Eine vertrauenswürdige Quelle für Kundendaten pflegen

Damit Ihr Unternehmen wachsen kann, benötigen Ihre Teams einen zentralen Ort, an dem Kundendaten genau und zuverlässig sind. Durch die Einführung proaktiver Strategien zur Datenbereinigung, die Durchsetzung solider Governance und die Transparenz der Eigentumsverhältnisse auf Teamebene können Sie bereinigte Daten pflegen und eine nahtlose Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Unternehmen fördern.

In den folgenden Schritten werden Prozesse und empfohlene Best Practices für Administratoren zur Verwaltung von CRM-System-Daten in HubSpot beschrieben, von der Einrichtung von Schemaberechtigungen und automatischer Erfassung bis hin zur Überwachung des Datenzustands und der Abstimmung der Teamzuständigkeiten.

Definieren eines klaren Datenmodells und einer Governance-Strategie

Die Pflege einer einzigen vertrauenswürdigen Datenquelle beginnt mit einer soliden Datengrundlage und strengen Richtlinien für die Erstellung und Bearbeitung von Daten.

• Ordnen Sie Ihr Datenschema zu: Verwenden Sie den Datenmodelldesigner , um Standardobjekte, benutzerdefinierte Objekte, Eigenschaften und direkte Zuordnung zuzuordnen, um genau widerzuspiegeln, wie Ihr Unternehmen funktioniert.
• Steuern Sie mit Berechtigungen auf Feldebene: Legen Sie Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen für kritische CRM-System-Eigenschaften fest, um wichtige Felder vor unbefugten Bearbeitungen zu schützen.
• Strenge Validierungsregeln durchsetzen: Konfigurieren Sie Eigenschaften mit strengen Formatierungsregeln, Aufzählungsfeldern und eindeutigen IDs, um die Standardisierung zu gewährleisten.
• Sichere vertrauliche Daten: Gruppieren und sichern Sie Felder mit vertraulichen Eigenschaften mithilfe von Verschlüsselung auf Anwendungsebene und eingeschränktem Anzeigezugriff, um die Compliance zu gewährleisten.

Sprocket Supply Co. möchte beispielsweise sicherstellen, dass Support-Agenten nicht versehentlich Branchenkategorien der Kunden überschreiben. Sie verwenden Bearbeitungsberechtigungen auf Feldebene, um das Bearbeiten von Eigenschaften auf CRM-System-Administratoren und Betriebsteams zu beschränken, während dies für das allgemeine Personal schreibgeschützt bleibt.

Konsolidierung und Automatisierung der Datenerfassung

Um eine Datenbank sauber zu halten, müssen Sie die Daten kontrollieren, die in sie gelangen. Richten Sie automatisierte Pfade ein, die kontinuierlich Informationen hinzufügen und anreichern, ohne dass es für die Nutzenden Problemelemente wie doppelte Informationen oder manuelle Dateneingaben gibt.

• Verwenden Sie Datensynchronisierungs- und REST-APIs: Halten Sie Ihre externen Abrechnungs-, Go-to-Market- und Back-Office-Anwendungen über native bidirektionale Synchronisierungsintegrationen mit HubSpot verknüpft.
• Aktivieren Sie die Datenanreicherung: reichern Sie unvollständige Kontakt- und Unternehmensdatensätze automatisch mit verifizierten Daten aus Drittquellen und Konversationserkenntnissen an.
• Spam und Formulareinsendungen filtern: Schützen Sie eingehende Formulardaten, indem Sie unsichtbare CAPTCHAs und Kauderwelsch-Erkennungseinstellungen aktivieren, um Spam aus dem CRM-System herauszufiltern.
• Integrieren Sie persönliche und Team-Kanäle: Verknüpfen Sie Integrationen für Telefonanrufe, gemeinsame Postfächer und Planungstools , damit Datensätze automatisch mit historischen Berührungspunkten aktualisiert werden.

Sprocket Supply Co. möchte zum Beispiel verhindern, dass gefälschte E-Mail-Adressen und Spam-Formulareinsendungen die Kontaktliste überladen. Das Unternehmen aktiviert unsichtbare CAPTCHAs und strikte Spam-Filterung auf seinen Website-Formularen, während es die Datenanreicherung nutzt, um legitime Details (wie Größe und Land des Unternehmens) automatisch auszufüllen, ohne dass die Nutzenden diese eingeben müssen.

Probleme mit der Datenqualität überwachen und beheben

Ein Datenverfall ist unvermeidlich, aber seine Überwachung sollte nicht manuell erfolgen. Auf der Übersichtsseite zur Datenqualität von HubSpot können Sie Probleme mit der Datenintegrität automatisch nachverfolgen, melden und beheben.

