Garantire una fonte affidabile di dati sui clienti

Per far crescere la tua azienda, i tuoi team hanno bisogno di un unico punto centrale in cui i dati dei clienti siano accurati e affidabili. Definendo strategie proattive di pulizia dei dati, applicando una solida governance e garantendo la visibilità delle responsabilità a livello di team, puoi mantenere i dati puliti e favorire una collaborazione senza intoppi in tutta l’organizzazione.

I passaggi riportati di seguito illustrano i processi e le best practice consigliate per gli amministratori che gestiscono i dati CRM in HubSpot, dalla configurazione delle autorizzazioni dello schema e dell’acquisizione automatizzata al monitoraggio dello stato dei dati e all’allineamento delle responsabilità dei team.

Definire un modello di dati e una strategia di governance chiari

Il mantenimento di un’unica fonte di dati affidabile inizia con una solida base di dati e rigidi criteri di controllo relativi alla creazione e alla modifica dei dati.

• Mappare lo schema dei dati: utilizzare il generatore di modelli di dati per mappare oggetti standard, oggetti personalizzati, proprietà e logica di associazione diretta in modo da riflettere esattamente il funzionamento della propria azienda.
• Gestisci con autorizzazioni a livello di campo: imposta le autorizzazioni di visualizzazione e modifica per le proprietà CRM critiche, proteggendo i campi essenziali da modifiche non autorizzate.
• Applicare rigide regole di convalida: configurare le proprietà con rigide regole di formattazione, campi di enumerazione e ID univoci per mantenere la standardizzazione.
• Proteggi i dati sensibili: raggruppa e proteggi i campi delle proprietà sensibili utilizzando la crittografia a livello di applicazione e l’accesso in sola lettura per garantire la conformità.

Ad esempio, Sprocket Supply Co. vuole assicurarsi che gli agenti dell’assistenza non sovrascrivano accidentalmente le categorie di settore dei clienti. Utilizza le autorizzazioni di modifica a livello di campo per limitare le modifiche alle proprietà agli amministratori del CRM e ai team operativi, mantenendo la visualizzazione in sola lettura per il personale generale.

Consolidare e automatizzare l’acquisizione dei dati

Per mantenere pulito un database, è necessario controllare i dati che vi vengono inseriti. Configura percorsi automatizzati che aggiungano e arricchiscano continuamente le informazioni senza creare attrito per gli utenti, come informazioni duplicate o l’inserimento manuale dei dati.

• Utilizza la sincronizzazione dei dati e le API REST: mantieni le tue applicazioni esterne di fatturazione, go-to-market (GTM) e di back-office collegate a HubSpot tramite integrazioni native di sincronizzazione bidirezionale.
• Attiva l’arricchimento dei dati: arricchisci automaticamente i record incompleti di contatti e aziende utilizzando dati verificati provenienti da fonti terze e approfondimenti basati sulle conversazioni.
• Filtra lo spam e gli invii tramite moduli: proteggi i dati in entrata dai moduli attivando CAPTCHA invisibili e le impostazioni di rilevamento dei caratteri senza senso per filtrare lo spam dal CRM.
• Integra i canali personali e di squadra: collega le integrazioni per le chiamate telefoniche, le caselle di posta condivise e gli strumenti di pianificazione, in modo che i record rimangano automaticamente aggiornati con i punti di contatto storici.

Ad esempio, Sprocket Supply Co. vuole impedire che indirizzi e-mail falsi e invii di moduli spam ingombrino il proprio elenco di contatti. L'azienda attiva CAPTCHA invisibili e un rigoroso filtro antispam sui moduli del proprio sito web, utilizzando al contempo l'arricchimento dei dati per compilare automaticamente i dettagli legittimi (come le dimensioni dell'azienda e il paese) senza chiedere agli utenti di inserirli manualmente.

Monitora e risolvi i problemi relativi alla qualità dei dati

Il degrado dei dati è inevitabile, ma il monitoraggio non dovrebbe essere manuale. Utilizza la pagina di panoramica sulla qualità dei dati di HubSpot per tracciare, segnalare e risolvere automaticamente i problemi relativi allo stato dei dati.

