Del opprettede fakturaer med kjøperne dine

Etter at du har opprettet fakturaer for kjøperne dine, kan du dele dem via e-post, ved hjelp av en direkte lenke, ved å laste ned en PDF-fil eller ved å legge inn fakturaer mens du skriver meldinger i CRM-poster og i innboksen for samtaler.

Denne artikkelen forklarer hvordan du deler fakturaer med kjøperne dine. Hvis du trenger hjelp med dine egne HubSpot-fakturaer, kan du lære hvordan du viser, laster ned og betaler HubSpot-fakturaen din.

Send fakturaer via e-post

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Send via e-post.
4. I fanen «Send faktura via e-post » kan du angi e-postopplysningene dine:
   • Feltet «Til» fylles automatisk ut med e-postadressen til kontakten som er knyttet til fakturaen. For å endre denne e-postadressen, klikk på rullegardinmenyen og velg en kontakt. Du kan også skrive inn en ny e-postadresse, og HubSpot oppretter automatisk en kontaktoppføring etter sending.
   • For å legge til en e-postadresse i «Kopi»-feltet , klikker du på «Legg til mottakere i kopi». Klikk på rullegardinmenyen og velg kontaktene, eller skriv inn egne e-postadresser. Du kan legge til opptil ni e-postadresser i «Kopi »-feltet.
   • Hvis det er angitt en standard e-postadresse i fakturainnstillingene, fylles «Fra»-feltet automatisk ut med standardadressen. Ellers vil det fylles ut med din personlige e-postadresse. Hvis en standard e-postadresse er angitt, men innstillingen som tillater brukere å sende fakturaer fra sin personlige e-post eller andre team-e-postadresser er aktivert, kan du velge en annen e-postadresse.
   • Hvis det ikke er angitt noen standard e-postadresse, blir e-postadressen du velger standardadressen for fremtidige fakturautsendelser, men den kan endres før hver utsendelse.
   • Svar på denne e-posten vil bli videresendt til «Fra»-adressen . Hvis du velger en e-postadresse som brukes til en tilkoblet innboks, inkludert delte team-innbokser, kan du administrere oppfølgingen i HubSpots samtaleinnboks.
   • Rediger emnet.
   • Skriv inn brødteksten i e-postmeldingen.
5. Når du oppdaterer feltene, vises en forhåndsvisning til høyre for feltene. Slik sender du e-posten:
   • Klikk på «Send faktura-e-post» for å sende e-posten slik den vises. Kjøperen vil da motta en e-post med fakturadetaljene, inkludert en lenke for å se fakturaen i nettleseren, samt en PDF-versjon av fakturaen som vedlegg.
   • Hvis du i stedet vil skrive en individuell e-post manuelt med en lenke til fakturaen, klikker du på «Opprett tilpasset e-post» i CRM-systemet ditt.

Send fakturaer via en lenke eller PDF

Merk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en lenke, vil ikke egenskapen «Sist sendt dato» bli oppdatert. Les mer om fakturaegenskaper.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Faktura. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Faktura.
2. Klikk på navnet på fakturaen.
3. Klikk på «Handlinger» øverst til høyre, og velg deretter et alternativ:
   • Kopier lenke: kopier fakturalenken.
   • Last ned: last ned en PDF-versjon av fakturaen.

Finn og send fakturaer ved hjelp av kundeagenten

Merk: Forå kunne bruke handlinger med kundeagenten din, må en superadministrator registrere kontoen din i det nye handlingsbiblioteket: HubSpot CRM-, arbeidsflyt- og Shopify-handlinger for kundeagenten (beta).

Konfigurer kundeagenten din til å finne og sende fakturaer til kunder. Hvis en kunde spør om en tidligere eller kommende faktura, vil kundeagenten gi detaljer om fakturaen, sende en kopi og inkludere en innebygd sikker betaling for fakturaer med utestående betalinger. Svar kan sendes i samme chatvindu, via e-post eller via WhatsApp. Fakturaer krever e-postbekreftelse.

Slik legger du til fakturahandlinger i en kundeagent:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeagent. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeagent.

2. Hvis du ikke allerede har gjort det, må du sette opp en kundeagent.

3. I menyen i venstre sidefelt klikker du på Tren > Handlinger.

4. Klikk på Vis alle handlinger.

   

5. Klikk på handlingen «Få betalt raskt med betalingslenker ».

   

6. Klikk på «Fortsett til oppsett».

7. I delen «Beskriv handlingen » angir du hvordan og når kundeservicemedarbeideren skal utføre handlingen:

   • I feltet «Navn» skriver du inn et navn på handlingen.

   • I feltet «Beskrivelse» skriver du inn en kort beskrivelse av hva handlingen gjør.

   • Rullemenyen «Handlingens beskyttelsesnivå » er satt til «Bekreft e-post » og kan ikke endres.

   • Under «Utløsende setninger» kan du se gjennom de foreslåtte setningene. For å legge til en ny utløser, klikk på « add » og deretter «Legg til utløser».

   • For å slette en utløser, klikk på sletteikonet ( delete ).
     
     

8. I delen «Responsinstruksjoner» skriver du inn et svar som kundemedarbeideren skal sende når handlingen er fullført.
   
   

9. Øverst klikker du på «Forhåndsvisning» for å forhåndsvise handlingen.

10. Klikk på «Publish» øverst til høyre for å publisere handlingen.

Lær hvordan du administrerer kundeservicemedarbeideres handlinger.

Legg inn fakturaer i én-til-én-e-poster eller meldinger i samtaleinnboksen

Slik legger du inn en faktura i en én-til-én-e-post eller melding i samtaleinnboksen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
2. Klikk på «Skriv» nederst til venstre.
3. I meldingsredigeringsvinduet klikker du på «Sett inn» og velger deretter «Fakturaer».
4. Velg en faktura, eller klikk på «Administrer » for å gå til oversiktssiden for fakturaer.

Når du har valgt en faktura, legges det til en hyperkobling til fakturaen i meldingen.

Neste trinn

• Opprett kontrakter for å administrere kjøpernes kontrakter og automatisere fakturering.
• Bruk fakturaer med HubSpot-integrerte regnskapsløsninger som QuickBooks og Xero.
• Lær mer om å administrere betalinger, inkludert å gjennomgå transaksjonsgebyrer, prøve på nytt mislykkede betalinger og be om en ny betalingsmetode fra en kontakt. Du kan også laste ned betalings- og utbetalingsrapporter og eksportere betalingsdata.
• Opprett og send tilbud til kjøperne dine.