Oppretthold en pålitelig kilde til kundedata

For å utvide virksomheten trenger teamene dine ett sentralt sted der kundedataene er nøyaktige og pålitelige. Ved å innføre proaktive strategier for datarensing, håndheve solid styring og sikre oversikt over eierskap på teamnivå, kan du opprettholde rene data og fremme sømløst samarbeid i hele organisasjonen.

Trinnene nedenfor beskriver prosesser og anbefalte fremgangsmåter for administratorer som forvalter CRM-data i HubSpot, fra å konfigurere skjematillatelser og automatisert innlasting til å overvåke datakvaliteten og samordne eierskapet i teamene.

Definer en klar datamodell og styringsstrategi

Å opprettholde én pålitelig datakilde begynner med et solid datagrunnlag og strenge retningslinjer for opprettelse og endring av data.

• Kartlegg dataskjemaet ditt: bruk datamodellbyggeren til å kartlegge standardobjekter, tilpassede objekter, egenskaper og direkte tilknytningslogikk for å gjenspeile nøyaktig hvordan virksomheten din fungerer.
• Styr med tillatelser på feltnivå: Angi visnings- og redigeringstillatelser for kritiske CRM-egenskaper, og beskytt viktige felt mot uautoriserte endringer.
• Håndhev strenge valideringsregler: Konfigurer egenskaper med strenge formateringsregler, oppregningsfelt og unike ID-er for å opprettholde standardisering.
• Sikre sensitive data: grupper og sikre sensitive egenskapsfelt ved hjelp av kryptering på applikasjonsnivå og begrenset visningstilgang for å opprettholde samsvar.

For eksempel ønsker Sprocket Supply Co. å sikre at supportagenter ikke ved et uhell overskriver kundenes bransjekategorier. De bruker redigeringsrettigheter på feltnivå for å begrense redigering av egenskaper til CRM-administratorer og driftsteam, mens de holder det som skrivebeskyttet for øvrige ansatte.

Konsolider og automatiser datainnhenting

For å holde en database ryddig må du kontrollere dataene som legges inn i den. Sett opp automatiserte prosesser som kontinuerlig legger til og beriker informasjonen uten å skape problemer for brukerne, som dupliserte opplysninger eller manuell dataregistrering.

• Bruk datasynkronisering og REST-API-er: Hold dine eksterne fakturerings-, markedsførings- (GTM) og backoffice-applikasjoner koblet til HubSpot via innebygde toveis synkroniseringsintegrasjoner.
• Aktiver datautvidelse: utvid ufullstendige kontakt- og bedriftsoppføringer automatisk ved hjelp av verifiserte kildedata fra tredjeparter og innsikt fra samtaler.
• Filtrer bort spam og skjemainnsendelser: beskytt innkommende skjemaopplysninger ved å aktivere usynlige CAPTCHA-er og innstillinger for gjenkjenning av meningsløs tekst for å filtrere spam ut av CRM-systemet.
• Integrer personlige og teamkanaler: Koble til integrasjoner for telefonsamtaler, delte innbokser og planleggingsverktøy, slik at oppføringene oppdateres automatisk med historiske kontaktpunkter.

For eksempel ønsker Sprocket Supply Co. å hindre at falske e-postadresser og spam-skjemainnsendelser roter til kontaktlisten deres. De aktiverer usynlige CAPTCHA-er og streng spam-filtrering på skjemaene på nettstedet sitt, samtidig som de bruker datautfylling til automatisk å fylle ut legitime opplysninger (som bedriftsstørrelse og land) uten å be brukerne om å skrive dem inn.

Overvåk og løse problemer med datakvalitet

Dataforringelse er uunngåelig, men overvåkingen bør ikke gjøres manuelt. Bruk oversiktssiden for datakvalitet i HubSpot til å spore, rapportere og løse problemer med datakvaliteten automatisk.