• Audit der Übersichtsseite zur Datenqualität: Überprüfen Sie regelmäßig die Übersichtsseite zur Datenqualität auf doppelte Datensätze, Formatierungsprobleme und Integrationsfehler.
• Deduplizieren und Formatieren mit KI : Erkennen und Zusammenführen doppelter Kontakte und Unternehmen und Anwenden von Regeln zur automatischen Behebung von Formatierungsproblemen.
• Ungenutzte Eigenschaften und Workflows archivieren: Verfolgen Sie Füllraten von Eigenschaften und ungenutzte Workflows , um veraltete CRM-Systeme-Daten zu archivieren und zu entfernen.
• Wöchentliche Zusammenfassung zur Datenqualität einrichten: Konfigurieren Sie die Benachrichtigungseinstellungen, um montagmorgens eine wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung über neue Datensatzerstellung, Formatierungsprobleme und Benachrichtigungen zu Duplikaten zu erhalten.

So möchte beispielsweise verhindern, dass Tippfehler, falsche Groß- und Kleinschreibung und doppelte Kontakte die Analytics verzerren. Auf der Übersichtsseite zur Datenqualität werden Probleme mit der Großschreibung in den Namen der Kontakte automatisch behoben und zu Beginn jeder Woche eine E-Mail mit einer Zusammenfassung vereinbart, damit der leitende Datenbankadministrator sehen kann, welche doppelten Profile an den Wochenenden zusammengeführt wurden.

Stimmen Sie die Zuständigkeit und Transparenz des Teams ab

Eine bereinigte, übersichtliche Datenbank ist nur dann wertvoll, wenn Ihr Team weiß, wie man sie gemeinsam nutzt. Schaffen Sie eine klare Ausrichtung, automatisierte Zuweisung und Transparenz der Zuständigkeiten.

• Grundlagen des Accounts und der Organisationsstruktur festlegen: Richten Sie Ihr Multi-Account-Management, Ihre Markeneinstellungen und die Systemeinstellungen so ein, dass sie der Hierarchie Ihres Unternehmens entsprechen.
• Konfigurieren von Teams und Berechtigungssätzen: Gruppieren Sie Benutzer in Standardteams und weisen Sie Tool-Berechtigungen zu, damit jeder nur Zugriff auf die Tools hat, die er für seine Arbeit benötigt.
• Automatisieren Sie die Zuständigkeit und die SLA-Weiterleitung: Verwenden Sie Workflows, um eingehende Datensätze automatisch zuzuweisen und an die richtigen Teams weiterzuleiten, und legen Sie SLA-Richtlinien für die Sichtbarkeit von "gefährdeten" Arbeiten fest.
• Protokollierung von gemeinsamen Kontext- und Datensatz-übergreifenden Zuordnungen: Standardisieren Sie Ihre CRM-System Aktivität-Feeds, Kommentar-Threads und expliziten Objekt-zu-Objekt-Zuordnungen, um relevante Daten miteinander zu verknüpfen und den historischen Kontext zu bewahren.
• Implementieren Sie bedingte Pipeline-Phasen: Erzwingen Sie Phasenübergänge, indem Sie lernen, wie Sie Pipelines mit bedingten Phaseneigenschaften einrichten und anpassen , und sorgen Sie für nahtlose Übergaben durch Einrichten von Pipeline-Regeln.

Sprocket Supply Co. möchte beispielsweise eine nahtlose Übergabe sicherstellen, wenn ein potenzieller Lead ein Abonnement kauft und vom Vertrieb zum Onboarding wechselt. Es wurden bedingte Pipeline-Regeln eingeführt, sodass Vertriebsmitarbeitende eine Eigenschaft "Hinweise zur Einrichtung von Kunden" ausfüllen müssen, bevor ein Deal in "Abgeschlossen und gewonnen" verschoben werden kann. Dadurch wird ein automatisierter Workflow ausgelöst, der den Datensatz dem Onboarding-Team neu zuweist und eine Aufgabe mit einer klaren SLA-Frist von 48 Stunden erstellt.

Datenqualität und Teamausrichtung messen

Nutzen Sie diese Kennzahlen, um die Qualität Ihrer CRM-System-Datenbank und die Effektivität Ihrer Teamausrichtung kontinuierlich zu messen.

Glossar und Ressourcen

• Übersichtsseite zur Datenqualität: Ein zentrales Dashboard mit Kennzahlen zum Zustand der Eigenschaften, zu Duplikaten von Datensätzen, zu Integrationen und zu Problemen mit dem Workflow.
• Berechtigungen auf Feldebene: eine Sicherheitseinstellung, die es Super-Admins ermöglicht, zu verwalten, wer bestimmte Datenfelder bearbeiten oder anzeigen darf.
• Eigenschaften für vertrauliche Daten: spezielle Eigenschaftentypen mit Verschlüsselung auf Anwendungsebene zur sicheren Speicherung zulässiger regulierter Informationen.
• Übergaberegeln: Prozessanforderungen, die in die Pipeline-Einstellungen eingebettet sind, um sicherzustellen, dass standardisierte Informationen gesammelt werden, bevor ein Deal oder ein Ticket an ein anderes Team weitergegeben wird.

Weitere Ressourcen

• Warum saubere Daten das wertvollste Gut in Ihrem CRM-System sind
• Eine Daten-Governance-Grundlage aufbauen
• Steigerung der Datenqualität: KI-Tools und Automatisierung in HubSpot
• Sie nutzen Tools für Datenqualität
• Datennutzung im CRM-System nachverfolgen
• HubSpot Community – CRM-System