Sørg for at have en pålidelig kilde til kundedata

For at udvide din virksomhed har dine teams brug for ét centralt sted, hvor kundedataene er nøjagtige og pålidelige. Ved at indføre proaktive strategier for datarensning, håndhæve en solid styring og sikre gennemsigtighed omkring ejerskabet på teamniveau kan du opretholde rene data og fremme et problemfrit samarbejde på tværs af hele din organisation.

Trinene nedenfor beskriver processer og anbefalede bedste praksis for administratorer, der administrerer CRM-data i HubSpot – lige fra opsætning af skemaretigheder og automatiseret indlæsning til overvågning af datakvaliteten og afstemning af teamansvar.

Definer en klar datamodel og styringsstrategi

Vedligeholdelse af en enkelt pålidelig datakilde starter med et solidt datagrundlag og strenge retningslinjer for oprettelse og ændring af data.

• Kortlæg dit dataskema: Brug datamodelværktøjet til at kortlægge standardobjekter, brugerdefinerede objekter, egenskaber og direkte associeringslogik, så det nøjagtigt afspejler, hvordan din virksomhed fungerer.
• Styr med tilladelser på feltniveau: Indstil visnings- og redigeringstilladelser for kritiske CRM-egenskaber, og beskyt vigtige felter mod uautoriserede redigeringer.
• Håndhæv strenge valideringsregler: Konfigurer egenskaber med strenge formateringsregler, opregningsfelter og unikke ID'er for at opretholde standardiseringen.
• Beskyt følsomme data: Gruppér og beskyt følsomme egenskabsfelter ved hjælp af kryptering på applikationsniveau og begrænset visningsadgang for at overholde lovgivningen.

For eksempel ønsker Sprocket Supply Co. at sikre, at supportmedarbejdere ikke ved et uheld overskriver kundernes branchekategorier. De bruger redigeringsrettigheder på feltniveau til at begrænse redigering af egenskaber til CRM-administratorer og driftsteams, mens de forbeholder visning til almindelige medarbejdere.

Konsolider og automatiser dataindlæsning

For at holde en database ren skal du kontrollere de data, der indtastes i den. Opret automatiserede processer, der løbende tilføjer og beriger information uden at skabe problemer for brugerne, såsom dublerede oplysninger eller manuel dataindtastning.

• Brug datasynkronisering og REST-API'er: Hold dine eksterne fakturerings-, go-to-market (GTM)- og backoffice-applikationer forbundet med HubSpot via indbyggede tovejs-synkroniseringsintegrationer.
• Aktivér dataudvidelse: Udvid automatisk ufuldstændige kontakt- og virksomhedsoplysninger ved hjælp af verificerede tredjepartsdata og indsigt fra samtaler.
• Filtrer spam og formularindsendelser: Beskyt indkommende formularoplysninger ved at aktivere usynlige CAPTCHA'er og indstillinger til detektering af meningsløs tekst for at filtrere spam ud af CRM-systemet.
• Integrer personlige og teamkanaler: Forbind integrationer til telefonopkald, delte indbakker og planlægningsværktøjer, så posterne automatisk opdateres med historiske kontaktpunkter.

For eksempel ønsker Sprocket Supply Co. at forhindre, at falske e-mail-adresser og spam-formularindsendelser fylder deres kontaktliste op. De aktiverer usynlige CAPTCHA'er og streng spamfiltrering på deres webstedsformularer, samtidig med at de bruger dataforbedring til automatisk at udfylde legitime oplysninger (som virksomhedens størrelse og land) uden at bede brugerne om at indtaste dem.

Overvåg og løs problemer med datakvaliteten

Dataforringelse er uundgåelig, men overvågningen bør ikke foregå manuelt. Brug HubSpots oversigtsside for datakvalitet til automatisk at spore, rapportere og løse problemer med datakvaliteten.

