Zapewnij niezawodne źródło danych o klientach

Aby rozwijać firmę, zespoły potrzebują jednego centralnego miejsca, w którym dane klientów są dokładne i wiarygodne. Dzięki wdrożeniu proaktywnych strategii czyszczenia danych, egzekwowaniu solidnych zasad zarządzania oraz zapewnieniu widoczności odpowiedzialności na poziomie zespołów można utrzymać czystość danych i wspierać płynną współpracę w całej organizacji.

Poniższe kroki przedstawiają procesy i sugerowane najlepsze praktyki dla administratorów zarządzających danymi CRM w HubSpot, od konfiguracji uprawnień do schematów i automatycznego pobierania danych po monitorowanie stanu danych i uzgadnianie odpowiedzialności zespołów.

Zdefiniuj jasny model danych i strategię zarządzania

Utrzymanie jednego wiarygodnego źródła danych zaczyna się od solidnych podstaw danych oraz ścisłych wytycznych dotyczących tworzenia i modyfikacji danych.

• Zmapuj schemat danych: użyj kreatora modeli danych, aby zmapować obiekty standardowe, obiekty niestandardowe, właściwości oraz logikę bezpośrednich powiązań, tak aby dokładnie odzwierciedlały sposób działania Twojej firmy.
• Zarządzaj za pomocą uprawnień na poziomie pól: ustaw uprawnienia do przeglądania i edycji kluczowych właściwości CRM, chroniąc istotne pola przed nieautoryzowanymi zmianami.
• Wprowadź rygorystyczne reguły walidacji: skonfiguruj właściwości z rygorystycznymi regułami formatowania, polami wyliczeniowymi i unikalnymi identyfikatorami, aby zachować standaryzację.
• Zabezpiecz dane wrażliwe: grupuj i zabezpiecz pola właściwości zawierające dane wrażliwe, korzystając z szyfrowania na poziomie aplikacji oraz ograniczonego dostępu do podglądu, aby zachować zgodność z przepisami.

Na przykład firma Sprocket Supply Co. chce mieć pewność, że pracownicy obsługi klienta nie zmienią przypadkowo kategorii branżowych klientów. Wykorzystuje ona uprawnienia do edycji na poziomie pól, aby ograniczyć edycję właściwości do administratorów CRM i zespołów operacyjnych, pozostawiając pozostałym pracownikom dostęp wyłącznie do przeglądania.

Konsolidacja i automatyzacja pozyskiwania danych

Aby baza danych była uporządkowana, musisz kontrolować dane, które do niej trafiają. Skonfiguruj zautomatyzowane ścieżki, które w sposób ciągły dodają i wzbogacają informacje bez utrudnień dla użytkowników, takich jak zduplikowane dane czy ręczne wprowadzanie informacji.

• Korzystaj z synchronizacji danych i interfejsów API REST: zapewnij połączenie zewnętrznych aplikacji do fakturowania, wprowadzania produktów na rynek (GTM) i obsługi administracyjnej z HubSpot za pomocą natywnych integracji z dwukierunkową synchronizacją.
• Włącz wzbogacanie danych: automatycznie wzbogacaj niekompletne rekordy kontaktów i firm, korzystając ze zweryfikowanych danych ze źródeł zewnętrznych oraz wniosków płynących z rozmów.
• Filtruj spam i przesłane formularze: chroń przychodzące dane z formularzy, włączając niewidoczne CAPTCHA i ustawienia wykrywania bezsensownych treści, aby odfiltrować spam z CRM.
• Zintegruj kanały osobiste i zespołowe: połącz integracje połączeń telefonicznych, wspólne skrzynki odbiorcze i narzędzia do planowania, aby rekordy były automatycznie aktualizowane o historyczne punkty kontaktu.

Na przykład firma Sprocket Supply Co. chce zapobiec zapełnianiu swojej listy kontaktów fałszywymi adresami e-mail i spamowymi zgłoszeniami z formularzy. Włącza ona niewidoczne CAPTCHA i rygorystyczne filtrowanie spamu w formularzach na swojej stronie internetowej, jednocześnie korzystając z wzbogacania danych w celu automatycznego uzupełniania prawidłowych informacji (takich jak wielkość firmy i kraj) bez konieczności wpisywania ich przez użytkowników.

Monitoruj i rozwiązuj problemy związane z jakością danych

Degradacja danych jest nieunikniona, ale jej monitorowanie nie powinno odbywać się ręcznie. Skorzystaj ze strony przeglądu jakości danych HubSpot, aby automatycznie śledzić, raportować i naprawiać problemy związane ze stanem danych.