• Gjennomgå oversiktssiden for datakvalitet: sjekk regelmessig oversiktssiden for datakvalitet for å finne dupliserte oppføringer, formateringsproblemer og integrasjonsfeil.
• Fjern duplikater og formater med AI: oppdag og slå sammen dupliserte kontakter og selskaper, og bruk regler for å løse formateringsproblemer automatisk.
• Arkiver ubrukte egenskaper og arbeidsflyter: Spor utfyllingsgraden for egenskaper og ubrukte arbeidsflyter for å arkivere og avvikle utdaterte CRM-data.
• Sett opp et ukentlig sammendrag av datakvaliteten: Konfigurer varslingsinnstillingene slik at du hver mandag morgen mottar en e-post med en ukentlig oversikt over opprettelse av nye poster, formateringsfeil og varsler om duplikater.

For eksempel ønsker Sprocket Supply Co. å hindre at skrivefeil, feil bruk av store bokstaver og dupliserte kontakter forvrenger analysene deres. De bruker oversiktssiden for datakvalitet til automatisk å rette opp problemer med bruk av store bokstaver i kontaktnavn, og planlegger deretter en e-postoppsummering i begynnelsen av hver uke, slik at deres hoveddatabaseadministrator kan se hvilke dupliserte profiler som ble slått sammen i løpet av helgen.

Samordne teamets ansvar og innsyn

En ryddig database er bare verdifull hvis teamet ditt vet hvordan de skal bruke den sammen. Sørg for tydelig samordning, automatisert tildeling og åpenhet rundt ansvar.

• Etabler grunnleggende kontoinnstillinger og organisasjonsstruktur: Konfigurer administrasjonen av flere kontoer, merkevareinnstillinger og systemstandardinnstillinger slik at de samsvarer med bedriftens hierarki.
• Konfigurer team og tillatelsessett: gruppér brukere i standardteam og tildel verktøytillatelser slik at alle kun har tilgang til verktøyene de trenger for å utføre jobben sin.
• Automatiser eierskap og SLA-videresending: bruk arbeidsflyter til å automatisk tildele og videresende innkommende poster til de riktige teamene, og sett SLA-retningslinjer for synlighet av «risikoutsatt» arbeid.
• Logg delt kontekst og tilknytninger på tvers av poster: standardiser CRM-aktivitetsfeeder, kommentartråder og eksplisitte tilknytninger mellom objekter for å holde relevante data sammenkoblet og bevare historisk kontekst.
• Implementer betingede pipeline-trinn: håndhev trinnoverganger ved å lære hvordan du setter opp og tilpasser pipelines med betingede trinnegenskaper, og sikre sømløse overleveringer ved å sette opp pipeline-regler.

For eksempel ønsker Sprocket Supply Co. å sikre en sømløs overlevering når en potensiell kunde kjøper en plan og flyttes fra salg til onboarding. De setter opp betingede pipeline-regler slik at selgere må fylle ut en «Customer Setup Notes»-egenskap før en avtale kan flyttes til «Closed Won». Dette utløser en automatisert arbeidsflyt som omfordeler posten til onboarding-teamet og oppretter en oppgave med en klar SLA-frist på 48 timer.

Mål datakvalitet og samordning i teamet

Bruk disse nøkkelindikatorene til kontinuerlig å måle kvaliteten på CRM-databasen din og effektiviteten i teamets samordning.

Ordliste og ressurser

• Oversiktsside for datakvalitet: et sentralisert dashbord som viser målinger for eiendomsstatus, dupliserte poster, integrasjoner og problemer med arbeidsflyten.
• Tillatelser på feltnivå: en sikkerhetsinnstilling som lar superadministratorer styre hvem som kan redigere eller se bestemte datafelt.
• Egenskaper for sensitive data: spesialiserte egenskapstyper med kryptering på applikasjonsnivå for sikker lagring av tillatt, regulert informasjon.
• Overføringsregler: prosesskrav innebygd i pipeline-innstillingene for å sikre at standardisert informasjon samles inn før en avtale eller en sak overføres til et annet team.

Ytterligere ressurser

• Hvorfor rene data er CRM-systemets mest verdifulle ressurs
• Å etablere et fundament for datastyring
• Skalering av datakvaliteten: AI-verktøy og automatisering i HubSpot
• Bruk verktøy for datakvalitet
• Spor bruken av CRM-dataene dine
• HubSpot-fellesskapet — CRM