Mantener una fuente fiable de datos de clientes

Para hacer crecer tu empresa, tus equipos necesitan un lugar centralizado donde los datos de los clientes sean precisos y fiables. Al establecer estrategias proactivas de limpieza de datos, aplicar una gobernanza sólida y garantizar la visibilidad de la responsabilidad a nivel de equipo, podrás mantener los datos limpios e impulsar una colaboración fluida en toda tu organización.

Los pasos que se describen a continuación detallan los procesos y las mejores prácticas recomendadas para los administradores que gestionan los datos de CRM de HubSpot, desde la configuración de los permisos del esquema y la importación automatizada hasta la supervisión del estado de los datos y la coordinación de las responsabilidades del equipo.

Definir un modelo de datos y una estrategia de gobernanza claros

Para mantener una única fuente de datos fiable, es necesario contar con una base de datos sólida y establecer medidas de control estrictas en torno a la creación y modificación de los datos.

• Asigna tu esquema de datos: utiliza el generador de modelos de datos para asignar objetos estándar, objetos personalizados, propiedades y lógica de asociación directa, de modo que reflejen exactamente cómo funciona tu empresa.
• Gestionar con permisos con niveles de restricción: configura los permisos de visualización y edición de las propiedades clave del CRM, protegiendo los campos esenciales frente a modificaciones no autorizadas.
• Aplica normas de validación estrictas: configura las propiedades con normas de formato estrictas, campos de enumeración e identificadores únicos para garantizar la estandarización.
• Proteja los datos sensibles: agrupe y proteja los campos de propiedades sensibles mediante el cifrado en la capa de aplicación y el acceso restringido a las vistas para garantizar el cumplimiento normativo.

Por ejemplo, Sprocket Supply Co. quiere asegurarse de que los agentes de atención al cliente no modifiquen accidentalmente las categorías sectoriales de los clientes. Utilizan permisos con niveles de restricción para limitar la modificación de propiedades a los administradores del CRM y a los equipos de operaciones, mientras que el resto del personal solo tiene acceso de lectura.

Consolidar y automatizar la captación de datos

Para mantener una base de datos en buen estado, hay que controlar los datos que se introducen en ella. Configurar flujos automatizados que añadan y enriquezcan la información de forma continua sin generar dificultades para el usuario, como la duplicación de datos o la introducción manual de datos.

• Utiliza la sincronización de datos y las API REST: mantén tus aplicaciones externas de facturación, comercialización (GTM) y administración conectadas con HubSpot a través de integraciones nativas de sincronización bidireccional.
• Activar el enriquecimiento de datos: enriquece automáticamente los registros incompletos de contactos y registros de empresas utilizando datos verificados procedentes de fuentes externas e información extraída de las conversaciones.
• Filtra el spam y los envíos de formularios: protege los datos recibidos a través de los formularios activando los CAPTCHA invisibles y la configuración de detección de texto sin sentido para filtrar el spam del CRM.
• Integra los canales personales y de equipo: conecta las integraciones de llamadas telefónicas, las bandejas de entrada compartidas y las herramientas de planificación para que los registros se actualicen automáticamente con el historial de interacciones.

Por ejemplo, Sprocket Supply Co. quiere evitar que las direcciones de correo electrónico falsas y los envíos de formularios saturen su lista de contactos. Activan CAPTCHAs invisibles y un filtrado estricto contra el spam en los formularios de su página web, al tiempo que utilizan el enriquecimiento de datos para rellenar automáticamente los datos legítimos (como el tamaño de la empresa y el país) sin pedir a los usuarios que los introduzcan manualmente.

Supervisar y resolver los problemas relacionados con la calidad de los datos

La pérdida de calidad de los datos es inevitable, pero su seguimiento no debería realizarse de forma manual. Utiliza la página de resumen de la calidad de los datos de HubSpot para realizar un seguimiento, generar informes y solucionar automáticamente los problemas relacionados con la calidad de los datos.

