideren din vil anvende de nye retningslinjene.
4. Når du er ferdig med testingen, klikker du på Publiser på Retningslinjer-siden for å aktivere endringene.