Wersja betaImportuj historyczne dane e-mailowe

Po połączeniu osobistej służbowej skrzynki e-mailowej z HubSpotem zaimportuj istniejące wiadomości e-mail do systemu CRM, aby scentralizować komunikację i działania związane z pozyskiwaniem potencjalnych klientów. Import danych historycznych pozwala powiązać wcześniejsze rozmowy z rekordami w systemie CRM, co ułatwia zarządzanie relacjami z uwzględnieniem pełnego kontekstu.

Podczas importu określ zakres dat i wybierz, czy chcesz zaimportować wiadomości e-mail wyłącznie dla istniejących kontaktów, czy też utworzyć nowe rekordy kontaktów dla osób, z którymi prowadzono korespondencję.

Uwaga: aby uzyskać dostęp do tej funkcji, superadministrator musi włączyć dla Twojego konta opcję udziału w programie beta importu historycznych wiadomości e-mail.

Zasady importu wiadomości e-mail i tworzenia kontaktów

Podczas importowania historycznych danych e-mailowych obowiązują następujące zasady:

• Wiadomość e-mail zostanie zaimportowana tylko wtedy, gdy zawiera co najmniej jeden kontakt wybrany do importu w polach „Od”, „Do”, „DW” lub „UDW ”.
• Nowe kontakty są tworzone wyłącznie dla konkretnych adresów e-mail wybranych do utworzenia kontaktów podczas procesu importu.
• Wiadomości e-mail są powiązane wyłącznie z nowymi lub istniejącymi kontaktami wybranymi do importu.
• Po zaimportowaniu wiadomości e-mail są powiązane z rekordami CRM (np. firmami lub transakcjami) na podstawie ustawień automatycznego powiązania w Twoim koncie.

Następujące dane są wykluczone z importu wiadomości e-mail i tworzenia kontaktów:

• Adresy e-mail lub domeny znajdujące się na listach „nigdy nie logować” użytkownika osobistej lub zespołowej.
• Twój własny adres e-mail powiązany ze skrzynką odbiorczą.
• Adresy e-mail z zakresu dat importu, które już istnieją w systemie CRM. Wykryte duplikaty są wykluczane z końcowego podsumowania importu.

Włącz import historycznych wiadomości e-mail

Wymagane uprawnienia Do skonfigurowania ustawień importu historycznych wiadomości e-mail wymagane są uprawnienia dostępu do konta.

Zanim użytkownicy będą mogli zaimportować swoje dane e-mailowe, należy włączyć opcję importu archiwalnych wiadomości e-mail i skonfigurować zakres czasowy importu.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź do sekcjiObiekty.
3. W górnej części strony „Obiekty ” kliknij menu rozwijane „Wybierz obiekt ” i wybierz opcję „Działania”.
4. W zakładce „Rejestr i śledzenie wiadomości e-mail ”, wsekcji „Import historycznych wiadomości e-mail ”, zaznacz pole wyboru „Zezwól wszystkim użytkownikom na import danych historycznych wiadomości e-mail ”.
5. W sekcji „Okres importu ” wybierz zakres dat.
6. Na dole kliknij „Zapisz”.

Importuj dane historyczne wiadomości e-mail

Po włączeniu opcji importu historycznych danych e-mailowych zaimportuj dane dla istniejących kontaktów lub utwórz nowe kontakty.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiOgólne.
3. Kliknij kartę„E-mail ”.
4. Najedź kursorem na połączoną skrzynkę odbiorczą, kliknij „Działania” i wybierz opcję „Importuj historyczne dane e-mailowe”.

5. W prawym panelu zaznacz pole wyboru, aby potwierdzić szczegóły importu, a następnie kliknij „Rozpocznij import”.
6. W sekcji „Zakres dat importu ” wprowadź zakres dat importu. Ta opcja jest widoczna tylko wtedy, gdy superadministrator zezwolił użytkownikom na wybór własnego zakresu.
   • Jeśli masz wątek e-mailowy, zaimportowane zostaną tylko te wiadomości, które mieszczą się w określonym przedziale dat.
7. Wybierz dane, które chcesz zaimportować:

• • Importuj wiadomości e-mail dla istniejących kontaktów: dane historyczne wiadomości e-mail zostaną zaimportowane wyłącznie dla istniejących kontaktów.
  • Importuj wiadomości e-mail i utwórz nowe kontakty: dane historyczne dotyczące wiadomości e-mail zostaną zaimportowane zarówno dla nowych, jak i istniejących kontaktów. Nowe kontakty zostaną utworzone w systemie CRM.

Importuj wiadomości e-mail dla istniejących kontaktów

1. Na stronie „Importuj wiadomości e-mail ” przejrzyj tabelę kontaktów. Aby usunąć kontakt z importu, wyłącz przełącznik „Uwzględnij w imporcie ”.
2. Kliknij „Dalej”.
3. Po zakończeniu importu kliknij opcję „Wyświetl zaimportowane wiadomości e-mail ”, aby przejrzeć dane w systemie CRM.

Importuj wiadomości e-mail i utwórz nowe kontakty

1. Na stronie „Ustaw wykluczenia ” wybierz dane, które chcesz wykluczyć z importu:
• E-maile promocyjne: zaznacz pole wyboru, aby wykluczyć e-maile promocyjne.
• E-maile transakcyjne: zaznacz pole wyboru, aby wykluczyć e-maile transakcyjne.
2. Aby wykluczyć konkretne adresy e-mail lub domeny, kliknij opcję „Dodaj adresy e-mail lub domeny”.
3. W oknie dialogowym wprowadź adresy e-mail lub domeny, a następnie kliknij „Zapisz”. Dodane pozycje zostaną automatycznie dodane do Twojej osobistej listy adresów, których nie chcesz rejestrować.
4. Kliknij „Dalej”.
5. Na stronie „Utwórz nowe kontakty ” zaznacz pola wyboru obok każdego kontaktu, który chcesz utworzyć, a następnie kliknij „Dalej”.
6. Na stronie „Importuj wiadomości e-mail ” zaznacz pola wyboru obok każdego kontaktu, dla którego chcesz zaimportować historyczne wiadomości e-mail, a następnie kliknij „Dalej”.
7. Na stronie „Podsumowanie ” sprawdź szczegóły importu i kliknij „Dalej”.
8. Po zakończeniu importu kliknij opcję „Wyświetl kontakty ” lub „Wyświetl zaimportowane wiadomości e-mail ”, aby przejrzeć dane w systemie CRM.

Otrzymuj powiadomienia o importach historycznych wiadomości e-mail

Powiadomienia e-mailowe dotyczące wcześniejszych importów wiadomości e-mail są domyślnie włączone. Otrzymasz wiadomość e-mail po zakończeniu importu lub jeśli wymaga on Twojej uwagi. Jeśli nie otrzymujesz tych powiadomień, upewnij się, że włączyłeś powiadomienia e-mailowe. Możesz również włączyć powiadomienia wyskakujące, powiadomienia w przeglądarce oraz powiadomienia z dzwonkiem.

Aby dostosować ustawienia powiadomień dotyczących importów wiadomości e-mail z przeszłości:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiPowiadomienia.
3. Kliknij, aby rozwinąć sekcję „E-mail” .
4. W sekcji „ Historia importów e-maili ” zaznacz pola wyboru obok każdego typu powiadomienia, które chcesz otrzymywać.
5. Na dole kliknij „Zapisz”.