信頼できる顧客データ源を維持する

ビジネスを成長させるためには、チームにとって、正確で信頼性の高い顧客データが一箇所に集約されていることが不可欠です。積極的なデータクレンジング戦略を策定し、堅実なガバナンスを徹底し、チームレベルでの責任の所在を明確にすることで、クリーンなデータを維持し、組織全体にわたるシームレスな連携を促進することができます。

以下の手順では、スキーマの権限設定やデータの自動取り込みから、データの健全性の監視、チームの責任分担の調整に至るまで、HubSpotでCRMデータを管理する管理者向けのプロセスと推奨されるベストプラクティスについて解説します。

明確なデータモデルとガバナンス戦略を策定する

信頼できる単一のデータソースを維持するには、強固なデータ基盤と、データの作成および変更に関する厳格なルールから始める必要があります。

• データスキーマのマッピングを行うには：データモデルビルダー（）を使用して、標準オブジェクト、カスタムオブジェクト、プロパティ、および直接関連付けのロジックをマッピングし、ビジネスの運用状況を正確に反映させます。
• フィールドレベルの権限による管理：で、重要なCRMプロパティの閲覧および編集権限を設定し、重要なフィールドを不正な編集から保護します。
• 厳格な検証ルールを適用する：厳格な書式ルール、列挙型フィールド、一意のIDを使用してプロパティを設定し、標準化を維持する。
• 機密データの保護：グループおよび機密プロパティフィールドを、アプリケーション層での暗号化と閲覧権限の制限により保護し、コンプライアンスを維持します。

例えば、Sprocket Supply Co. では、サポート担当者が誤って顧客の業種カテゴリを上書きしないようにしたいと考えています。フィールドレベルの編集権限を活用し、プロパティの編集をCRM管理者および運用チームに限定すると同時に、一般スタッフには閲覧のみに制限しています。

データ取り込みの統合と自動化

データベースを整理整頓しておくためには、データベースに入力されるデータを管理する必要があります。情報の重複や手動でのデータ入力といったユーザーにとっての負担を増やすことなく、情報を継続的に追加・充実させる自動化されたプロセスを構築する。

• データ同期とREST APIの活用：外部の請求、Go-to-Market（GTM）、バックオフィスアプリケーションを、のネイティブ双方向同期連携機能を通じてHubSpotと連携させましょう。
• データエンリッチメントを有効にする：は、検証済みのサードパーティのソースデータと会話のインサイトを活用して、不完全な連絡先および企業レコードを自動的にエンリッチします。
• スパムやフォーム送信をフィルタリングする：を使用して、非表示のCAPTCHAと無意味な文字列の検出設定を有効にし、を通じて、CRMからスパムを排除します。
• 個人用チャンネルとチーム用チャンネルを統合します：、の電話連携機能、の共有受信箱、およびのスケジュール管理ツールを連携させることで、過去の接触履歴に基づいて記録が自動的に更新されます。

例えば、Sprocket Supply Co.は、偽のメールアドレスやスパムによるフォーム送信によって、連絡先リストが乱雑になるのを防ぎたいと考えています。彼らは、ウェブサイトのフォームで目に見えないCAPTCHAや厳格なスパムフィルタリングを有効にすると同時に、データエンリッチメントを活用して、ユーザーに入力を求めずに（企業の規模や国などの）正当な情報を自動的に入力しています。

データ品質の問題を監視し、解決する

データの劣化は避けられないものですが、その監視を手作業で行うべきではありません。HubSpotのデータ品質概要ページを使用して、データの健全性に関する問題を自動的に追跡、報告、修正します。

