Rejestruj rozmowy z Microsoft Teams w rekordach HubSpot

Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams możesz automatycznie rejestrować rozmowy telefoniczne z Microsoft Teams w rekordach HubSpot. Pomaga to prowadzić ewidencję rozmów z klientami w systemie CRM, dzięki czemu Twój zespół może przeglądać historię połączeń wraz z innymi interakcjami bez konieczności ręcznego rejestrowania każdej rozmowy. Możesz również skonfigurować funkcję „kliknij, aby zadzwonić” oraz przekierowywanie połączeń przychodzących tak, aby podczas odbierania połączeń z Microsoft Teams otwierał się odpowiedni rekord kontaktu w HubSpot, co ułatwia dostęp do informacji o kliencie podczas rozmowy.

Zanim zaczniesz

• Należy połączyć aplikację Microsoft Teams w wersji instalacyjnej na poziomie administratora. Jeśli połączono wersję instalacyjną na poziomie użytkownika, dowiedz się więcej o tym, jak przejść na wersję instalacyjną na poziomie administratora.
• Aby połączenia były rejestrowane w rekordach HubSpot, użytkownicy muszą być przypisani między HubSpot a Microsoft Teams.
• Połączenia z Microsoft Teams mogą być rejestrowane wyłącznie w rekordach kontaktów, które już istnieją w HubSpot. Aby rejestrowanie działało, numer telefonu używany w Microsoft Teams musi dokładnie odpowiadać numerowi telefonu stacjonarnego lub komórkowego kontaktu w HubSpot, łącznie z kodem kraju i numerem kierunkowym.
• HubSpot nie rejestruje połączeń w rekordach kontaktów, jeśli adres e-mail kontaktu jest zgodny z adresem e-mail użytkownika na koncie HubSpot.

Włącz automatyczne rejestrowanie połączeń z aplikacji Teams

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij opcję „Microsoft Teams”.
3. Kliknij kartę Ustawienia. Następnie kliknij opcję Telefon w Teams.
4. Zaznacz pola wyboru „Dla połączeń wychodzących” i „Dla połączeń przychodzących” dla połączeń, które chcesz automatycznie rejestrować w HubSpot. Wybrany typ połączenia zostanie automatycznie zarejestrowany w rekordzie kontaktu, głównym powiązanym rekordzie firmy oraz wszelkich powiązanych rekordach transakcji.

Po zarejestrowaniu rozmowy w rekordzie kontaktu w HubSpot użytkownik, który wykonał połączenie, otrzyma w Microsoft Teams wiadomość od bota HubSpot z powiadomieniem, że rozmowa została zarejestrowana. Użytkownicy mogą również edytować szczegóły zarejestrowanej rozmowy bezpośrednio z poziomu powiadomienia.

Uwaga: ze względu na opóźnienia w połączeniach w aplikacji Microsoft Teams zarejestrowanie połączeń w rekordach trwa średnio 15 minut, a maksymalnie 60 minut.

Dodatkowe funkcje

Aby korzystać z funkcji „kliknij, aby zadzwonić” lub przekierowywania połączeń przychodzących, należy skonfigurować ustawienia poza platformą HubSpot.

Włącz funkcję „click-to-call”

Funkcja „kliknij, aby zadzwonić” jest dostępna wyłącznie dla użytkowników systemu Windows. Po skonfigurowaniu funkcji można nawiązać połączenie telefoniczne w aplikacji Microsoft Teams z poziomu strony rekordu w HubSpot, klikając ikonę „ externalLink ” obok numeru telefonu kontaktu.

Jeśli korzystasz z systemu Windows 10:

1. Kliknij przycisk „Start ” i wybierz opcję „Aplikacje domyślne”.
2. Kliknij opcję „Wybierz domyślne aplikacje według protokołu”.
3. Kliknij opcję „TEL ” i wybierz „Microsoft Teams”.

Jeśli korzystasz z systemu Windows 11:

1. Kliknij przycisk „Start ” i wybierz opcję „Aplikacje domyślne”.
2. Kliknij opcję Wybierz domyślne aplikacje według typu łącza.
3. W sekcji „TEL ” wybierz „Microsoft Teams”.

Otwieraj rekordy kontaktów HubSpot podczas przyjmowania połączeń przychodzących w aplikacji Teams

1. Przejdź do centrum administracyjnego Microsoft Teams.
2. Na lewym pasku nawigacyjnym przejdź do sekcji Głos > Zasady połączeń.

• • Aby włączyć przekierowywanie połączeń przychodzących do HubSpot dla wszystkich użytkowników, kliknij opcję „Zasady globalne”.
  • Aby włączyć przekierowywanie połączeń przychodzących do HubSpot dla określonych użytkowników, utwórz nową zasadę, a następnie przypisz ją do wybranych użytkowników.

3. W zasadach kliknij, aby włączyć przełącznik Otwieraj aplikacje w przeglądarce dla połączeń przychodzących z sieci PSTN .
4. Wklej następujący adres URL: https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Twój HubID}/calling/redirect/{phone}

• • Zastąp {Twój HubID} identyfikatorem Hubu swojego konta.
  • W adresie URL nie należy zastępować elementu {phone}.

5. Przejdź do ustawień aplikacji Microsoft Teams i kliknij opcję „Połączenia”.
6. Kliknij, aby włączyć przełącznik „Zezwól aplikacjom innych firm na automatyczne otwieranie się w nowym oknie przeglądarki dla przychodzących połączeń PSTN ”.

Po skonfigurowaniu tej opcji, gdy w aplikacji Teams odbierzesz połączenie przychodzące od kontaktu, rekord HubSpot otworzy się automatycznie.