När du har kopplat ihop HubSpot och Microsoft Teams kan du automatiskt registrera telefonsamtal från Microsoft Teams i HubSpot-poster. På så sätt kan du dokumentera kundsamtal i ditt CRM-system, vilket gör att ditt team kan granska samtalsaktiviteten tillsammans med andra interaktioner utan att behöva registrera varje samtal manuellt. Du kan också konfigurera ”klicka för att ringa” och vidarekoppling av inkommande samtal så att relevant HubSpot-kontaktpost öppnas när du besvarar samtal i Microsoft Teams, vilket gör det enklare att få tillgång till kundkontexten under samtalen.
Innan du börjar
- Du måste ansluta installationsversionen av Microsoft Teams-appen på administratörsnivå. Om du har anslutit installationsversionen på användarnivå kan du läsa mer om hur du byter till installationen på administratörsnivå.
- Användare måste mappas mellan HubSpot och Microsoft Teams för att samtal ska kunna loggas till HubSpot-poster.
- Samtal i Microsoft Teams kan endast loggas till kontaktposter som redan finns i HubSpot. För att loggningen ska fungera måste det telefonnummer som används i Microsoft Teams exakt matcha antingen telefonnumret eller mobilnumret för kontakten i HubSpot, inklusive både landskod och riktnummer.
- HubSpot loggar inte samtal i kontaktregistren om kontaktens e-postadress stämmer överens med en användares e-postadress i HubSpot-kontot.
Aktivera automatisk loggning för Teams-samtal
- I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
- Klicka på Microsoft Teams.
- Klicka på fliken Inställningar. Klicka sedan på Teams Phone.
- Markera kryssrutorna För utgående samtal och För inkommande samtal för de samtal som du vill logga automatiskt i HubSpot. Den valda samtalstypen loggas automatiskt i kontaktposten, den primära associerade företagsposten och eventuella associerade affärsposter.
När ett samtal har loggats i en kontaktpost i HubSpot får användaren som ringde ett meddelande i Microsoft Teams från HubSpot-boten om att samtalet har loggats. Användare kan också redigera detaljerna för det loggade samtalet direkt från meddelandet.
Observera: på grund av fördröjningar vid Microsoft Teams-samtal tar det i genomsnitt 15 minuter och upp till 60 minuter innan samtalen loggas i posterna.
Ytterligare funktioner
Du måste konfigurera inställningar utanför HubSpot för funktionen ”klicka för att ringa” eller vidarekoppling av inkommande samtal.
Aktivera ”klicka för att ringa”
Funktionen ”klicka för att ringa” är endast tillgänglig för Windows-användare. När funktionen har konfigurerats kan du starta ett Microsoft Teams-telefonsamtal från en HubSpot-postsida genom att klicka på ikonen ” externalLink ” bredvid kontaktens telefonnummer.
Om du har Windows 10:
- Klicka på Start -knappen och välj Standardappar.
- Klicka på Välj standardappar efter protokoll.
- Klicka på TEL och välj Microsoft Teams.
Om du har Windows 11:
- Klicka på Start -knappen och välj Standardappar.
- Klicka på Välj standardinställningar efter länktyp.
- I avsnittet TEL väljer du Microsoft Teams.
Öppna HubSpot-kontaktposter när du tar emot inkommande Teams-samtal
- Gå till ditt Microsoft Teams-administrationscenter.
- I navigeringsfältet till vänster navigerar du till Röst > Samtalsregler.
-
- För att aktivera vidarekoppling av inkommande samtal till HubSpot för alla användare klickar du på Global policy.
- För att aktivera vidarekoppling av inkommande samtal till HubSpot för specifika användare, skapa en ny policy och tilldela den sedan till de specifika användarna.
- I policyn klickar du för att aktivera alternativet Öppna appar i webbläsaren för inkommande PSTN-samtal .
- Klistra in följande URL: https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Ditt HubID}/calling/redirect/{phone}
-
- Ersätt {Ditt HubID} med ditt kontos Hub-ID.
- {phone} ska inte ersättas i URL:en.
- Gå till dina Microsoft Teams-inställningar och klicka på Samtal.
- Klicka för att aktivera alternativet ”Tillåt att appar från tredje part automatiskt öppnas i ett nytt webbläsarfönster för inkommande PSTN-samtal ”.
När detta är konfigurerat öppnas HubSpot-posten automatiskt när du tar emot ett inkommande samtal i Teams från en kontakt.
Integrations
