Bruk QuickBooks-handlinger i arbeidsflyter

Bruk arbeidsflyt-handlinger i QuickBooks Online til å automatisere regnskapsoppgaver fra HubSpot. Når du har koblet QuickBooks Online til HubSpot, kan du bruke arbeidsflyter til å opprette QuickBooks-poster som QuickBooks-fakturaer, salgstilbud, salgskvitteringer, utgifter og refusjonskvitteringer basert på aktiviteten i CRM-systemet ditt. Dette bidrar til å redusere manuell dataregistrering og sikrer at salgs- og økonomiprosessene er samkjørt på tvers av begge systemene.

Når en avtale for eksempel når et bestemt trinn, kan du bruke en arbeidsflyt til automatisk å opprette en faktura eller et salgstilbud i QuickBooks Online.

Merk: QuickBooks Online-handlinger i HubSpot-arbeidsflyter er kun tilgjengelige for kunder i USA.

Før du setter i gang

For å opprette fakturaer, salgstilbud og kvitteringer i QuickBooks Online, sjekker HubSpot først dataene mellom de to plattformene før data synkroniseres til QuickBooks Online. Dette bidrar til å sikre datanøyaktighet og forhindre at unødvendige data opprettes i QuickBooks Online. Nedenfor finner du kravene som kontakter og linjeposter må oppfylle for at HubSpot skal kunne opprette nye poster i QuickBooks Online gjennom arbeidsflyt-handlinger:

• Kontakter: En kontakt må samsvare med innstillingene for datasynkronisering for at HubSpot skal kunne opprette poster i QuickBooks Online, ellers vil arbeidsflyt-handlingen mislykkes. Dette bidrar til å forhindre at HubSpot oppretter unødvendige kontakter i QuickBooks Online. Hvis du for eksempel bruker handlingen «Opprett en QuickBooks-faktura », men den tilknyttede kontakten til den registrerte avtalen ikke er kvalifisert for synkronisering, vil HubSpot ikke opprette fakturaen i QuickBooks Online. Det anbefales derfor å konfigurere HubSpot-arbeidsflytene dine slik at registrering skjer basert på kontaktfiltrene for datasynkronisering.
• Vareposter: Vareposter i HubSpot må være knyttet til tilbuds- eller avtalepostene som er registrert i arbeidsflyten for å opprette en faktura, et salgstilbud eller en salgskvittering i QuickBooks. HubSpot vil sammenstille en varepost i HubSpot med produktet i QuickBooks. Hvis det ikke finnes noe samsvar, vil ikke fakturaen, salgstilbudet eller salgskvitteringen bli opprettet.

Det anbefales å aktivere produktsynkronisering i QuickBooks-innstillingene. QuickBooks-produkter brukes for linjeposter i avtaler og tilbud for å sikre at det opprettes en faktura, et salgsestimat eller en salgsbekreftelse.

Legg til QuickBooks-handlinger i din avtale- eller tilbudsbaserte arbeidsflyt

Du kan legge til QuickBooks-handlinger i HubSpot-arbeidsflyter for å opprette fakturaer, salgsordrer eller tilbud i QuickBooks-kontoen din. Slik legger du til disse handlingene:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. Klikk på navnet på en arbeidsflyt for å redigere en eksisterende arbeidsflyt. Eller klikk på Opprett arbeidsflyt for å opprette en ny arbeidsflyt.
3. Klikk på +-ikonet.
4. I panelet til venstre velger du en QuickBooks-handling:

• • For å opprette en faktura, klikk på Opprett en QuickBooks-faktura.
  • For å opprette et tilbud, klikk på Opprett et QuickBooks-tilbud.
  • For å opprette en salgskvittering, klikk på Opprett en QuickBooks-salgskvittering.

5. Klikk på rullegardinmenyen «Hvilken QuickBooks-konto vil du opprette en faktura/et tilbud/en salgskvittering for?» og velg QuickBooks-kontoen .
6. Klikk på rullegardinmenyen «Betalingsbetingelser» og velg en verdi (kun tilgjengelig for handlingen «Opprett en QuickBooks-faktura »).
7. Klikk på rullegardinmenyen «Kunde» og velg en kunde.
8. Klikk på rullegardinmenyen «Produkter» og velg et produkt.
9. Klikk på rullegardinmenyen «Opprett et produkt i QuickBooks hvis det ikke finnes?» og velg enten «Ja » eller «Nei».
10. Klikk på «Lagre».
11. Fullfør redigeringen av arbeidsflyten, og klikk deretter på Gjennomgå og publiser for å gjennomgå arbeidsflyten.
12. Klikk på «Slå på » for å aktivere arbeidsflyten.

Merk: Fakturaer som opprettes, vil bli knyttet til arbeidsflytobjektet. Hvis du for eksempel oppretter en faktura ved hjelp av en avtale-basert arbeidsflyt, vil fakturaen bli knyttet til den tilknyttede avtalen.