• Gennemgå oversigtssiden for datakvalitet: Tjek regelmæssigt oversigtssiden for datakvalitet for at finde dubletter, formateringsproblemer og integrationsfejl.
• Fjern dubletter og formater med AI: Find og flet dubletter af kontakter og virksomheder, og anvend regler til automatisk at løse formateringsproblemer.
• Arkiver ubrugte egenskaber og arbejdsgange: Spor udfyldelsesprocenten for egenskaber og ubrugte arbejdsgange for at arkivere og udfase forældede CRM-data.
• Opsæt et ugentligt data-kvalitetsoversigtsbrev: Konfigurer notifikationsindstillingerne, så du hver mandag morgen modtager en ugentlig e-mailoversigt over oprettelse af nye poster, formateringsproblemer og advarsler om dubletter.

For eksempel ønsker Sprocket Supply Co. at forhindre, at stavefejl, forkert brug af store bogstaver og duplikerede kontakter forvrider deres analyser. De bruger oversigtssiden for datakvalitet til automatisk at rette problemer med brug af store bogstaver i kontaktnavne og planlægger derefter en oversigts-e-mail i begyndelsen af hver uge, så deres ledende databaseadministrator kan se, hvilke duplikerede profiler der blev sammenlagt i løbet af weekenden.

Sørg for ensartet ejerskab og gennemsigtighed i teamet

En ren database er kun værdifuld, hvis dit team ved, hvordan de skal bruge den i fællesskab. Sørg for klar afstemning, automatiseret tildeling og gennemsigtighed omkring ejerskab.

• Fastlæg grundlæggende kontoindstillinger og organisationsstruktur: Konfigurer din administration af flere konti, brandindstillinger og systemstandardindstillinger, så de passer til din virksomheds hierarki.
• Konfigurer teams og tilladelsessæt: Gruppér brugere i standardteams, og tildel værktøjstilladelser, så alle kun har adgang til de værktøjer, de har brug for til at udføre deres arbejde.
• Automatiser ejerskab og SLA-videresendelse: Brug arbejdsgange til automatisk at tildele og videresende indgående poster til de rigtige teams, og fastlæg SLA-retningslinjer for synlighed af "risikofyldt" arbejde.
• Log delte sammenhænge og sammenkoblinger på tværs af poster: Standardiser dine CRM-aktivitetsfeeds, kommentartråde og eksplicitte objekt-til-objekt-sammenkoblinger for at holde relevante data forbundet og bevare den historiske kontekst.
• Implementer betingede pipeline-faser: Håndhæv faseovergange ved at lære at opsætte og tilpasse pipelines med betingede faseegenskaber, og sørg for problemfri overdragelser ved at oprette pipeline-regler.

For eksempel ønsker Sprocket Supply Co. at sikre en problemfri overdragelse, når en potentiel kunde køber en plan og flyttes fra salg til onboarding. De har oprettet betingede pipeline-regler, så sælgerne er forpligtet til at udfylde egenskaben "Noter til kundeopsætning", før en aftale kan flyttes til "Afsluttet – vundet". Dette udløser en automatiseret arbejdsgang, der omfordeler posten til onboarding-teamet og opretter en opgave med en klar SLA-frist på 48 timer.

Mål datakvalitet og teamets samspil

Brug disse nøglemålinger til løbende at måle kvaliteten af din CRM-database og effektiviteten af dit teams samspil.

Ordliste og ressourcer

• Oversigtsside for datakvalitet: et centraliseret dashboard, der viser målinger af ejendomsstatus, dubletter, integrationer og problemer med arbejdsgange.
• Tilladelser på feltniveau: en sikkerhedsindstilling, der giver superadministratorer mulighed for at styre, hvem der kan redigere eller se bestemte datafelter.
• Egenskaber for følsomme data: specialiserede egenskabstyper med kryptering på applikationslag til sikker opbevaring af tilladte, regulerede oplysninger.
• Overdragelsesregler: proceskrav indbygget i pipelineindstillingerne for at sikre, at standardiserede oplysninger indsamles, før en aftale eller en ticket videregives til et andet team.

Yderligere ressourcer

• Hvorfor rene data er dit CRM-systems mest værdifulde aktiv
• Etablering af et fundament for datastyring
• Skalering af din datakvalitet: AI-værktøjer og automatisering i HubSpot
• Brug værktøjer til datakvalitet
• Overvåg din brug af CRM-data
• HubSpot-fællesskabet — CRM