• Revisa la página de resumen de la calidad de los datos: comprueba periódicamente la página de resumen de la calidad de los datos para detectar registros duplicados, problemas de formato y fallos de integración.
• Desduplicación y formato con IA: detecta y fusiona contactos y empresas duplicados, y aplica reglas para resolver automáticamente los problemas de formato.
• Archivar propiedades y workflows no utilizados: realiza un seguimiento de los índices de cumplimentación de las propiedades y de los workflows no utilizados para archivar y dejar de utilizar los datos obsoletos del CRM.
• Configura un resumen semanal sobre la calidad de los datos: configura las opciones de notificación para recibir cada lunes por la mañana un resumen semanal por correo electrónico con información sobre la creación de nuevos registros, los problemas de formato y las alertas de duplicados.

Por ejemplo, Sprocket Supply Co. quiere evitar que los errores ortográficos, el uso incorrecto de mayúsculas y los contactos duplicados distorsionen sus análisis. Utilizan la página de resumen de la calidad de los datos para corregir automáticamente los problemas de mayúsculas en los nombres de los contactos y, a continuación, programan un correo electrónico resumen a principios de cada semana para que el administrador de la base de datos de leads pueda ver qué perfiles duplicados se han fusionado durante el fin de semana.

Armonizar la responsabilidad y la visibilidad del equipo

Una base de datos bien organizada solo tiene valor si tu equipo sabe cómo utilizarla de forma conjunta. Establecer una coordinación clara, una asignación automatizada y transparencia en cuanto a la responsabilidad.

• Configurar los aspectos básicos de la cuenta y la estructura organizativa: configura la gestión de cuentas múltiples, los ajustes de marca y los valores predeterminados del sistema para que se ajusten a la jerarquía de tu empresa.
• Configurar equipos y conjuntos de permisos: agrupar a los usuarios en equipos estándar y asignarles permisos de acceso a las herramientas, de modo que cada uno solo tenga acceso a aquellas que necesite para realizar su trabajo.
• Automatiza la asignación de responsabilidades y el enrutamiento según los ANS: utiliza workflows para asignar y derivar automáticamente los registros entrantes a los equipos adecuados, y establece directrices de ANS para garantizar la visibilidad de las tareas «en riesgo».
• Registra el contexto compartido y las asociaciones entre registros: estandariza los feeds de actividades de tu CRM, los hilos de comentarios y las asociaciones explícitas entre objetos para mantener conectados los datos relevantes y conservar el contexto histórico.
• Implementar etapas condicionales en el proceso: garantizar las transiciones entre etapas aprendiendo a configurar y personalizar los pipelines con propiedades condicionales de las etapas, y asegurar traspasos fluidos mediante la configuración de reglas para el pipeline.

Por ejemplo, Sprocket Supply Co. quiere garantizar un traspaso fluido cuando un prospecto adquiere un plan y pasa del departamento de ventas al de incorporación. Han configurado reglas condicionales en el proceso de ventas para que los comerciales tengan que rellenar la propiedad «Notas de configuración del cliente» antes de que un negocio pueda pasar al estado «Cierre ganado». Esto es el desencadenante de un workflow automatizado que reasigna el registro al equipo de incorporación y crea una tarea con un plazo claro de 48 horas según el ANS.

Evaluar la calidad de los datos y la coordinación del equipo

Utiliza estos indicadores clave para evaluar de forma continua la calidad de tu base de datos de CRM y la eficacia de la coordinación de tu equipo.

Glosario y recursos

• Página de resumen de la calidad de los datos: un panel de control centralizado que muestra métricas sobre el estado de los datos, los registros duplicados, las integraciones y los problemas relacionados con los workflows.
• Permisos con niveles de restricción: una configuración de seguridad que permite a los superadministradores gestionar quién puede editar o ver campos de datos específicos.
• Propiedades de datos sensibles: tipos de propiedades especializados con cifrado en la capa de aplicación para almacenar de forma segura la información regulada autorizada.
• Normas de traspaso: requisitos de proceso insertados en la configuración del pipeline de negocios para garantizar que se recopile la información estandarizada antes de que un negocio o un ticket se transfiera a otro equipo.

Recursos adicionales

• Por qué los datos limpios son el activo más valioso de tu CRM
• Establecimiento de las bases para la gobernanza de los datos
• Expansión de la calidad de los datos: herramientas de IA y automatización en HubSpot
• Utilizar herramientas para la calidad de los datos
• Realiza un seguimiento del uso de los datos de tu CRM
• Comunidad de HubSpot — CRM de HubSpot