Opprett og svar på billetter i helpdesk

Bruk helpdesk til å navigere mellom eksisterende billetter og opprette nye uten å måtte forlate arbeidsområdet. Støtteagenter på kontoen din kan opprette, svare og kommentere kundestøttebilletter for å håndtere kundeproblemer mer effektivt.

Som standard opprettes billetter automatisk via alle kanaler du har koblet til brukerstøtten. For eksempel, hvis du koblet en team-e-postadresse support@mycompany.com til helpdesk, vil alle e-poster til den adressen opprette en billett automatisk. Lær mer om å koble kanaler til helpdesk .

Vennligst merk: bare superadministratorer og brukere med et Service Hub -sete har tilgang til alle funksjonene i helpdesk. Brukere med Tjeneste eller Salgstilgang kan fortsatt se og samarbeide innenfor helpdesk-arbeidsområdet. De vil imidlertid ikke ha tilgang til alle standardvisninger, brukerstøtteinnstillinger og tilpasninger. Brukere kan kun se billetter i helpdesk som de har tilgang til. Finn ut hvordan du begrenser tilgangen til billetter for brukerne dine .

Lag billetter i helpdesk

Slik oppretter du en billett manuelt:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Arbeidsområder > Helpdesk.
• I helpdesk-arbeidsområdet klikker du på Opprett billett -knappen nederst til venstre.
• I det høyre panelet skriver du inn billettdetaljene dine. Hvis du vil tilpasse hvilke egenskaper som vises her, klikker du på Rediger dette skjemaet øverst i panelet. Følgende felt er obligatoriske som standard:
  
  • Billettnavn: gi en beskrivelse for denne billetten.
  • Pipeline: tilordne denne billetten til en spesifikk billettpipeline du har opprettet.
  • Billettstatus: velg et spesifikt billettstadium fra pipelinen du har valgt.
• For å knytte et eller flere kontakter til billetten, klikk på nedtrekksmenyene Firma og Kontakt , og søk deretter etter firmaet eller kontaktene. Lær hvordan du knytter det aktuelle selskapet eller kontaktaktivitetene til billetten .

Svar på billetter i helpdesk

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Arbeidsområder > Helpdesk.
• Klikk på en billett for å se den tilsvarende samtalen. I høyre sidefelt bruker du den kontekstuelle informasjonen om den tilknyttede billetten, kontakten og tidligere samtaler for å informere svaret ditt på kontaktens henvendelse.
• Bruk svarredigeringsprogrammet til å svare på en innkommende e-post, chatmelding, innsending av skjema eller telefonsamtale:
  • For å utvide svarredigeringsprogrammet mens du skriver svaret, klikk og dra svarredigeringsprogrammet.

• • Skriv inn et svar ved å bruke verktøylinjen nederst til venstre for å legge til rik tekstformatering (f.eks. fet, kursiv, osv.). Du kan også klikke på Sett inn og velge et alternativ for å legge ved innhold fra et annet verktøy i HubSpot, inkludert:
    • Kunnskapsbaseartikler
    • Utdrag
    • Video
    • Møter
    • Dokumenter
    • Sitater
    • Maler

• Hvis besøkende du svarer på i samtalen din opprinnelig var ukjent, og de senere gir deg navnet eller e-postadressen sin, kan du knytte dem til en kontakt:
• Finn en av meldingene den besøkende sendte, og klikk på søkeforstørrelsesglassikonet search

• I det høyre panelet klikker du på Opprett ny -fanen for å opprette en ny kontakt, eller klikker på Legg til eksisterende -fanen for å knytte den besøkende til en eksisterende kontakt. Dette vil også knytte billetten deres og samtalen din med dem.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Kommenter en samtale

Bruk Kommentar -fanen for å varsle et annet teammedlem om samtalen. Denne kommentaren vil ikke være synlig for kontakten.

For billetter opprettet fra innkommende anrop, vil Kommentar -fanen bare vises hvis en utgående e-post er utarbeidet eller sendt.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Arbeidsområder > Helpdesk.
• Klikk på en billett for å se den tilsvarende samtalen, sammen med detaljer om de tilknyttede postene (f.eks. kontakter, selskaper og avtaler).
• I svarredigeringsprogrammet klikker du på Kommentar- fanen.
• Skriv @ og teammedlemmets navn , og skriv deretter inn meldingen.
  • Bruk ikonene nederst i e-postredigeringsprogrammet for å endre tekststilen din, sette inn en lenke eller laste opp en fil.
  • For å legge til et dokument , utdrag , møtelenke , kunnskapsbaseartikkel , sitat eller video i svaret ditt, klikk på Sett inn .
• Klikk Legg til kommentar . Et varsel vil bli sendt til teammedlemmet med en lenke til samtalen.

Håndter billetter i helpdesk

Etter å ha opprettet og svart på kundeproblemer i brukerstøtten, kan du redigere, følge, dele opp, slå sammen, flytte eller slette billettene dine. Dette hjelper teamet ditt med å holde seg oppdatert på siste billettaktivitet og holder billettlisten organisert. Lær mer om å administrere billetter i helpdesk .