• データ品質の概要ページ（）を定期的に確認し、およびをチェックして、重複レコード、書式の問題、統合の失敗などを特定してください。
• AIを活用した重複排除と書式設定：を使用すると、重複する連絡先や企業を検出して統合し、のルールを適用して、書式設定の問題を自動的に解決できます。
• 使用されていないプロパティとワークフローをアーカイブする：でプロパティの入力率を追跡し、で使用されていないワークフローを確認して、古くなったCRMデータをアーカイブし、非推奨に設定します。
• 毎週のデータ品質ダイジェストを設定します：。通知設定を構成し、毎週月曜日の朝に、新規レコードの作成、書式設定の問題、および重複に関するアラートの要約が記載されたメールを受け取れるようにします：。

例えば、Sprocket Supply Co. は、タイプミスや大文字小文字の誤り、重複した連絡先情報が分析結果を歪めるのを防ぎたいと考えています。彼らはデータ品質の概要ページを利用して、連絡先名の大文字・小文字の不一致を自動的に修正し、その後、毎週の初めにダイジェストメールの送信をスケジュールしています。これにより、リードデータベースの管理者は、週末にどの重複プロファイルが統合されたかを確認できるようになっています。

チームの責任の所在と可視性を整合させる

データベースが整っていても、チーム全員がそれを活用する方法を知っていなければ、その価値は発揮されません。明確な連携、自動割り当て、および責任の所在の透明性を確立する。

• アカウントの基本設定と組織構造の設定：マルチアカウント管理、ブランド設定、およびシステムのデフォルト設定を、貴社の組織階層に合わせて設定してください。
• チームと権限セットの設定：ユーザーを標準チームに分類し、ツールの権限を割り当てることで、各ユーザーが業務に必要なツールにのみアクセスできるようにします。
• 担当割り当てとSLAルーティングの自動化：では、ワークフローを活用して受信レコードを適切なチームに自動的に割り当て・ルーティングし、でSLAガイドラインを設定し、「リスクのある」業務の可視性を高めています。
• 共有コンテキストやレコード間の関連性をログに記録しましょう：を活用して、CRMのアクティビティフィード、コメントスレッド、および明示的なオブジェクト間の関連性を標準化し（）、関連データを連携させ、過去のコンテキストを維持しましょう。
• 条件付きパイプラインステージを実装する：条件付きステージプロパティを使用してパイプラインを設定・カスタマイズする方法を学び、ステージ間の遷移を確実に実行し、パイプラインルールを設定してシームレスな引き継ぎを実現する：。

例えば、Sprocket Supply Co.では、見込み客がプランを購入し、営業部門から導入支援部門へ引き継がれる際、スムーズな引き継ぎが行われるようにしたいと考えています。営業担当者が取引を「成約（勝利）」ステータスに移行する前に、「顧客設定メモ」プロパティに入力するよう義務付けるため、条件付きパイプラインルールを設定しました。これにより、自動ワークフローが起動し、そのレコードがオンボーディングチームに再割り当てされるとともに、48時間という明確なSLA期限が設定されたタスクが作成されます。

データの品質とチーム間の連携状況を測定する

これらの主要指標を活用して、CRMデータベースの品質やチーム間の連携の有効性を継続的に測定してください。

用語集と参考資料

• データ品質の概要ページ：プロパティの状態、レコードの重複、統合、およびワークフローの問題に関する指標を一元的に表示するダッシュボードです。
• フィールドレベルの権限：。スーパー管理者が、特定のデータフィールドを編集または閲覧できるユーザーを管理できるようにするセキュリティ設定です。
• 機密データのプロパティ：アプリケーション層での暗号化機能を備えた専用のプロパティタイプにより、規制対象の許可された情報を安全に保存します。
• 引き継ぎルール：のプロセス要件をパイプライン設定に組み込み、案件やチケットが別のチームに引き継がれる前に、標準化された情報が確実に収集されるようにします。

その他のリソース

• なぜクリーンなデータがCRMにとって最も貴重な資産なのか
• データガバナンスの基盤の構築
• データ品質の拡大：HubSpotにおけるAIツールと自動化
• データ品質管理ツールを活用する
• CRMデータの使用状況を追跡する
• HubSpot コミュニティ — CRM