Last opp og del dokumenter

Nødvendig opplysning: Hvis du bruker HubSpots dokumentverktøy, lagres filer som du laster opp ved hjelp av dette verktøyet av HubSpot og deles med andre brukere på HubSpot-kontoen din.

Generer en dokumentbeskrivelse

• Gå til Salg > Dokumenter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på dokumentet du vil opprette en beskrivelse for.
• Klikk på Add it now med Breeze breezeSingleStar.

• Klikk på Breeze-ikonet nederst til høyrebreezeSingleStar. Etter at beskrivelsen er generert, kan du legge inn eventuelle endringer.
• Klikk på Lagre.

Del et dokument med kontakter

Del dokumenter med kontakter via en delbar lenke eller i en e-postmal. HubSpot bruker automatisk sporing når du deler et dokument, slik at brukeren som delte lenken, vil motta et varsel når en kontakt ser dokumentet. Du kan også kreve at mottakerne oppgir e-postadressen sin før de kan se dokumentet.

Opprett en delbar lenke

• Gå til Salg > Dokumenter i HubSpot-kontoen din.
• Hold markøren over dokumentnavnet, og klikk på Handlinger > Opprett lenke. Eller klikk på navnet på dokumentet, og klikk deretter på Opprett lenke øverst til høyre.
• I dialogboksen skriver du inn mottakerens e-postadresse i feltet Hvem sender du dette til?
• Hvis dokumentets Slå på personvern ikke er slått på, kan du spore personene som ser på dette dokumentet ved å klikke på Delingsalternativer og deretter klikke for å slå på Krev e-postadresse for å vise dokumentet .
  • Hvis dokumentets Slå på personvern er slått på, må personene oppgi e-postadressen sin og bekrefte at de samtykker til å bli kontaktet før de kan se dokumentet.

• Klikk på Opprett kobling.

• Klikk på Kopier for å kopiere dokumentlenken, eller klikk på Skriv e-post for å sende en e-post med dokumentlenken fra kontaktens oppføring.

Legg til et dokument i en e-postmal

• Gå til CRM > Maler i HubSpot-kontoen din.
  
• Klikk på navnet på en mal. Eller opprett en ny mal.
• Nederst i malredigeringsprogrammet klikker du på rullegardinmenyen Sett inn og velger deretter Dokument.
  • Klikk på rullegardinmenyen Dokument , og velg et dokument du vil legge til.
  • Skriv inn teksten som skal vises for dokumentlenken, i feltet Visningstekst for lenke.
  • Hvis du vil spore hvem som viser dokumentet, merker du av for Krev e-post for å vise dokumentet.
  • Hvis du vil vise en forhåndsvisning av dokumentet i e-postteksten, merker du av for Inkluder forhåndsvisning av lenke.

• Klikk på Sett inn.

Lær hvordan du setter inn et dokument i en e-postmal når du registrerer kontakter i en sekvens.

Hvordan sporer HubSpot dokumentåpninger?

Når du deler et dokument, knytter HubSpot det første dokumentet som åpnes, til e-postadressen til den aktuelle kontakten. En informasjonskapsel lagres i kontaktens nettleser, og hvis de åpner et annet dokument som er delt fra kontoen din, trenger de ikke å oppgi e-postadressen sin. Andre kontakter som åpner dokumentlenken, må oppgi e-postadressen sin, med mindre de tidligere har sett et dokument som er delt fra kontoen din. Når innstillingen Krev e-postadresse for å vise dokument er deaktivert, vil ikke alle kontakter som åpner dokumentlenken, bli identifisert med mindre de tidligere har oppgitt e-postadressen sin for å vise et annet dokument som er delt fra den samme kontoen.

Administrer dokumentet ditt

• Gå til Salg > Dokumenter i HubSpot-kontoen din.
• Øverst til venstre kan du bruke søkefeltet til å søke opp et dokument etter navn, eller filtrere etter dokumentets eier ved hjelp av rullegardinmenyen Eier.
• Hvis du vil organisere dokumentene dine i en mappe, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av dokumentene du vil flytte, og klikker deretter på Flytt til mappe øverst i tabellen. Velg mappenavnet i dialogboksen, og klikk deretter på Flytt.
• Hvis du vil endre hvem dokumentet deles med, slik at bare visse brukere kan se og bruke dokumentet, holder du musepekeren over dokumentet og klikker på Handlinger > Administrer deling. Finn ut mer om hvordan du deler tilgang til salgsinnhold med brukerne og teamene dine.

• Klikk på dokumentnavnet for å vise detaljer om et enkelt dokument eller redigere det.
  
  • Klikk på blyantikonet på editn for å redigere dokumenttittelen. Skriv inn en ny tittel, og klikk deretter på Lagre.

• • Under dokumenttittelen kan du slå personvern- og samtykkealternativene for et bestemt dokument på eller av. For å overholde personvernforordningen (GDPR) og andre personvernlover må du gjøre noen endringer i dokumentene dine før du deler dem med kontaktene dine:

Merk: Selv om disse funksjonene finnes i HubSpot, er det ditt juridiske team som er den beste ressursen for å gi deg råd om etterlevelse i din spesifikke situasjon.

• • • Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, er Slå på personvern på som standard for hvert dokument, men kan slås av på individuell basis. Når dette er aktivert, må kontaktene dine gi samtykke til kommunikasjon og databehandling. Når du deler et dokument, vises språket fra personvern- og samtykkeinnstillingene dine, og du blir bedt om å gi samtykke til abonnementstypen for én-til-én-kommunikasjon. Personvern- og samtykketeksten vises på seerens nettleserspråk, men hvis HubSpot ikke kan oppdage nettleserspråket, vises teksten på språket som er valgt i kontoinnstillingene dine.

• • • Standard abonnementstype i dokumenter er "én-til-én"-kommunikasjon. Dette er en intern abonnementstype i HubSpot-kontoen din. Denne standard abonnementstypen kan oppdateres i personvern- og samtykkeinnstillingene dine og vil gjelde for nyopprettede dokumenter.

Merk: Hvis du hadde lastet opp dokumenter før du aktiverte personverninnstillingene, må du slå på personvern- og samtykkealternativet manuelt ved å slå på bryteren.

• • Under personverninnstillingen kan du se en oversikt over dokumentets totale antall opprettede lenker, besøkende og visninger.
  • Under dokumentdetaljene, i tabellen Besøkende , kan du se kontakter som har sett på dokumentet ditt. Hold musepekeren over navnet deres og klikk på Detaljer for å se spesifikk informasjon om deres interaksjon med dokumentet.
  • Hvis du vil erstatte det eksisterende dokumentet, klikker du på Last opp på nytt øverst til høyre.
  • Velg importkilden for filen din. Filformatet må være .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Hvis du tidligere har sendt en lenke til dokumentet før du laster det opp på nytt, oppdateres lenken slik at den viser det nye innholdet.
  • Hvis du vil forhåndsvise, laste ned eller slette dokumentet, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Forhåndsvisning, Last ned eller Slett.
  • Du kan tilpasse merkevaren på salgsdokumentet i kontoinnstillingene dine. Finn ut hvordan du redigerer firmalogoen, firmainformasjonen og standardfargene som vises i dokumentet.