Pidä yllä luotettavaa asiakastietolähdettä

Jotta liiketoimintasi voi kasvaa, tiimisi tarvitsevat yhden keskitetyn paikan, jossa asiakastiedot ovat tarkkoja ja luotettavia. Luomalla ennakoivia tietojen puhdistusstrategioita, noudattamalla vankkaa hallintoa ja varmistamalla vastuunjaon näkyvyyden tiimitasolla voit pitää tiedot puhtaina ja edistää saumatonta yhteistyötä koko organisaatiossasi.

Seuraavissa vaiheissa kuvataan prosessit ja suositellut parhaat käytännöt HubSpotin CRM-tietoja hallinnoiville järjestelmänvalvojille, aina skeemojen käyttöoikeuksien määrittämisestä ja automaattisesta tietojen tuonnista tietojen kunnon seurantaan ja tiimikohtaisen vastuun yhdenmukaistamiseen.

Määritä selkeä tietomalli ja hallintastrategia

Yhden luotettavan tietolähteen ylläpitäminen alkaa vahvalla tietopohjalla ja tiukoilla suojatoimilla, jotka koskevat tietojen luomista ja muokkaamista.

• Määritä tietoskeemasi: käytä tietomallin luontityökalua standardiobjektien, mukautettujen objektien, ominaisuuksien ja suorien assosiaatiologiikoiden määrittämiseen niin, että ne heijastavat tarkasti yrityksesi toimintatapaa.
• Hallinnoi kenttätason käyttöoikeuksilla: määritä tärkeiden CRM-ominaisuuksien katselu- ja muokkausoikeudet, jolloin suojaat olennaiset kentät luvattomilta muokkauksilta.
• Noudata tiukkoja validointisääntöjä: määritä ominaisuuksille tiukat muotoilusäännöt, luettelokentät ja yksilölliset tunnisteet standardoinnin ylläpitämiseksi.
• Suojaa arkaluontoiset tiedot: ryhmittele ja suojaa arkaluontoiset ominaisuuskentät sovellustason salauksella ja rajoitetulla katseluoikeudella, jotta vaatimustenmukaisuus säilyy.

Esimerkiksi Sprocket Supply Co. haluaa varmistaa, että asiakastuen edustajat eivät vahingossa korvaa asiakkaiden toimialaluokituksia. Yritys käyttää kenttätason muokkausoikeuksia rajoittaakseen ominaisuuksien muokkausoikeudet CRM-järjestelmän ylläpitäjille ja operatiivisille tiimeille, kun taas muulle henkilöstölle ominaisuudet ovat vain katseltavissa.

Yhdistä ja automatisoi tietojen syöttö

Jotta tietokanta pysyy siistinä, sinun on hallittava siihen tulevia tietoja. Määritä automatisoidut reitit, jotka lisäävät ja rikastuttavat tietoja jatkuvasti ilman, että käyttäjille aiheutuu hankaluuksia, kuten päällekkäisiä tietoja tai manuaalista tietojen syöttämistä.

• Käytä tietojen synkronointia ja REST-sovellusliittymiä: pidä ulkoiset laskutus-, markkinoille tuonti- (GTM) ja back-office-sovelluksesi yhteydessä HubSpotin kanssa natiivien kaksisuuntaisten synkronointien avulla.
• Ota käyttöön tietojen rikastaminen: rikasta puutteellisia yhteyshenkilö- ja yritystietueita automaattisesti käyttämällä vahvistettuja kolmannen osapuolen lähdetietoja ja keskustelujen tuloksia.
• Suodata roskapostia ja lomakkeiden lähetyksiä: suojaa saapuvia lomaketietoja ottamalla käyttöön näkymättömät CAPTCHA-tarkistukset ja merkityksettömän tekstin tunnistusasetukset, jotta roskaposti suodatetaan pois CRM-järjestelmästä.
• Integroi henkilökohtaiset ja tiimikanavat: yhdistä puhelun integroinnit, jaetut postilaatikot ja aikataulutyökalut, jotta tietueet päivittyvät automaattisesti aiempien yhteyshetkien mukaan.

Esimerkiksi Sprocket Supply Co. haluaa estää vääriä sähköpostiosoitteita ja roskapostilomakkeiden lähetyksiä sekoittamasta yhteystietoluetteloaan. Yritys ottaa käyttöön näkymättömät CAPTCHA-testit ja tiukan roskapostisuodatuksen verkkosivustonsa lomakkeissa ja käyttää samalla tietojen rikastamista täyttääkseen automaattisesti oikeat tiedot (kuten yrityksen koon ja maan) ilman, että käyttäjien tarvitsee kirjoittaa niitä itse.

Seuraa ja ratkaise tietojen laatuongelmia

Tietojen vanheneminen on väistämätöntä, mutta sen seurannan ei pitäisi tapahtua manuaalisesti. Käytä HubSpotin tietojen laadun yleiskatsaussivua seurata, raportoida ja korjata tietojen kunnon ongelmia automaattisesti.

