Du kan konfigurera en godkännandeprocess för CRM-export så att användarexport måste granskas och godkännas innan poster exporteras från ditt konto. När exportgodkännanden är aktiverade kommer användare vars export uppfyller de angivna kriterierna inte att kunna exportera poster, segment eller fastighetshistorik utan godkännande.
Observera att andra tillgångar och verktyg i ditt konto (t.ex. enstaka objekt eller anpassade rapporter) inte kan konfigureras för exportgodkännande.
Om du är superadministratör kan du läsa mer om hur du konfigurerar godkännandeprocessen. Om du är en användare som försöker exportera kan du läsa om hur du begär godkännande. Om du är en godkännare lär du dig hur du granskar export som kräver godkännande.
Konfigurera exportgodkännanden
Användare med Super Admin-behörighet kan konfigurera godkännandeprocessen för export.
- Navigera till Approvals i menyn till vänster i sidofältet.
- Klicka på Redigera i avsnittet Dataexport under CRM-dataexport.
- Aktivera knappen Kräv godkännanden för export och klicka sedan på Nästa.
- Ange ett antal för att kräva godkännanden för export med mer än ett visst antal poster. Exporter som innehåller känsliga uppgifter kräver alltid godkännande oavsett antalet poster.
- Klicka på Nästa.
- Granska vilka användare som kan godkänna export och exportera utan godkännande. Som standard kan alla Super Admins godkänna export och hoppa över exportgodkännande. Om du vill välja ytterligare användare ger du andra användare behörighet att godkänna export.
- Klicka på Spara.
När godkännanden har aktiverats måste användare begära godkännande när de exporterar en fil med fler poster än tröskelvärdet eller som innehåller känsliga data. Detta gäller för export av poster, segment eller fastighetshistorik
Ge användare behörighet att godkänna export
Som standard kan alla superadministratörer godkänna export och kan exportera utan att få godkännande. Du kan aktivera dessa behörigheter för ytterligare användare i dina inställningar.
Behörighet för godkännande av export
Så här ger du en användare behörighet att godkänna export:
- Navigera till Användare och team i menyn till vänster i sidofältet.
- Håll muspekaren över en användare och klicka sedan på Redigera behörigheter.
- Klicka för att expandera avsnittet CRM-verktyg och slå sedan på behörigheten Exports Approver.
- Klicka på Spara.
Exportera utan godkännande
Så här tillåter du en användare att exportera utan att behöva godkännande:
- Navigera till Användare och team i menyn till vänster i sidofältet.
- Håll muspekaren över en användare och klicka sedan på Redigera behörigheter.
- Klicka för att expandera avsnittet CRM-verktyg och växla sedan till att aktivera behörigheten Exportera utan godkännande.
- Klicka på Spara.
Begär godkännande för en export
Om du försöker exportera mer än posttröskeln eller exporterar känsliga data måste du begära godkännande för att slutföra exporten.
- Starta en export för något av följande:
- Klicka på Nästa i dialogrutan.
- Välj de godkännare som ska informeras om din begäran. De valda användarna kommer att meddelas, men alla godkännare kan granska begäran.
- Ange ett meddelande till godkännaren om det är tillämpligt.
- Klicka på Begär godkännande.
- Så här kontrollerar du statusen för din begäran:
- Om du vill granska eller återkalla begäran klickar du på Granska begäran om godkännande. Om du vill avbryta begäran klickar du på Återkalla begäran och sedan på Återkalla för att bekräfta. Exporten kommer att avbrytas.
Om exporten godkänns kommer exporten att behandlas automatiskt. Om exporten avvisas får du ett meddelande om detta och exporten avbryts.
Godkänna eller avvisa en export
Om du har behörigheten Exports approver kan du godkänna och avvisa användares exportförfrågningar.
- Navigera till granskningsloggen för exporten.
- Klicka på Granska begäran om godkännande.
- Klicka på Godkänn eller Avvisa i den högra panelen och bekräfta sedan i dialogrutan.
Om du godkänner en export kommer exporten att behandlas för den användare som begärde godkännande. Om du avvisar en export kommer exporten att annulleras och användaren kommer att meddelas.
Läs mer om hur du spårar exporten i granskningsloggen för export.