• Przeprowadzaj audyt strony podsumowującej jakość danych: regularnie sprawdzaj tę stronę, aby wykrywać zduplikowane rekordy, problemy z formatowaniem i błędy integracji.
• Usuwaj duplikaty i formatuj dane za pomocą sztucznej inteligencji: wykrywaj i scalaj zduplikowane kontakty oraz firmy, a także stosuj reguły w celu automatycznego rozwiązywania problemów z formatowaniem.
• Archiwizuj nieużywane właściwości i przepływy pracy: śledź wskaźniki wypełnienia właściwości oraz nieużywane przepływy pracy, aby archiwizować i wycofywać przestarzałe dane CRM.
• Skonfiguruj cotygodniowe podsumowanie jakości danych: skonfiguruj ustawienia powiadomień, aby w poniedziałki rano otrzymywać cotygodniowe podsumowanie e-mailowe dotyczące utworzonych nowych rekordów, problemów z formatowaniem oraz alertów o duplikatach.

Na przykład firma Sprocket Supply Co. chce zapobiec zniekształcaniu wyników analitycznych przez literówki, nieprawidłowe stosowanie wielkich liter i zduplikowane kontakty. Korzysta ona ze strony przeglądu jakości danych, aby automatycznie poprawiać problemy z wielkimi literami w nazwach kontaktów, a następnie planuje wysyłkę podsumowania e-mailowego na początku każdego tygodnia, dzięki czemu główny administrator bazy danych potencjalnych klientów może sprawdzić, które zduplikowane profile zostały scalone w weekendy.

Zgodność między odpowiedzialnością zespołu a przejrzystością

Czysta baza danych ma wartość tylko wtedy, gdy zespół wie, jak wspólnie z niej korzystać. Należy zapewnić jasną koordynację, automatyczne przydzielanie zadań oraz przejrzystość w zakresie odpowiedzialności.

• Ustal podstawowe zasady dotyczące kont i strukturę organizacyjną: skonfiguruj zarządzanie wieloma kontami, ustawienia marki i domyślne ustawienia systemu tak, aby odpowiadały hierarchii Twojej firmy.
• Skonfiguruj zespoły i zestawy uprawnień: pogrupuj użytkowników w standardowe zespoły i przypisz uprawnienia do narzędzi, tak aby każdy miał dostęp tylko do tych narzędzi, które są mu potrzebne do wykonywania pracy.
• Zautomatyzuj przypisywanie odpowiedzialności i routing zgodnie z SLA: wykorzystaj przepływy pracy do automatycznego przypisywania i kierowania przychodzących rekordów do właściwych zespołów oraz ustal wytyczne SLA dotyczące widoczności zadań „zagrożonych”.
• Rejestruj wspólny kontekst i powiązania między rekordami: ujednolicaj kanały aktywności CRM, wątki komentarzy oraz jawne powiązania między obiektami, aby zachować powiązania między istotnymi danymi i zachować kontekst historyczny.
• Wdrażaj warunkowe etapy procesu sprzedaży: egzekwuj przejścia między etapami, ucząc się, jak konfigurować i dostosowywać procesy sprzedaży z wykorzystaniem warunkowych właściwości etapów, oraz zapewnij płynne przekazywanie zadań poprzez ustanowienie reguł procesu sprzedaży.

Na przykład firma Sprocket Supply Co. chce zapewnić płynne przekazywanie spraw, gdy potencjalny klient kupi plan i przejdzie z działu sprzedaży do działu wdrażania. Skonfigurowała ona reguły warunkowe dla procesu sprzedaży, dzięki czemu przedstawiciele handlowi muszą wypełnić właściwość „Uwagi dotyczące konfiguracji klienta”, zanim transakcja zostanie przeniesiona do statusu „Zamknięta z wygraną”. Powoduje to uruchomienie zautomatyzowanego przepływu pracy, który ponownie przypisuje rekord do zespołu wdrażającego i tworzy zadanie z jasnym terminem SLA wynoszącym 48 godzin.

Mierz jakość danych i zgranie zespołu

Wykorzystaj te kluczowe wskaźniki, aby na bieżąco mierzyć jakość bazy danych CRM oraz skuteczność koordynacji działań zespołu.

Słownik i zasoby

• Strona przeglądu jakości danych: scentralizowany pulpit nawigacyjny wyświetlający wskaźniki dotyczące stanu nieruchomości, duplikatów rekordów, integracji i problemów z przepływem pracy.
• Uprawnienia na poziomie pól: ustawienie zabezpieczeń umożliwiające superadministratorom zarządzanie tym, kto może edytować lub przeglądać określone pola danych.
• Właściwości danych wrażliwych: specjalistyczne typy właściwości z szyfrowaniem na poziomie aplikacji, umożliwiające bezpieczne przechowywanie dozwolonych informacji podlegających regulacjom.
• Reguły przekazywania: wymagania procesowe wbudowane w ustawienia potoku, mające na celu zapewnienie zebrania standardowych informacji przed przekazaniem transakcji lub zgłoszenia do innego zespołu.

Dodatkowe zasoby

• Dlaczego czyste dane są najcenniejszym zasobem Twojego systemu CRM
• Stworzenie podstaw zarządzania danymi
• Skalowanie jakości danych: narzędzia AI i automatyzacja w HubSpot
• Korzystaj z narzędzi do zapewniania jakości danych
• Śledź wykorzystanie danych w systemie CRM
• Społeczność HubSpot — CRM