• Tarkista tietojen laadun yleiskatsaussivu: tarkista säännöllisesti tietojen laadun yleiskatsaussivu löytääksesi päällekkäisiä tietueita, muotoiluvirheitä ja integraatiovirheitä.
• Poista päällekkäisyydet ja muotoile tiedot tekoälyn avulla: tunnista ja yhdistä päällekkäiset yhteystiedot ja yritykset sekä sovella sääntöjä muotoiluongelmien automaattiseen ratkaisemiseen.
• Arkistoi käyttämättömät ominaisuudet ja työnkulut: seuraa ominaisuuksien täyttöasteita ja käyttämättömiä työnkulkuja, jotta voit arkistoida ja poistaa käytöstä vanhentuneet CRM-tiedot.
• Määritä viikoittainen tietojen laadun yhteenveto: määritä ilmoitusasetukset niin, että saat maanantaiaamuisin sähköpostitse viikoittaisen yhteenvedon uusista tietueista, muotoiluvirheistä ja päällekkäisyyksistä.

Esimerkiksi Sprocket Supply Co. haluaa estää kirjoitusvirheitä, virheellisiä isojen kirjainten käyttöä ja päällekkäisiä yhteystietoja vääristämästä analytiikkaansa. Yritys käyttää tietojen laadun yleiskatsaussivua korjatakseen automaattisesti yhteystietojen nimissä esiintyvät isojen kirjainten käyttöongelmat ja aikatauluttaa sitten yhteenvetosähköpostin jokaisen viikon alkuun, jotta sen johtava tietokantaylläpitäjä voi nähdä, mitkä päällekkäiset profiilit on yhdistetty viikonlopun aikana.

Yhdenmukaista tiimin vastuualueet ja näkyvyys

Siisti tietokanta on arvokas vain, jos tiimisi osaa käyttää sitä yhdessä. Varmista selkeä yhteensovitus, automatisoitu tehtävien jakaminen ja vastuun läpinäkyvyys.

• Määritä tilien perusasetukset ja organisaatiorakenne: määritä monitilien hallinta, brändiasetukset ja järjestelmän oletusasetukset vastaamaan yrityksesi hierarkiaa.
• Määritä tiimit ja käyttöoikeudet: ryhmittele käyttäjät vakiotiimeihin ja määritä työkalujen käyttöoikeudet niin, että jokaisella on pääsy vain niihin työkaluihin, joita he tarvitsevat työnsä tekemiseen.
• Automatisoi vastuu ja SLA-reititys: käytä työnkulkuja saapuvien tietueiden automaattiseen osoittamiseen ja reitittämiseen oikeille tiimeille sekä aseta SLA-ohjeet riskialttiiden töiden näkyvyydelle.
• Kirjaa jaettu konteksti ja tietueiden väliset yhteydet: standardoi CRM-toiminto-syötteet, kommenttiketjut ja eksplisiittiset objektien väliset yhteydet, jotta merkitykselliset tiedot pysyvät yhteydessä toisiinsa ja historiallinen konteksti säilyy.
• Ota käyttöön ehdolliset myyntiputken vaiheet: varmista vaiheiden siirtymät oppimalla määrittämään ja mukauttamaan myyntiputkia ehdollisilla vaiheominaisuuksilla ja varmista saumattomat siirrot määrittämällä myyntiputkisäännöt.

Esimerkiksi Sprocket Supply Co. haluaa varmistaa saumattoman siirtymisen, kun potentiaalinen liidi ostaa paketin ja siirtyy myynnistä perehdyttämiseen. Yritys on määrittänyt ehdollisia myyntiputkisääntöjä, joiden mukaan myyntiedustajien on täytettävä ”Asiakkaan asetusmuistiinpanot” -ominaisuus ennen kuin kauppa voidaan siirtää tilaan ”Suljettu, voitettu”. Tämä käynnistää automatisoidun työnkulun, joka siirtää tietueen onboarding-tiimille ja luo tehtävän, jolla on selkeä 48 tunnin SLA-määräaika.

Mittaa tietojen laatua ja tiimin yhteistoimintaa

Käytä näitä avainmittareita mitataksesi jatkuvasti CRM-tietokannan laatua ja tiimin yhteistoiminnan tehokkuutta.

Sanasto ja resurssit

• Tietojen laadun yleiskatsaussivu: keskitetty koontinäyttö, joka esittää kiinteistöjen kunnon, tietueiden kaksoiskappaleiden, integraatioiden ja työnkulkuongelmien mittareita.
• Kenttätason käyttöoikeudet: turvallisuusasetus, jonka avulla pääkäyttäjät voivat hallita, kuka voi muokata tai tarkastella tiettyjä tietokenttiä.
• Herkkien tietojen ominaisuudet: erikoistuneet tietotyypit, joissa on sovelluskerroksen salaus sallittujen säänneltyjen tietojen turvalliseen tallentamiseen.
• Siirtosäännöt: prosessivaatimukset, jotka on sisällytetty prosessiasetuksiin sen varmistamiseksi, että standardoidut tiedot kerätään ennen kuin kauppa tai tiketti siirretään toiselle tiimille.

Lisäresurssit

• Miksi puhtaat tiedot ovat CRM-järjestelmän arvokkain voimavara
• Tietohallinnon perustan luominen
• Tietojen laadun parantaminen: tekoälytyökalut ja automaatio HubSpotissa
• Käytä tietojen laadun hallintatyökaluja
• Seuraa CRM-tietojesi käyttöä
• HubSpot-yhteisö — CRM