Conectar e usar a sincronização de dados do HubSpot

Com asincronização de dados do HubSpot, você pode criar uma sincronização unidirecional ou bidirecional entre o HubSpot e seus outros aplicativos para unir todos os dados do cliente em uma única plataforma. Dependendo do aplicativo, é possível sincronizar contatos, empresas, negócios, produtos, faturas, atividades e pedidos de compra com a sincronização de dados. 

Analise quais aplicativos usam a sincronização de dados aqui. 

Antes de começar

• Você deve ser um Superadministrador ou ter permissões do Marketplace de aplicativos na sua conta da HubSpot.
• Também pode haver outras permissões necessárias para o aplicativo específico que você está conectando à sua conta da HubSpot. 

Conectar a integração

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal, e selecione App Marketplace.
• Na barra de pesquisa, insira o nome do aplicativo e clique no resultado da pesquisa. 
• No canto superior direito, clique em Instalar aplicativo.
• Na caixa de diálogo, clique em Próximo e faça login na sua conta do aplicativo.
• Analise as permissões de acesso solicitadas e clique em Permitir. Você será redirecionado para a página do aplicativo em suas configurações do HubSpot.

É possível conectar mais de uma instância do mesmo aplicativo de terceiros ao HubSpot. Por exemplo, se você estiver gerenciando duas contas do Microsoft Dynamics, poderá conectar e sincronizar dados de ambas as contas com um portal do HubSpot. Para conectar uma conta adicional:

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal. Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
• Clique no nome do aplicativo. 
• Clique em Ações > Gerenciar contas. 
• No painel direito, clique em Conectar outra conta. 
• Continue com as etapas para conectar o aplicativo ao HubSpot. 

Ativar a sincronização de dados

Depois de conectar o aplicativo, é necessário definir suas configurações e ativar a sincronização para começar a sincronizar os dados entre as duas integrações. 

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal. Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
• Clique no aplicativo.
• Clique em Configurar sincronização.
• Na página Escolher um objeto para sincronizar, selecione o objeto que deseja sincronizar e clique em Próximo. Saiba mais sobre como sincronizar contatos e leads para outros aplicativos.

Para desativar um mapeamento, clique para alternar o botão.

Para configurar um mapeamento de campo personalizado:

• Clique em Adicionar um mapeamento. 
• Use os menus suspensos para selecionar o aplicativo de terceiros e a propriedade do HubSpot que deseja mapear.
• Clique em success Atualizar.

• Para desativar os mapeamentos personalizados, clique para desativar o botão. 

Saiba mais sobre regras e considerações específicas para mapeamentos de campos de sincronização de dados. 

Configurar regras de sincronização

Na tela Limite, configure como pretende sincronizar os registros do HubSpot para o aplicativo de terceiros, e vice-versa.

Por padrão, a HubSpot sincronizará apenas contatos que têm um endereço de e-mail válido. Para desativar essa opção, na seção Reduza a probabilidade de duplicidades, desmarque a caixa de seleção Somente sincronizar contatos com um endereço de e-mail.

Durante a sincronização inicial, o HubSpot irá comparar ambos os bancos de dados. Quando uma correspondência é detectada, os registros existentes são atualizados. A sincronização de dados corresponde aos registros de contatos, comparando os endereços de e-mail dos contatos com o endereço de e-mail da empresa, nome e domínios.

Para registros de empresa, a sincronização de dados corresponderá os registros de empresa em cada aplicativo com base no nome da empresa ou no nome do domínio. Para alguns conectores, apenas o nome é usado como o identificador principal, já que alguns aplicativos não têm um campo de domínio. 

Observação: quando um aplicativo tiver um nome de empresa e um campo de domínio, o HubSpot corresponderá dois registros se eles tiverem o mesmo nome de empresa, mas um domínio diferente, e vice-versa.

