Skapa en förnyelseoffert för ett avtal

Avtal utgör den centrala informationskällan för bekräftade intäkter i HubSpot. Skapa en förnyelseoffert när en kund närmar sig slutet av sitt nuvarande avtal för att få kundens bekräftelse inför nästa avtalsperiod. När en förnyelseoffert godkänns skapas ett nytt avtal som automatiskt kopplas till det tidigare avtalet.

För att komma igång, läs mer om:

• Konfigurera förnyelsehantering i avtalsinställningarna. 

• Hur avtal används.

• Så här skapar du avtal. 

• Hur man skapar mallar för förnyelseofferter.

Hantera förnyelseprocessen med avtal

Innan du skapar en förnyelseoffert bör du läsa mer om hur du hanterar förnyelseprocessen före förnyelsedatumet.

Visa befintlig avtalsinformation

Använd avtalsposten för att visa befintlig avtalsinformation, inklusive resultat, tillhörande poster, faktureringsschema, förnyelseinformation, tidslinje för aktiviteter och historik. Använd denna information för att förbereda förnyelsediskussioner innan du skickar förnyelseoffert.

Skapa en särskild förnyelsepipeline

Det rekommenderas att skapa en särskild förnyelsepipeline för förnyelseaffärer och att skapa nya affärer för förnyelseofferter. Det innebär att du kan rapportera intäkter från nya affärer jämfört med intäkter från förnyelser och hantera förnyelser separat från andra aktiva affärer.

Använd arbetsflöden för att automatisera information om förnyelseavtal och offerter

Använd avtalsegenskaper för att skapa arbetsflöden som automatiskt skapar förnyelseavtal och offerter: 

• Skapa förnyelseavtal före avtalets förnyelsedatum för att hantera kommunikationen med kunden om förnyelsen (t.ex. e-postmeddelanden, möten, samtal). 

• Skapa offerter före förnyelsedatum för att automatiskt använda befintlig avtalsinformation i en offert som skickas till kunden. Läs mer om hur du skapar förnyelseofferter från ett arbetsflöde.

Vad ingår i en förnyelseoffert

Som standard använder förnyelseoffert samma löptid som det befintliga avtalet (t.ex. om det befintliga avtalet var ett 12-månadersavtal kommer förnyelseoffert att konfigureras för 12 månader). Förnyelseoffert innehåller:

• Kontakter kopplade till det befintliga avtalet.
• Företaget som är kopplat till det befintliga avtalet.
• Faktureringskontakter, om de har lagts till i det befintliga avtalet.
• Poster i det befintliga avtalet. Om avtalet har uppdaterats med hjälp av enändringsoffert kommer förnyelseoffertet även att inkludera dessa poster. Om en kund till exempel började med 10 licenser och senare lade till ytterligare 10 via en ändringsoffert kommer förnyelseoffertet att inkludera 20 licenser för hela offertens giltighetstid.
• Motsvarande betalningsvillkor som i det befintliga avtalet.

Skapa en förnyelseoffert

Skapa en förnyelseoffert utifrån ett befintligt avtal. Förnyelseofferter måste kopplas till en affär. Du kan skapa en affär under processen för att skapa förnyelseoffert eller manuellt koppla en befintlig affär.

Så här skapar du en förnyelseoffert:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Klicka på avtalets namn.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger i vänster sidofält och välj sedan Skapa förnyelseoffert.
4. I den högra panelen:
   
   • Om inställningen Skapa automatiskt nya affärer för förnyelseofferter är aktiverad klickar du på rullgardinsmenyn Affärspipeline och väljer en pipeline. Klicka sedan på rullgardinsmenyn Affärsfas och välj en affärsfas.
   • Om inställningen Skapa automatiskt nya affärer för förnyelseofferter är avstängd, klicka på rullgardinsmenyn Koppla till en affär och välj en affär, eller klicka på Skapa en ny affär för att skapa en ny affär.
5. Klicka på rullgardinsmenyn ”Välj en offertmall” och välj en offertmall. Läs mer om hur du konfigurerar offertmallar.
6. I fältet Ändra ikraftträdandedatum klickar du på datumväljaren och väljer det datum då ändringen ska träda i kraft.
7. Om inställningen ”Tillåt användare att åsidosätta standardfördelningen är är aktiverad, avmarkera kryssrutan ”Fördela avgifter och krediter för den återstående faktureringsperioden” för att inte fördela avgifterna proportionellt. Om kryssrutan är markerad kommer avgifterna att fördelas proportionellt.
8. Klicka på Skapa offert.
9. Du omdirigeras till offertredigeraren. Uppgifter om säljare och köpare läggs automatiskt till från avtalet.
10. Skapa offerten.
11. För att redigera sammanfattningen, inklusive Ändra ikraftträdandedatum, klickar du på avsnittet Sammanfattning i offertredigeraren. I redigeraren i vänster sidofält, under Ändra ikraftträdandedatum:
    • Klicka på rullgardinsmenyn Gäller från och välj ett alternativ:
      • Vid avtal: standardinställningen. Detta är det datum då offerten övergår till status en Godkänd, antingen genom e-signatur, avtal som godkänns med ett klick eller genom att en HubSpot-användare markerar offerten som undertecknad.
      • Anpassat datum: ett anpassat datum. Du kan ställa in ett erbjudandes ikraftträdandedatum till ett datum i det förflutna. När du använder ett datum i det förflutna gäller följande utgångsdatum behandlas som köparens tidsfrist för undertecknande. Det innebär att köparen fortfarande kan underteckna när som helst fram till utgångsdatumet, även om ikraftträdandedatumet ligger i det förflutna. När du har valt det här alternativet klickar du på datumväljaren och väljer det datum då förnyelsen ska träda i kraft.
      • Fördröjd start (dagar): fördröjer faktureringsstartdatumet med ett visst antal dagar efter köpet. När du har valt det här alternativet anger du antalet dagar.
      • Fördröjd start (månader): fördröjer faktureringsstartdatumet med ett visst antal månader efter köpet. När du har valt det här alternativet anger du antalet månader.
    • I fältet Etikett redigerar du den etikett som visas ovanför ikraftträdandedatumet.
12. I redigeraren i vänster sidopanel, under Löptid:
    • I fältet Etikett kan du redigera den etikett som visas ovanför avtalstiden.
    • Stäng av reglaget för Löptid för att dölja det.

