Zorg voor een betrouwbare bron van klantgegevens

Om uw bedrijf te laten groeien, hebben uw teams één centrale plek nodig waar klantgegevens accuraat en betrouwbaar zijn. Door proactieve strategieën voor gegevensopschoning vast te stellen, een degelijk beheer te handhaven en de verantwoordelijkheid op teamniveau zichtbaar te maken, kunt u schone gegevens behouden en naadloze samenwerking binnen uw hele organisatie bevorderen.

De onderstaande stappen beschrijven processen en aanbevolen best practices voor beheerders die CRM-gegevens in HubSpot beheren, van het instellen van schemabevoegdheden en geautomatiseerde gegevensinvoer tot het bewaken van de gegevenskwaliteit en het afstemmen van de verantwoordelijkheid per team.

Definieer een duidelijk gegevensmodel en een governancestrategie

Het onderhouden van één betrouwbare gegevensbron begint met een sterke gegevensbasis en strikte richtlijnen voor het aanmaken en wijzigen van gegevens.

• Breng uw gegevensschema in kaart: gebruik de datamodelbouwer om standaardobjecten, aangepaste objecten, eigenschappen en directe koppelingslogica in kaart te brengen, zodat deze precies weergeven hoe uw bedrijf werkt.
• Beheer met machtigingen op veldniveau: stel weergave- en bewerkingsmachtigingen in voor kritieke CRM-eigenschappen, zodat essentiële velden worden beschermd tegen ongeautoriseerde bewerkingen.
• Handhaaf strikte validatieregels: configureer eigenschappen met strikte opmaakregels, opsommingsvelden en unieke ID’s om standaardisatie te waarborgen.
• Beveilig gevoelige gegevens: groepeer en beveilig gevoelige eigenschappenvelden met behulp van versleuteling op applicatieniveau en beperkte weergavetoegang om aan de regelgeving te blijven voldoen.

Sprocket Supply Co. wil er bijvoorbeeld voor zorgen dat supportmedewerkers niet per ongeluk de branchecategorieën van klanten overschrijven. Ze gebruiken bewerkingsrechten op veldniveau om het bewerken van eigenschappen te beperken tot CRM-beheerders en operationele teams, terwijl het voor het overige personeel alleen-lezen blijft.

Consolideer en automatiseer de gegevensinvoer

Om een database schoon te houden, moet je de gegevens die erin komen beheren. Stel geautomatiseerde processen in die continu informatie toevoegen en verrijken, zonder dat dit voor gebruikers ongemak oplevert, zoals dubbele informatie of handmatige gegevensinvoer.

• Gebruik gegevenssynchronisatie en REST-API's: houd uw externe facturatie-, go-to-market (GTM)- en backoffice-applicaties verbonden met HubSpot via native integraties voor tweerichtingssynchronisatie.
• Activeer gegevensverrijking: verrijk onvolledige contact- en bedrijfsrecords automatisch met behulp van geverifieerde brongegevens van derden en inzichten uit gesprekken.
• Filter spam en formulierinzendingen: bescherm binnenkomende formuliergegevens door onzichtbare CAPTCHA’s en instellingen voor het detecteren van wartaal in te schakelen om spam uit het CRM te filteren.
• Integreer persoonlijke en teamkanalen: koppel integraties voor telefoongesprekken, gedeelde inboxen en planningshulpmiddelen, zodat records automatisch worden bijgewerkt met eerdere contactmomenten.

Sprocket Supply Co. wil bijvoorbeeld voorkomen dat valse e-mailadressen en spamformulierinzendingen hun contactenlijst onoverzichtelijk maken. Ze schakelen onzichtbare CAPTCHA’s en strenge spamfilters in op de formulieren op hun website, terwijl ze gegevensverrijking gebruiken om legitieme gegevens (zoals bedrijfsgrootte en land) automatisch in te vullen zonder dat gebruikers deze zelf hoeven in te voeren.

Problemen met de datakwaliteit monitoren en oplossen

Gegevensveroudering is onvermijdelijk, maar het monitoren ervan hoeft niet handmatig te gebeuren. Gebruik de HubSpot-overzichtspagina voor gegevenskwaliteit om problemen met de gegevenskwaliteit automatisch bij te houden, te rapporteren en op te lossen.