Na seção Limitar quais registros devem ser sincronizados, escolha critérios para limitar os registros que serão sincronizados do HubSpot para o aplicativo de terceiros, e vice-versa:

• Clique em Editar.
• No painel direito, selecione a propriedade para limitar a sincronização de registros do HubSpot com o aplicativo de terceiros, e vice-versa.
• Clique em Concluído. 

Observação: a seção Limitar quais registros devem ser sincronizados limita apenas os registros inicialmente sincronizados entre o HubSpot e o aplicativo de terceiros. Depois que os registros forem sincronizados, eles continuarão a sincronizar dados com base na configuração do mapeamento de propriedades.

Associar registros

O HubSpot tenta manter as mesmas associações entre os registros (por exemplo, empresas associadas a contatos ou negócios associados a empresas) ao sincronizar com o aplicativo original que você conectou, sempre que possível.

Para ver os registos associados à sincronização de contatos a partir do outro aplicativo:

• Clique no menu suspenso Ações em qualquer uma das sincronizações de objetos, depois selecione Editar configurações de sincronização. 
• Clique em Configurar.
• Clique na seção Mapeie seus campos, clique no menu suspenso Todos os mapeamentos e selecione Mapeamentos de associação. 
• Você verá o registro sincronizando do aplicativo de terceiros e sua associação para o objeto. 

Os registros associados só serão criados se houver uma sincronização em execução para esse mesmo objeto. Por exemplo, se você tiver apenas uma sincronização de contato, mas nenhuma sincronização de empresa, a empresa associada não será mantida na sincronização.

Se um registro tiver várias associações de empresas, apenas a empresa principal será sincronizada. 

Observação: na maioria dos casos, a sincronização de dados somente poderá associar automaticamente faturas a contatos. As faturas devem ser associadas manualmente aos registros de empresa no HubSpot.

Revisar as regras e iniciar a sincronização

Na tela Revisão, revise as regras que você configurou e clique em Salvar e sincronizar. A sincronização inicial começará a ser processada.

Após concluir a sincronização inicial, os registros serão sincronizados dentro de 10 minutos depois de uma alteração. 

Sincronizar novamente os registros excluídos

Se você excluiu registros no HubSpot ou no aplicativo de terceiros, poderá sincronizá-los novamente para os recriar em qualquer um dos aplicativos:

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal. Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
• Clique no aplicativo.
• Na coluna Falha, clique no número de registros com falha de sincronização. 
• No painel direito, clique em Ações.
• Selecione Sincronizar novamente registros excluídos no HubSpot ou Sincronizar novamente registros excluídos em [aplicativo de terceiros].

• Clique em Sincronizar novamente tudo. 

Desativar a sincronização de dados

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal. Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
• Clique no aplicativo.
• Clique no menu suspenso Ações e selecione Desativar sincronização.

• Na caixa pop-up, clique em Desativar sincronização.

Depois de desativar a sincronização, você pode ativá-la novamente clicando em Editar configurações de sincronização, ou exclui-la. 

Analise a integridade da sua sincronização

Depois de conectar um aplicativo, veja uma visão geral da sincronização de registros entre o HubSpot e o aplicativo de terceiros. 

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal. Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
• Clique no aplicativo.
• Na guia Visão geral da sincronização, clique em Exibição de objetos para visualizar o status de sincronização por objeto.
  • Na coluna Em sincronização, clique no número de registros para revisar todos os registros sincronizados entre o HubSpot e o aplicativo.
  • Na coluna Com falha, clique no número de registros para ver todos os registros que não foram sincronizados entre o HubSpot e o aplicativo. 
    • Na coluna Categoria de erro, analise o motivo da falha. 
    • Passe o cursor sobre a dica de ferramenta para rever as etapas para resolver.
• Clique em Exibição de registros para visualizar todos os registros sincronizados entre o HubSpot e o aplicativo.
  • Utilize os menus suspensos para filtrar os registros por tipo de objeto, status de sincronização ou período de tempo específico.