Bruk betalingsutløsere i arbeidsflyter

Du kan legge til QuickBooks-handlinger i HubSpot-arbeidsflyter for å opprette fakturaer eller salgsordrer i QuickBooks når et tilbud eller en avtale er betalt.

Slik registrerer du et betalt tilbud i en arbeidsflyt:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. For å opprette en ny arbeidsflyt klikker du på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre.
3. I panelet til venstre søker du etter og velger utløseren «ESign fullførte signaturer». Klikk deretter på «Neste».

4. Legg til eventuelle andre valgfrie tilbudsbetingelser for registrering.

Slik registrerer du en betalt avtale i en arbeidsflyt:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. For å opprette en ny arbeidsflyt, klikk på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre.
3. I venstre panel søker du etter og velger utløseren «Avtalenavn» og deretter «inneholder en av følgende: Betalingslenke». Klikk deretter på «Neste».
4. Legg til eventuelle andre valgfrie avtalevilkår for registrering.

Bruke QuickBooks-handlinger med HubSpot-betalinger

Du kan også opprette betalte fakturaer og salgskvitteringer ved hjelp av arbeidsflyter hvis du har konfigurert HubSpot-betalinger. Salgskvitteringer kan opprettes for alle typer produkter. Betalte fakturaer kan kun opprettes for ikke-avgiftspliktige varelinjer.

Merk: Det er kun mulig å bruke disse handlingene med betalingsbaserte arbeidsflyter.

Slik bruker du QuickBooks Online-handlinger i en betalingsbasert arbeidsflyt:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. For å opprette en ny arbeidsflyt, klikk på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre.
3. I panelet til venstre søker du etter og velger betalingsutløseren for arbeidsflyten din.
4. For hver gruppe med registreringsutløsere du legger til, bør du også legge til et filter med «Kilde er ingen av fakturaene ». Dette forhindrer at HubSpot registrerer betalinger som allerede er gjort med fakturaer, noe som ville skape dupliserte fakturaer i QuickBooks Online. Klikk deretter på «Neste». Du blir da ført videre til arbeidsflytredigereren.

5. Klikk på+-ikonet.
6. I venstre panel velger du en QuickBooks-handling:

• • For å opprette en faktura, klikk på «Opprett en betalt QuickBooks-faktura». Dette vil opprette en betalt faktura i QuickBooks ved hjelp av betalingsdataene dine fra HubSpot.
  • For å opprette en salgskvittering, klikk på Opprett en QuickBooks-salgskvittering. Dette oppretter en salgskvittering i QuickBooks ved hjelp av betalingsdataene dine fra HubSpot.
  • Klikk på rullegardinmenyen «Hvilken QuickBooks-konto vil du opprette en faktura/salgskvittering for?» og velg QuickBooks-kontoen .

7. Klikk på rullegardinmenyen «Kunde» og velg en kunde.
8. Klikk på rullegardinmenyen «Produkter» og velg et produkt.
9. Klikk på rullegardinmenyen «Opprett et produkt i QuickBooks hvis det ikke finnes?» og velg enten «Ja » eller «Nei».
10. Klikk på «Lagre».
11. Fullfør redigeringen av arbeidsflyten, og klikk deretter på «Gjennomgå og publiser» for å gjennomgå arbeidsflyten.
12. Klikk på «Slå på » for å aktivere arbeidsflyten.

Opprett en QuickBooks-utgift med arbeidsflyter

Du kan også opprette en QuickBooks-utgift med en HubSpot-arbeidsflyt-handling. Denne handlingen oppretter en utgift i QuickBooks som gjenspeiler HubSpot-betalingsgebyret ditt. Slik oppretter du en utgift:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. For å opprette en ny arbeidsflyt klikker du på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre.
3. I panelet til venstre søker du etter og velger betalingsutløseren for arbeidsflyten din. Klikk deretter på «Neste». Du blir da ført til arbeidsflytredigereren.
4. Klikk på+-ikonet.
5. I venstre panel velger du Opprett en QuickBooks-utgift.
6. Fyll ut de obligatoriske feltene.
7. Klikk på «Lagre».

Opprett en QuickBooks-refusjonskvittering med arbeidsflyter

Slik oppretter du en refusjonskvittering i QuickBooks når det skjer en full refusjon i HubSpot Payments:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. For å opprette en ny arbeidsflyt, klikker du på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre.
3. I panelet til venstre søker du etter og velger betalingsutløseren for arbeidsflyten din. Klikk deretter på «Neste». Du blir da ført til arbeidsflytredigereren.
4. Klikk på+-ikonet.
5. I venstre panel velger du Opprett en QuickBooks-refusjonskvittering.
6. Fyll ut de obligatoriske feltene.
7. Klikk på «Lagre».