Manter uma fonte confiável de dados do cliente

Para expandir seus negócios, suas equipes precisam de um local central onde os dados dos clientes sejam precisos e confiáveis. Ao estabelecer estratégias proativas de limpeza de dados, aplicar uma governança sólida e garantir a visibilidade da propriedade no nível da equipe, você pode manter dados limpos e promover uma colaboração perfeita em toda a organização.

As etapas abaixo descrevem processos e práticas recomendadas sugeridas para administradores que regem dados do CRM no HubSpot, desde a configuração de permissões de esquema e ingestão automatizada até o monitoramento da integridade dos dados e alinhamento da propriedade da equipe.

Definir um modelo de dados claro e uma estratégia de governança

A manutenção de uma única fonte confiável de dados começa com uma base sólida de dados e proteções rígidas em torno da criação e modificação de dados.

• Mapeie seu esquema de dados: use o construtor de modelos de dados para mapear objetos padrão, objetos personalizados, propriedades e lógica de associação direta para refletir exatamente como sua empresa opera.
• Governar com permissões em nível de campo: defina permissões de exibição e edição para propriedades críticas do CRM, protegendo campos essenciais contra edições não autorizadas.
• Impor regras de validação rigorosas: configure propriedades com regras de formatação rigorosas, campos de enumeração e IDs exclusivos para manter a padronização.
• Proteger dados confidenciais: agrupe e proteja campos de propriedades confidenciais usando criptografia na camada de aplicativo e acesso restrito à visualização para manter a conformidade.

Por exemplo, a Sprocket Supply Co. quer garantir que os agentes de suporte não substituam acidentalmente as categorias do setor do cliente. Eles usam permissões de edição em nível de campo para restringir as edições de propriedade a CRM administradores e equipes de operações, mantendo-as somente de visualização para a equipe geral.

Consolide e automatize a ingestão de dados

Para manter um banco de dados limpo, você deve controlar os dados que entram nele. Configure caminhos automatizados que adicionam e enriquecem informações continuamente sem adicionar atrito ao usuário, como informações duplicadas ou entrada manual de dados.

• Usar sincronização de dados e APIs REST: mantenha seus aplicativos de cobrança externa, go-to-market (GTM) e back-office conectados ao HubSpot por meio de integrações de sincronização bidirecional nativas.
• Ative o enriquecimento de dados: enriqueça automaticamente registros incompletos de contatos e empresas usando dados de fontes verificadas de terceiros e insights de conversação.
• Filtre spam e envios de formulários: proteja os dados de formulários recebidos ativando CAPTCHAs invisíveis e configurações de detecção sem sentido para filtrar spam do CRM.
• Integre canais pessoais e de equipe: conecte integrações de chamadas telefônicas, caixas de entrada compartilhadas e ferramentas de agendamento para que os registros sejam atualizados automaticamente com pontos de contato históricos.

Por exemplo, a Sprocket Supply Co. deseja impedir que endereços de e-mail falsos e envios de formulários de spam sobrecarreguem sua lista de contatos. Eles ativam CAPTCHAs invisíveis e filtragem rigorosa de spam nos formulários do site, enquanto usam o enriquecimento de dados para preencher automaticamente detalhes legítimos (como tamanho e país da empresa) sem pedir aos usuários que digitem.

Monitore e resolva problemas de qualidade de dados

A redução de dados é inevitável, mas seu monitoramento não deve ser manual. Use a página de visão geral da qualidade de dados da HubSpot para rastrear, relatar e corrigir problemas de integridade de dados automaticamente.

• Audite a página de visão geral da qualidade de dados: verifique regularmente a página de visão geral da qualidade de dados para localizar registros duplicados, problemas de formatação e falhas de integração.
• Desduplicar e formatar com IA: detecte e mescle contatos e empresas duplicados e aplique regras para resolver problemas de formatação automaticamente.
• Arquivar propriedades e fluxos de trabalho não utilizados: rastreie taxas de preenchimento de propriedades e fluxos de trabalho não utilizados para arquivar e descontinuar dados de CRM desatualizados.
• Defina um resumo semanal de qualidade de dados: defina as configurações de notificação para receber um resumo semanal por e-mail da criação de novos registros, problemas de formatação e alertas duplicados nas manhãs de segunda-feira.

Por exemplo, a Sprocket Supply Co. deseja impedir que erros de digitação, letras maiúsculas incorretas e contatos duplicados distorçam suas análises. Eles usam a página de visão geral da qualidade de dados para corrigir automaticamente os problemas de capitalização nos nomes de contato e, em seguida, agendam um e-mail de resumo no início de cada semana para que o administrador de banco de dados de leads possa ver quais perfis duplicados foram mesclados nos finais de semana.

Alinhar propriedade e visibilidade da equipe

Um banco de dados limpo só é valioso se sua equipe souber como usá-lo em conjunto. Estabeleça alinhamento claro, atribuição automatizada e transparência na propriedade.

• Estabelecer noções básicas de conta e estrutura organizacional: configure o gerenciamento de várias contas, as configurações de marca e os padrões do sistema para corresponder à hierarquia da sua empresa.
• Configurar equipes e conjuntos de permissões: agrupe os usuários em equipes padrão e atribua permissões de ferramentas para que todos tenham acesso às ferramentas de que precisam para realizar seus trabalhos.
• Automatize a propriedade e o encaminhamento de SLA: use fluxos de trabalho para atribuir e encaminhar automaticamente os registros recebidos para as equipes corretas e definir diretrizes de SLA para visibilidade de trabalho "em risco".
• Registre associações de contexto compartilhado e entre registros: padronize seus feeds de atividades do CRM, threads de comentários e associações explícitas de objeto a objeto para manter os dados relevantes conectados e preservar o contexto histórico.
• Implementar fases condicionais do pipeline: imponha transições de fase aprendendo como configurar e personalizar pipelines com propriedades de fase condicional e garanta transferências perfeitas configurando regras de pipeline.

Por exemplo, a Sprocket Supply Co. quer garantir uma transferência perfeita quando um possível lead compra um plano e passa das vendas para o Onboarding. Eles estabelecem regras de pipeline condicionais para que os representantes de vendas preencham uma propriedade "Observações de configuração do cliente" antes que um negócio possa ser movido para 'Fechado'. Isso aciona um fluxo de trabalho automatizado que reatribui o registro à equipe de Onboarding e cria uma tarefa com um prazo claro de SLA de 48 horas.

Meça a qualidade dos dados e o alinhamento da equipe

Use essas métricas-chave para medir continuamente a qualidade do banco de dados do CRM e a eficácia do alinhamento da equipe.

Glossário e recursos

• Página de visão geral da qualidade de dados: um painel centralizado que exibe métricas sobre a integridade da propriedade, duplicatas de registros, integrações e problemas de fluxo de trabalho.
• Permissões em nível de campo: uma configuração de segurança que permite aos Superadministradores gerenciar quem pode editar ou visualizar campos de dados específicos.
• Propriedades de dados confidenciais: tipos de propriedades especializadas com criptografia de camada de aplicativo para armazenar com segurança informações regulamentadas permitidas.
• Regras de transferência: processe requisitos incorporados às configurações do pipeline para garantir que informações padronizadas sejam coletadas antes que um negócio ou ticket seja passado para outra equipe.

Recursos adicionais

• Por que dados limpos são o ativo mais valioso do seu CRM
• Estabelecendo uma base de governança de dados
• Dimensionando a qualidade dos dados: ferramentas de IA e automação no HubSpot
• Use ferramentas de qualidade de dados
• Acompanhar o uso de dados do CRM
• Comunidade HubSpot — CRM