Gerenciar a disponibilidade do usuário para a caixa de entrada de conversas

Nas configurações de gerenciamento de disponibilidade da caixa de entrada de conversas, você pode revisar o status de disponibilidade da sua equipe e a quais caixas de entrada eles têm acesso na sua conta. 

Para adicionar ou remover usuários de uma caixa de entrada, vá até as configurações da caixa de entrada. 

Definir o horário de trabalho do usuário

Os superadministradores e usuários individuais podem definir o horário de trabalho semanal com base no fuso horário de um usuário. Quando um usuário está fora do seu horário de trabalho, sua disponibilidade será alterada para Ausente e ele não será elegível para atribuição automática na caixa de entrada de conversas. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Na tabela do usuário, clique em um registro usuário.
4. Clique na guia Preferências. No menu da barra lateral esquerda, clique em Horário de trabalho.
5. Clique no menu suspenso Fuso horário para selecionar o fuso horário correto do usuário. Em seguida, clique em Salvar.
6. Em Horário de trabalho geral, clique em + Adicionar horário. Use os menus suspensos para selecionar dias da semana e horários de início e término. Para remover um dia, clique no ícone delete excluir.
7. Clique em Salvar.
8. Na parte superior do registro do usuário, agora você pode ver o status de disponibilidade do usuário e o horário de trabalho do dia.
   
   • Para alterar manualmente o status de disponibilidade, clique no menu suspenso Status do usuário e, em seguida, clique em Disponível ou em Ausente.
   • Para editar o horário de trabalho, clique em Editar horário de trabalho.

Definir o horário fora do escritório para um usuário 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Na tabela do usuário, clique em um registro usuário.
4. Clique na guia Preferências. No menu da barra lateral esquerda, clique em Horário de trabalho.
5. Clique no menu suspenso Fuso horário para selecionar o fuso horário correto do usuário. Em seguida, clique em Salvar.
6. Em Fora do escritório, clique em + Adicionar datas. Para definir um período de tempo em que você estará fora do escritório, clique nos campos do seletor de datas e selecione as datas. Utilize os menus suspensos para selecionar as horas de início e término. Para remover datas, clique no ícone delete Excluir.
7. Clique em Salvar. 
8. Na parte superior do registro do usuário, o status de disponibilidade do usuário e o horário de trabalho do dia refletirão a data de início e término do período fora do escritório do usuário.
   
   • Para alterar manualmente o status de disponibilidade, clique no menu suspenso Status do usuário e, em seguida, clique em Disponível ou em Ausente.
   • Para editar o horário de trabalho, clique em Editar horário de trabalho.

Sincronizar eventos do calendário de ausência temporária com HubSpot 

Se você estiver usando a sincronização de calendário do HubSpot com o Google ou o Calendário do Outlook, você poderá sincronizar automaticamente eventos fora do escritório entre seu calendário e o HubSpot. 

Para sincronizar eventos de ausência temporária entre o HubSpot e seu calendário do Google ou do Outlook: 

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
• Na tabela do usuário, clique em um registro usuário.
• Clique na guia Preferências. Em seguida, no menu da barra lateral esquerda, clique em Horas de trabalho. 
• Na seção Ausência Temporária, marque a caixa de seleção Sincronizar a ausência temporária com o seu calendário.

Defina seu status de disponibilidade na caixa de entrada de conversas 

No início do horário de trabalho de um usuário, seu status de disponibilidade é automaticamente definido como Disponível. No final do horário de trabalho de um usuário, seu status de disponibilidade é automaticamente definido como Ausente. Os usuários podem alterar manualmente seu status de disponibilidade durante o dia para refletir quando estão Ausentes.

1. Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Caixa de entrada.
2. No canto superior esquerdo, clique no menu suspenso Você está disponível . Em seguida, selecione uma opção:
   
   • Definir como ausente: você será marcado como Ausente até que você altere manualmente o status de volta para Disponível .
   • Definir como ausente temporariamente: se você tiver uma Licença do Service atribuída, poderá definir-se como Ausente por um período de tempo específico.
     
     • Na caixa de diálogo, selecione uma duração de tempo predefinida. Para definir uma duração personalizada, clique em Personalizada e insira o horário desejado. Uma vez decorrido o período de tempo, seu status retornará para Disponível. 
     • Clique em Salvar.
   
   

Definir status de disponibilidade para membros da equipe 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. Na barra lateral esquerda, acesse Gerenciamento da disponibilidade do Help Desk na caixa & de entrada.> 
3. Na tabela, veja os usuários que têm acesso às suas caixas de entrada ou ao seu help desk. Se um usuário não estiver listado na tabela, saiba como verificar o acesso à caixa de entrada.
4. Para filtrar usuários, clique nos filtros na parte superior da tabela e selecione um valor. Os filtros aplicados ficarão visíveis para todos os usuários que acessarem esta exibição no futuro.
5. Para remover filtros, clique em Limpar filtros.
6. Clique no status do usuário e clique em Disponível ou Ausente.
   
   

Observação: se você for um usuário gratuito, poderá exibir o status dos outros membros da equipe, mas não poderá alterar o status de envio de outros usuários.

Quando o usuário acessar a caixa de entrada, verá um alerta notificando que um administrador alterou seu status para Ausente. Para receber chats novamente, eles precisarão clicar em Definir-me como disponível.

Configurar regras de roteamento de canal 

Saiba como configurar regras de encaminhamento para cada canal de caixa de entrada para que as conversas recebidas sejam automaticamente encaminhadas para usuários e equipes específicos em sua conta.