16. I redigeringsfönstret i vänster sidomeny, underTotal rabatt:
    • Klicka på rullgardinsmenyn”Format” och välj ett alternativ:
      • Visa som belopp: visa rabattbeloppet i offertvalutan.
      • Visa som procent: visa rabatten som en procentandel.
      • Visa som procent och belopp: visa rabatten som en procentandel och som ett belopp i offertvalutan.
    • I fältetEtikett kan du redigera denetikett som visas ovanför den totala rabatten.
    • Stäng av knappenTotal rabatt för att dölja den.
17. I vänster sidofält, underTotalt kontraktsvärde:
    • I fältet Etikett kan du redigera den etikett som visas ovanför det totala avtalsvärdet.
    • Stäng av knappen Totalt kontraktsvärde för att dölja det. Totalt kontraktsvärde visas inte om någon av radposterna har en obestämd faktureringsperiod. Justera faktureringsperioden för radposten för att visa det totala kontraktsvärdet.
18. Det uppdaterade totalbeloppet, inklusive tillämplig skatt, visas under radposterna.
    
    
19. För att dela en förnyelseoffert klickar du på Dela längst upp till höger.

Skapa en förnyelseoffert med hjälp av ett arbetsflöde

Du kan skapa en förnyelseoffert med hjälp av en arbetsflödesåtgärd i ett affärsbaserat arbetsflöde. Så här skapar du en förnyelseoffert med hjälp av ett affärsarbetsflöde:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Skapa ett arbetsflöde eller klicka på ett befintligt arbetsflöde för att redigera det.
3. Ställ in dina utlösare för registrering.
4. Klicka på+ under din utlösare.
5. Klicka i den vänstra panelen för att expanderaCRM -avsnittet.
6. Välj Skapa förnyelseoffert från avtal.
7. Klicka på rullgardinsmenynAvtal och välj ett rekommenderatalternativ eller Avtal: alla associerade.
8. Klicka på rullgardinsmenynMall och välj en offertmall.
9. Klicka på rullgardinsmenyn Valmetod för affär och välj ett alternativ:
   • Ny affär med standardpipeline/standardfas: skapar en ny affär i standardfasen för den valda pipelinen.
   • Befintlig affär: för att välja en annan affär, klicka på rullgardinsmenyn Affär efter att du valt detta alternativ och välj en affär.
10. Klicka påSpara längst upp till höger.
11. Klicka på”Granska och aktivera” uppe till höger för att aktivera arbetsflödet.

Vad händer efter att en förnyelseoffert har godkänts

När en förnyelseoffert har godkänts av kunden:

• Kunderna slutför betalningen enligt betalningsprocessen för offerten.
• Det nya avtalet kopplas automatiskt till det tidigare avtalet. Så här visar du avtalet:

• 1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
  2. Leta reda på och klicka på namnet på det nya avtalet. Du kan också klicka på namnet på det befintliga avtalet. Gå sedan till kortet Avtal i höger sidofält för att visa det nya avtalet. Förnyelseavtalet visas även på flikarna Aktiviteteroch Historik.

• Från förnyelsedatumet kan du hantera uppdateringar och ändringar i det nya avtalet.

Nästa steg

• Läs mer om hur du skapar mallar för ändrings- och förnyelseofferter.
• Läs mer om att visa och hantera avtal, inklusive hur du skapar offerter för ändringar och förnyelser, säger upp avtal, kopplar avtal till andra poster och exporterar avtal.