• Verifica la pagina di panoramica sulla qualità dei dati: controlla regolarmente la pagina di panoramica sulla qualità dei dati per individuare record duplicati, problemi di formattazione ed errori di integrazione.
• Eliminare i duplicati e formattare con l’IA: individua e unisci contatti e aziende duplicati, e applica regole per risolvere automaticamente i problemi di formattazione.
• Archivia le proprietà e i flussi di lavoro inutilizzati: monitora i tassi di compilazione delle proprietà e i flussi di lavoro inutilizzati per archiviare ed eliminare i dati CRM obsoleti.
• Imposta un riepilogo settimanale sulla qualità dei dati: configura le impostazioni di notifica per ricevere ogni lunedì mattina un'e-mail di riepilogo settimanale sulla creazione di nuovi record, sui problemi di formattazione e sugli avvisi di duplicati.

Ad esempio, Sprocket Supply Co. vuole evitare che errori di battitura, uso errato delle maiuscole e contatti duplicati distorcano le proprie analisi. L’azienda utilizza la pagina di panoramica sulla qualità dei dati per correggere automaticamente i problemi relativi all’uso delle maiuscole nei nomi dei contatti, quindi pianifica l’invio di un’e-mail riassuntiva all’inizio di ogni settimana, in modo che l’amministratore del database dei lead possa verificare quali profili duplicati sono stati uniti durante il fine settimana.

Allineare la responsabilità e la visibilità del team

Un database pulito ha valore solo se il vostro team sa come utilizzarlo in modo coordinato. Stabilite un chiaro allineamento, un’assegnazione automatizzata e la trasparenza delle responsabilità.

• Definisci le impostazioni di base dell’account e la struttura organizzativa: configura la gestione multi-account, le impostazioni del marchio e i valori predefiniti del sistema in modo che corrispondano alla gerarchia della tua azienda.
• Configura i team e i set di autorizzazioni: raggruppa gli utenti in team standard e assegna le autorizzazioni agli strumenti in modo che ognuno abbia accesso solo agli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro.
• Automatizza la proprietà e l’instradamento SLA: utilizza i flussi di lavoro per assegnare automaticamente e instradare i record in entrata ai team corretti, e imposta le linee guida SLA per la visibilità del lavoro “a rischio”.
• Registra il contesto condiviso e le associazioni tra record: standardizza i feed delle attività del CRM, i thread dei commenti e le associazioni esplicite da oggetto a oggetto per mantenere collegati i dati rilevanti e preservare il contesto storico.
• Implementa fasi della pipeline condizionali: applica le transizioni tra le fasi imparando a configurare e personalizzare le pipeline con proprietà di fase condizionali e garantisci passaggi di consegne senza intoppi impostando regole di pipeline.

Ad esempio, Sprocket Supply Co. vuole garantire un passaggio di consegne senza intoppi quando un potenziale cliente acquista un piano e passa dal reparto vendite a quello di onboarding. L’azienda ha impostato regole condizionali per la pipeline in modo che i rappresentanti di vendita siano tenuti a compilare la proprietà “Note di configurazione del cliente” prima che un affare possa essere spostato allo stato “Chiuso con esito positivo”. Questo innesca un flusso di lavoro automatizzato che riassegna il record al team di onboarding e crea un’attività con una chiara scadenza SLA di 48 ore.

Misura la qualità dei dati e l’allineamento del team

Utilizza queste metriche chiave per misurare continuamente la qualità del tuo database CRM e l’efficacia dell’allineamento del tuo team.

Glossario e risorse

• Pagina di panoramica sulla qualità dei dati: un dashboard centralizzato che mostra le metriche relative allo stato delle proprietà, ai record duplicati, alle integrazioni e ai problemi relativi ai flussi di lavoro.
• Autorizzazioni a livello di campo: un'impostazione di sicurezza che consente ai Super Amministratori di gestire chi può modificare o visualizzare specifici campi di dati.
• Proprietà dei dati sensibili: tipi di proprietà specializzati con crittografia a livello di applicazione per archiviare in modo sicuro le informazioni regolamentate consentite.
• Regole di trasferimento: requisiti di processo integrati nelle impostazioni della pipeline per garantire che vengano raccolte informazioni standardizzate prima che un affare o un ticket venga trasferito a un altro team.

Risorse aggiuntive

• Perché i dati puliti sono la risorsa più preziosa del tuo CRM
• Creare le basi per la governance dei dati
• Migliorare la qualità dei dati: strumenti di IA e automazione in HubSpot
• Utilizza strumenti per la qualità dei dati
• Monitorare l’utilizzo dei dati nel CRM
• Comunità HubSpot — CRM