• Controleer de overzichtspagina voor gegevenskwaliteit: kijk regelmatig op de overzichtspagina voor gegevenskwaliteit om dubbele records, opmaakfouten en integratiefouten op te sporen.
• Ontdubbel en formatteer met AI: detecteer en voeg dubbele contacten en bedrijven samen, en pas regels toe om opmaakproblemen automatisch op te lossen.
• Archiveer ongebruikte eigenschappen en workflows: houd de invulpercentages van eigenschappen en ongebruikte workflows bij om verouderde CRM-gegevens te archiveren en uit gebruik te nemen.
• Stel een wekelijks overzicht van de gegevenskwaliteit in: configureer de meldingsinstellingen zodat je elke maandagochtend een wekelijkse e-mail ontvangt met een overzicht van nieuw aangemaakte records, opmaakfouten en meldingen over duplicaten.

Sprocket Supply Co. wil bijvoorbeeld voorkomen dat typefouten, onjuist gebruik van hoofdletters en dubbele contactpersonen hun analyses vertekenen. Ze gebruiken de overzichtspagina voor gegevenskwaliteit om automatisch problemen met hoofdletters in contactnamen te corrigeren, en plannen vervolgens aan het begin van elke week een samenvattingsmail, zodat hun hoofdbeheerder van de leaddatabase kan zien welke dubbele profielen in het weekend zijn samengevoegd.

Zorg voor afstemming tussen verantwoordelijkheid en zichtbaarheid binnen het team

Een schone database is alleen waardevol als je team weet hoe het deze gezamenlijk moet gebruiken. Zorg voor duidelijke afstemming, geautomatiseerde toewijzing en transparantie over verantwoordelijkheden.

• Stel de basisprincipes voor accounts en de organisatiestructuur vast: configureer uw beheer van meerdere accounts, merkinstellingen en systeemstandaarden zodat deze aansluiten bij de hiërarchie van uw bedrijf.
• Configureer teams en machtigingssets: groepeer gebruikers in standaardteams en wijs toolmachtigingen toe, zodat iedereen alleen toegang heeft tot de tools die hij of zij nodig heeft om zijn of haar werk te doen.
• Automatiseer verantwoordelijkheid en SLA-routering: gebruik workflows om inkomende records automatisch toe te wijzen en door te sturen naar de juiste teams, en stel SLA-richtlijnen in voor de zichtbaarheid van ‘risicovol’ werk.
• Leg gedeelde context en koppelingen tussen records vast: standaardiseer je CRM-activiteitenfeeds, commentaarthreads en expliciete koppelingen tussen objecten om relevante gegevens met elkaar te verbinden en de historische context te behouden.
• Implementeer voorwaardelijke pijplijnfasen: dwing faseovergangen af door te leren hoe je pijplijnen met voorwaardelijke fase-eigenschappen kunt instellen en aanpassen, en zorg voor naadloze overdrachten door pijplijnregels in te stellen.

Sprocket Supply Co. wil bijvoorbeeld zorgen voor een naadloze overdracht wanneer een potentiële klant een abonnement afsluit en van de verkoopafdeling naar de onboarding-afdeling gaat. Ze hebben voorwaardelijke pijplijnregels ingesteld, zodat verkopers verplicht zijn het kenmerk 'Opmerkingen klantinstellingen' in te vullen voordat een deal naar de status 'Gesloten - Gewonnen' kan worden verplaatst. Dit activeert een geautomatiseerde workflow die het record toewijst aan het onboardingteam en een taak aanmaakt met een duidelijke SLA-deadline van 48 uur.

Meet de gegevenskwaliteit en de afstemming binnen het team

Gebruik deze belangrijke statistieken om continu de kwaliteit van je CRM-database en de effectiviteit van je teamafstemming te meten.

Woordenlijst en bronnen

• Overzichtspagina voor gegevenskwaliteit: een centraal dashboard met statistieken over de status van objecten, dubbele records, integraties en workflowproblemen.
• Rechten op veldniveau: een beveiligingsinstelling waarmee superbeheerders kunnen bepalen wie specifieke gegevensvelden mag bewerken of bekijken.
• Eigenschappen van gevoelige gegevens: gespecialiseerde gegevenstypen met versleuteling op applicatieniveau om toegestane, gereguleerde informatie veilig op te slaan.
• Overdrachtsregels: procesvereisten die zijn ingebouwd in de pijplijnginstellingen om te waarborgen dat gestandaardiseerde informatie wordt verzameld voordat een deal of ticket wordt doorgegeven aan een ander team.

Aanvullende bronnen

• Waarom schone gegevens het meest waardevolle bezit van uw CRM zijn
• Een basis leggen voor datagovernance
• Uw datakwaliteit opschalen: AI-tools en automatisering in HubSpot
• Gebruik tools voor datakwaliteit
• Houd uw CRM-datagebruik bij
• HubSpot-community — CRM